Problèmes de communication interne en entreprise : 4 solutions pour y remédier

Pensez-vous communiquer efficacement dans votre entreprise ? C’est une question importante, qu’il convient de se poser quand on participe à la vie d’une société et surtout (mais pas seulement) quand on la gère !

Dans cet article, nous soulignons différents problèmes de communication interne fréquents en entreprise et nous vous offrons plusieurs solutions — conseils, astuces, outils indispensables — pour y remédier.

Par ici pour découvrir comment mieux communiquer en entreprise !

Les problèmes de communication interne fréquents en entreprise

Oublier de prendre en compte sa cible

Élaborer une stratégie de communication sans prendre en compte sa cible est un problème de communication interne courant en entreprise. Cela signifie que les collaborateurs peuvent ne pas recevoir l’information ou mal l’interpréter.

Il est facile de tomber dans le piège en :

• Utilisant des outils de communication inadaptés,
• Oubliant de considérer la variété de profils au sein de votre entreprise (tant personnels que professionnels),
• S’adaptant peu aux changements (télétravail, etc.)

Une solution peut être de tester différents outils auprès des collaborateurs, d’évaluer régulièrement l’efficacité de votre communication interne, mais aussi et surtout, de toujours demander l’avis des principaux intéressés.

Ne pas faire preuve de transparence

Si l’on décide de communiquer, alors autant le faire avec la plus grande transparence ! Cacher des informations ou ne pas faire preuve d’honnêteté peut créer un climat de méfiance au sein de l’entreprise — et avec ça, une crédibilité souvent remise en question.

La transparence en entreprise s’avère notamment indispensable lors de périodes plus incertaines, comme la pandémie de Covid-19 ou une situation de fusion-acquisition par exemple.

Tomber dans l’excès ou le manque de communication dans l’entreprise

Un manque de communication dans l’entreprise peut engendrer certains problèmes évidents. Mais que se passe-t-il quand il y en a trop ?

Surcharger les salariés avec de nombreuses informations ou de trop longs comptes-rendus à l’écrit peut provoquer l’effet contraire ! C’est-à-dire, un message passé inaperçu ou mal compris par son destinataire.

Pour pallier ce problème de communication interne, courant en entreprise, vous pouvez par exemple prioriser les informations partagées, accorder du temps aux employés pour qu’ils s’informent, ou encore opter pour des formats plus courts et avec plus d’impact.

Communiquer à sens unique

La communication à sens unique est un problème de communication interne fréquent en entreprise et, le plus souvent, il s’agit de la communication descendante – de la direction aux employés.

Si celle-ci est indispensable, elle ne doit représenter qu’une partie de votre communication interne, au risque de créer un sentiment d’exclusion auprès des employés, et donc un manque d’engagement de leur part.

Pour savoir comment bien communiquer en entreprise, imaginez une conversation, tout simplement. Il est bien de parler, mais aussi d’écouter (activement) !

Comment mieux communiquer en entreprise : 4 solutions

Dans ce qui suit, nous vous présentons plusieurs solutions pour surmonter les problèmes de communication interne en entreprise cités ci-dessus.

1. Élaborer un plan de communication

Un plan précis permet de savoir quand communiquer, quoi et comment ! C’est pourquoi il s’avère indispensable pour résoudre de nombreux problèmes de communication interne en entreprise.

En gardant votre cible à l’esprit, réfléchissez aux différents outils à mettre en place, à la bonne quantité d’informations à partager, ou encore au timing des messages.

Notre conseil : évaluez toujours l’efficacité de votre communication interne, afin d’essayer de l’améliorer et de profiter au maximum de ses avantages.

2. Opter pour une communication multidirectionnelle

Comme nous l’avons vu, parler sans écouter activement peut constituer un manque de communication en entreprise !

Plus que la communication descendante (de la direction aux employés), intéressez-vous aussi à la communication ascendante (des employés à la direction), ainsi qu’à la communication horizontale (d’un collaborateur/département à un autre, sans concept de hiérarchie).

Quelques idées pour favoriser la communication multidirectionnelle :

• Demander l’avis de vos collaborateurs (sondages par exemple),
• Organiser des activités de groupe (comme le team building),
• Donner l’opportunité de connaître ou de travailler avec un autre département (projet commun, vidéo de présentation d’une équipe chaque mois dans la newsletter, etc.)

Notre conseil : accueillir des nouvelles recrues est aussi l’occasion d’encourager ce type de communication, pourquoi pas avec des jeux de pistes et activités de team building pour découvrir l’entreprise et ses acteurs ?

3. Varier les canaux et les outils de communication

Varier les canaux et les outils de communication peut être une bonne solution face à certains problèmes de communication interne en entreprise.

Vous pouvez par exemple :

• Alterner entre outils en ligne et conversations en présentiel,
• Proposer des communications écrites et plus visuelles,
• Diversifier les activités de groupe, afin qu’elles puissent plaire au maximum de personnes.

Quelques supports originaux à essayer :

• Newsletter interne,
• Courtes vidéos,
• Sondages,
• Boîtes à idées,
• Jeux.

Cela permet non seulement de comprendre ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise, mais aussi de vous adapter à un plus grand nombre de profils.

Notre conseil : envoyer un feed-back constructif et personnalisé à ses collaborateurs offre de multiples avantages. Pour cela, utilisez un logiciel comme Snagit de TechSmith, qui permet de faire une capture panoramique d’un document et d’enregistrer sa voix ainsi que sa caméra, et ce facilement.

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4. Communiquer de façon claire, concise et honnête

Si vous vous posez la question de comment mieux communiquer en entreprise, alors pensez clarté, précision et transparence.

Avec des messages compréhensibles et « vrais », vos employés se sentiront plus impliqués dans la vie de l’entreprise.

À noter qu’avec la transparence, vient aussi la cohérence. Si vous souhaitez vraiment établir un climat de confiance au sein de l’entreprise, pas de « faites ce que je dis, ne faites pas ce que je fais » dans votre communication interne !

Notre conseil : privilégiez les formats plus courts, que ce soit pour les e-mails ou les vidéos, afin de vous assurer que le destinataire reçoive et assimile bien l’information.

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Les avantages d’une bonne communication interne

Vous l’aurez compris, améliorer sa communication interne sera bénéfique à votre entreprise, de plusieurs façons.

Engagement et motivation. Régler les problèmes de communication interne dans votre entreprise, en créant un environnement plus inclusif et de confiance, permet de motiver et d’impliquer davantage vos équipes.

Meilleure ambiance au travail. Si elle adoucit les tensions entre les différentes équipes et encourage la collaboration, la communication interne est souvent gage d’une bonne ambiance au travail.

Productivité accrue. Enfin, de fil en aiguille, les avantages offerts par une communication interne efficace peuvent également aider à booster la productivité de votre entreprise !