Comment réussir une réunion à distance ?

La réunion à distance est devenue courante pour les entreprises, avec 26 % des actifs en France faisant régulièrement du télétravail – selon une enquête de la DARES menée en juin 2021. De nos jours, selon son métier, il est en effet fréquent d’avoir un emploi du temps flexible et de travailler depuis la maison.

Vous trouverez dans cet article  :

• Quelques conseils pour organiser une réunion à distance,
• Des astuces pour la réussir,
• Une présentation de 4 logiciels de visioconférence,
• Quelques mots sur l’enregistrement d’une réunion distancielle.

Grâce à notre guide, vous pourrez concilier télétravail et réunion, et favoriser la communication à distance !

Comment organiser une réunion à distance ?

Pour réussir une réunion à distance, la préparation est clé ! En plus des considérations habituelles, il faut aussi penser à des aspects plus techniques :

• Rassembler le matériel (micro, caméra, outil de visioconférence, etc.) et le tester,
• Trouver un endroit calme et avec un décor neutre,
• Choisir les paramètres de la réunion (salle d’attente, micro des participants désactivé, etc.),
• Penser aux règles à instaurer pour prendre la parole (fonction « lever la main », etc.),
• Sécuriser la réunion, avec un mot de passe par exemple,
• Toujours penser à une alternative en cas de problème de connexion.

Il vous suffit ensuite de partager le lien de connexion avec les participants, ainsi que de leur donner quelques informations utiles (heure et fuseau horaire, sujet et objectifs de la réunion, nombre d’invités, etc.)

Les avantages d’une réunion de travail à distance

Idéale pour pallier le manque de contact humain en télétravail, la réunion à distance offre en plus de nombreux avantages pour les collaborateurs et l’entreprise.

Une réunion distancielle permet par exemple de :

• Réunir un plus grand nombre de collaborateurs (salariés, freelances, clients), peu importe leur situation géographique,
• Économiser sur les déplacements et sur la location d’une salle,
• Faire preuve de davantage de créativité pour faire participer vos interlocuteurs,
• Enregistrer la réunion et envoyer la vidéo à ceux qui n’ont pas pu y assister,
• Partager des documents et en garder un historique,
• Obtenir des statistiques utiles.

Pour bénéficier de tous les avantages d’une réunion à distance au travail, suivez nos conseils ci-dessous !

Astuces pour réussir sa réunion à distance

Respecter la durée prévue

Le temps de vos collaborateurs est précieux, leur planning aussi ! Commencez et finissez à l’heure, même s’il y a des retardataires.

Quelques astuces :

• Bien préparer sa réunion,
• Ne pas s’écarter du sujet,
• Demander aux participants de respecter leur temps de parole s’il y a un tour de table,
• Prévoir du temps pour les questions.

Gardez à l’esprit que vos collaborateurs ne vous en voudront pas si la réunion se termine plus tôt que prévu, surtout en télétravail où il est encore plus facile d’enchaîner sur un autre projet.

Faire un tour de table

Très pratique pour briser la glace, le tour de table est courant lors d’une réunion à distance.

Lors d’une première rencontre, présentez-vous et demandez aux participants d’en faire de même, de façon succincte.

Pour un rendez-vous hebdomadaire, vous pouvez animer le début de votre réunion virtuelle en optant pour un jeu court, en posant une question amusante à vos collègues ou encore en leur demandant de qualifier leur humeur du jour avec un mot ou un emoji !

Intégrer des éléments interactifs

Lors d’une réunion à distance, vous pouvez vraiment faire appel à l’intelligence collective !

Certaines fonctionnalités sont pratiques pour la collaboration et le brainstorming :

• Tableau blanc,
• Mind map,
• Sondages.

Attribuer des rôles (animateur, prise de notes, etc.) est aussi une bonne idée pour impliquer davantage les participants.

Penser à l’après-réunion à distance

Après la réunion, n’oubliez pas d’envoyer un récapitulatif (prise de notes, principaux points abordés, diapositives importantes, etc.) et de mettre à disposition des participants un enregistrement.

C’est utile tant pour les personnes présentes, que pour les personnes qui n’ont pas pu assister à cette réunion de travail à distance.

Pensez aussi à demander un feedback aux participants, afin de savoir comment améliorer vos prochaines réunions distancielles !

4 logiciels pour une réunion à distance

Pour réussir une réunion à distance, la première étape est de se doter d’un logiciel adapté. Voici 4 outils complets qui présentent une belle palette de fonctionnalités.

Zoom

Zoom est un outil de visioconférence populaire auprès des entreprises, idéal pour organiser des réunions à distance.

Fonctionnalités et avantages :

• Prise en main facile,
• Synchronisation avec vos calendriers,
• Accessible depuis tout appareil,
• Partage d’écran avec annotations,
• Éléments interactifs (sondages, réactions, etc.),
• Les Zoom Rooms, des sous-groupes parfaits pour un atelier de travail,
• Enregistrement et transcription des réunions distancielles,
• Tableau de bord avec des statistiques.

Prix

• Version gratuite ou version payante à partir de 13,99 € par mois et par licence.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un logiciel complet bien utile pour rapprocher les collaborateurs en télétravail. Il fait partie de la suite d’applications Microsoft 365.

Fonctionnalités et avantages :

• Synchronisation avec vos agendas,
• Fichiers partagés facilement accessibles,
• Le Microsoft Whiteboard,
• Partage de l’écran mais aussi d’une fenêtre ou d’un fichier,
• Enregistrement et transcription,
• Rapports de présence,
• Intégré à Office 365.

Prix :

• Version gratuite ou version payante à partir de 3,40 € par mois et par utilisateur (4,20 € avec Microsoft 365).

WhereBy

WhereBy est une solution de visioconférence simple à utiliser et très pratique, accessible directement depuis votre navigateur web !

Fonctionnalités et avantages :

• Interface agréable et intuitive,
• Aucune installation nécessaire,
• Personnalisation des salles de réunion à distance,
• Tableau blanc,
• Réactions avec des émojis,
• Enregistrement.

Prix :

• Version gratuite ou version payante à partir de 6,99 $ par mois et par utilisateur.

GoTo Meeting

GoTo Meeting est une plateforme intéressante, qui met notamment l’accent sur la sécurité des réunions de travail à distance.

Fonctionnalités et avantages :

• Accessible directement en ligne,
• Bonne application mobile,
• Dispositifs de sécurité,
• Fonctionnalités interactives (outils de dessin),
• Sous-groupes,
• Prise de notes et partage de diapositives en PDF,
• Enregistrement et transcription,
• Rapports.

Prix :

• 12,50 € par organisateur et par mois, mais il existe une version d’essai gratuite.

Si vous n’êtes toujours pas convaincu, consultez notre article sur les logiciels permettant d’améliorer la communication et notre top d’outils de communication interne.

Comment enregistrer sa réunion distancielle ?

Comme nous l’avons vu, enregistrer sa réunion de travail à distance est indispensable. Cela permet aux participants de la visionner à nouveau et aux personnes absentes (raison personnelle, autre réunion, décalage horaire) de ne manquer aucune information importante.

Vous pouvez l’enregistrer avec votre outil de visioconférence ou utiliser un logiciel de capture d’écran et de montage vidéo, comme Camtasia de TechSmith.

Il est aussi possible d’utiliser Camtasia pour améliorer votre enregistrement Zoom ou Microsoft Teams afin de lui offrir un rendu plus professionnel. Vous pouvez par exemple :

• Couper le début et la fin de la réunion, ou une partie plus informelle (tour de table, jeu),
• Ajouter des titres et des annotations,
• Rogner la vidéo pour enlever une partie de l’écran,
• Inviter les participants à commenter et à donner leur avis !

Camtasia est un logiciel payant, mais vous pouvez télécharger sa version d’essai gratuite afin de faire un test d’enregistrement de l’une de vos réunions à distance.