Faire un manuel d’utilisation logiciel en moins de 10 étapes !

Quand on présente un produit, comme un appareil électronique ou un outil informatique, il est indispensable d’aider votre clientèle à l’utiliser.

Dans cet article, nous faisons un zoom sur un document important : le manuel d’utilisation logiciel. De quoi s’agit-il ? Que peut-il vous apporter ? Et comment l’élaborer en moins de 10 étapes ?

C’est parti !

Qu’est-ce qu’un guide d’utilisation ?

Si vous proposez un produit à la vente, par exemple un logiciel, vous avez sans doute déjà entendu parler du manuel d’utilisation.

Ce document permet à l’acheteur de pouvoir utiliser votre produit en toute autonomie et de résoudre, sans avoir besoin de contacter le service client, tout problème qu’il rencontre.

Concrètement, le guide utilisateur peut prendre la forme d’un livret (version imprimée ou numérique), d’une vidéo ou encore d’un site web (comme une FAQ). Il comprend du texte et/ou des visuels comme des captures d’écran, des graphiques, une liste d’étapes numérotées, entre autres !

L’objectif est de montrer comment le produit fonctionne dans son ensemble, ou même comment utiliser certaines de ses fonctionnalités.

Dans cet article, nous nous concentrons sur le manuel d’utilisation pour un logiciel, qui nécessitera l’ajout de visuels explicatifs et clairs.

Pourquoi élaborer un manuel d’utilisation logiciel pour sa clientèle ?

Le manuel d’utilisation logiciel peut avoir plusieurs objectifs :

• Procurer la documentation nécessaire à votre clientèle, afin que celle-ci puisse utiliser le produit plus facilement,
• Assister le service client dans son travail, en lui fournissant un document de référence et en réduisant le nombre de demandes,
• Fidéliser l’acheteur en apportant une valeur ajoutée à votre produit et même à votre marque, et améliorer l’expérience client dans son ensemble.

Pour toutes ces raisons, qu’elles soient plus pratiques ou plutôt issues du domaine du marketing, un manuel d’utilisation logiciel offre de nombreux bénéfices !

Deux questions à se poser avant la rédaction

La première étape pour créer un manuel d’utilisation logiciel est la phase de préparation. Pour vous assurer de fournir un support de qualité, posez-vous les questions suivantes.

Quel est votre produit ?

Il est important de bien prendre en compte ce que vous vendez ou proposez avant de commencer votre manuel. S’agit-il d’un produit physique ou numérique par exemple ? Cela peut impacter le choix du support ou même la manière de le rédiger.

Comme nous l’avons vu, l’élaboration d’un manuel d’utilisation pour un logiciel nécessitera certainement des images afin de montrer certaines manipulations de façon plus compréhensible.

L’idée n’est pas ici de prendre des photos à l’aide de votre smartphone afin de les importer sur votre ordinateur. Dans ce cas précis, il faut plutôt réaliser des captures d’écran pour détailler un déroulement pas à pas.

Quel est votre public ?

Définir votre public est l’un des éléments primordiaux à considérer pour rédiger un manuel utilisateur logiciel. Avec cette information, votre document gagnera en pertinence.

• Quelle est votre clientèle ?
• Quel est son niveau d’expertise ?
• Quels problèmes sera-t-elle susceptible de vouloir résoudre ?

Ces questions vous permettent de savoir ce que vous devez intégrer dans votre guide et dans quelle mesure il vous faudra entrer dans les détails.

Nous vous conseillons toutefois de jouer la carte de la sécurité et de créer un manuel d’utilisation logiciel en pensant à un utilisateur débutant. Ainsi, chacun y trouve son bonheur, les personnes qui se familiarisent avec le logiciel ainsi que les utilisateurs confirmés, qui disposent d’une source fiable vers laquelle se tourner en cas de besoin.

Pour aller plus loin, vous pouvez également envoyer un sondage aux utilisateurs de votre produit afin de mieux comprendre leurs attentes !

Cinq étapes indispensables pour concevoir un manuel d’utilisation logiciel de qualité

1. Rassembler plusieurs images

Les images facilitent la compréhension du manuel d’utilisation logiciel et donnent envie aux utilisateurs de le consulter.

Faites plusieurs captures d’écran afin de vous assurer que toutes les phases sont expliquées visuellement. C’est un travail laborieux, mais nécessaire. Pour gagner du temps et éviter de trop nombreuses prises, pensez à élaborer un plan approximatif de votre manuel d’utilisation logiciel en amont !

Enfin, rassemblez les photos dans un même dossier afin qu’elles soient facilement accessibles.

2. Annoter ou modifier les captures d’écran

Vous pouvez maintenant importer vos captures d’écran ou vos images dans un logiciel afin de leur donner l’aspect professionnel désiré, mais aussi de rendre les explications plus claires.

Voici quelques modifications utiles à effectuer :

• Couper une partie de l’image dont l’utilisateur n’a pas besoin (la date ou l’heure affichée sur votre écran par exemple),
• Supprimer toute chose inutile afin d’aller droit au but ou de diriger l’attention du client vers une information en particulier,
• Mettre en lumière certaines parties importantes de l’image.

Le logiciel de capture et d’enregistrement d’écran Snagit, comme nous allons le voir ci-dessous, vous permet non seulement d’effectuer des captures d’écran mais aussi de les annoter avec un éditeur intégré.

3. Rédiger des légendes ou du texte explicatif

Les captures d’écran ne sont pas le seul facteur important d’un manuel d’utilisation pour un logiciel. Bien qu’elles soient très utiles, il faut vous aussi ajouter un texte explicatif pour fournir une explication plus détaillée.

Énumérez les différentes manières d’effectuer une tâche ou expliquez à quoi servent certaines fonctionnalités. Le texte doit être complet, mais clair et facile à lire. N’oubliez pas que les lecteurs veulent trouver des réponses efficaces le plus rapidement possible.

Veillez à soigner le langage, à utiliser des phrases courtes et directes, et à vérifier l’orthographe et la grammaire. Pour cela, vous pouvez utiliser un correcteur comme MerciApp ou Antidote.

4. Mettre en ordre et structurer

Il ne vous reste plus qu’à trier et à associer ces éléments, mais surtout à bien structurer votre manuel d’utilisation logiciel. Pourquoi ne pas intégrer un sommaire ou un système de numérotation ?

À garder à l’esprit : votre guide doit suivre un ordre logique et permettre à l’utilisateur de trouver une information sans avoir à consulter l’intégralité du document.

5. Essayer le manuel d’utilisation logiciel et demander un avis !

Pour vous assurer de la cohérence de votre guide d’utilisation logiciel, relisez-le et essayez quelques manipulations en suivant les étapes énoncées. C’est l’idéal pour repérer des erreurs ou des incohérences.

Vous pouvez aussi envoyer le document aux développeurs du logiciel afin qu’ils le vérifient, ainsi qu’à un échantillon de votre clientèle.

Pour aller plus loin : consultez ce guide exhaustif qui révèle comment créer le guide d’utilisation parfait.

Snagit : le meilleur logiciel pour faire un manuel d’utilisation

Snagit en bref

Snagit de TechSmith est un logiciel de capture et d’enregistrement d’écran très accessible pour les systèmes d’exploitation Windows et macOS.

Il vous permet de :

• Prendre une photo de votre écran dans son intégralité ou en partie, ou même effectuer une capture panoramique,
• Annoter vos captures d’écran avec des formes, des flèches, du texte,
• Masquer ou flouter un élément de l’image,
• Extraire du texte d’une image ou le modifier,
• Zoomer pour attirer l’attention sur un élément,
• Entre autres !

Snagit comprend également une fonction d’enregistrement d’écran et permet de compiler des images dans un modèle prédéfini afin de créer un manuel d’utilisation logiciel plus rapidement.

Faire une capture d’écran et l’annoter avec Snagit

1. Ouvrir la fenêtre de capture dans le logiciel

Dans le logiciel Snagit, cliquez sur le bouton « Capture ».

Puis, dans la fenêtre de capture, allez dans l’onglet « Image » et sélectionnez « Zone ». Puis, cliquez sur « Capture ».

2. Capturer une partie de votre écran

Faites glisser le curseur qui apparaît à l’écran pour sélectionner la zone et prendre une photo de la partie de votre écran qui intéresse les utilisateurs.

3. Annoter la capture

Annotez le résultat avec les outils et les effets proposés par le logiciel Snagit.

Vous avez réussi ! Il ne vous reste plus qu’à écrire votre texte et à assembler le tout pour créer un manuel d’utilisation logiciel abouti.

Pour en savoir plus : apprenez à effectuer une capture d’écran facilement avec Snagit.

Les fonctionnalités les plus utiles de Snagit pour créer un manuel d’utilisation logiciel

Étapes numérotées, formes et légendes

Si vous souhaitez créer un manuel d’utilisation logiciel à partir de visuels uniquement, c’est possible.

Il vous suffit d’annoter votre capture d’écran avec ces outils pratiques de Snagit :

• Les étapes numérotées sont des numéros à ajouter dans l’image et qui permettent de guider l’utilisateur pas à pas,
• Les légendes donnent la possibilité d’intégrer du texte au sein de l’image sous la forme d’une bulle,
• Les formes attirent le regard sur un élément, comme un bouton cliquable.

Et ce n’est pas tout… Pour annoter votre image, utilisez la loupe, le flou ou encore les flèches !

Simplification des images

En masquant certains éléments textuels et visuels de l’image, les interfaces utilisateur simplifiées permettent d’ignorer toutes les informations inutiles, d’optimiser votre contenu et de rendre vos visuels attrayants.

Par exemple, regardez les deux images ci-dessous. Laquelle est la plus facile à comprendre ? Comme vous pouvez le constater, sur l’image de droite votre regard se fixe immédiatement sur ce qui est mis en avant. Une fois simplifié, le visuel est plus clair.

Un logiciel est en constante évolution et subit des mises à jour régulières. Il est donc difficile de maintenir à jour le matériel de formation ou le manuel d’utilisation logiciel. Cette fonction de Snagit permet également de montrer un processus sans avoir à faire de nouvelles captures d’écran à chaque mise à jour de l’interface.

Bon à savoir : cet outil offre aussi un gain de temps si vous créez votre manuel en plusieurs langues.

Pour utiliser l’outil de simplification de Snagit facilement, jetez un œil à ce tutoriel.

Combiner dans un modèle

Dans Snagit, il existe une solution pour compiler toutes vos images dans un même document, avec des légendes.

C’est tout simple : sélectionnez plusieurs éléments dans le panneau des captures récentes, faites un clic droit avec la souris et cliquez sur « Combiner dans un modèle… »

Vous pouvez ensuite choisir parmi une vaste palette de modèles prédéfinis — et en télécharger encore plus avec l’abonnement TechSmith Assets for Snagit !

Une autre façon de procéder est de cliquer sur le bouton « Créer », puis « Image à partir d’un modèle », et enfin de sélectionner votre template. Vous pourrez ensuite déplacer vos photos facilement dans celui-ci.

Dans un modèle, Snagit vous permet de modifier le titre, les légendes, l’ordre des images, etc., pour donner à votre manuel l’apparence désirée !

Voici un exemple de manuel d’utilisation logiciel réalisé avec un modèle de Snagit :

Vous pouvez enfin télécharger cette image ou l’intégrer directement dans un document Word ou PowerPoint.

Avec ces nouvelles compétences et outils, vous savez maintenant comment élaborer un guide d’utilisation logiciel professionnel. Votre clientèle aura des explications claires à portée de main et pourra utiliser votre produit sans tarder.

À vous de jouer maintenant !