Processus et procédure : quelle différence ?

Si vous gérez une entreprise ou si vous avez un rôle en son sein, il est fort à parier que vous avez déjà entendu les mots « processus » et « procédure ». C’est pourquoi vous devez savoir à quoi ils correspondent et que faire quand on vous demande de les mettre en place.

Dans cet article, nous expliquons la différence entre processus et procédure de travail, en éclaircissant ces deux termes et ce qu’ils peuvent vous apporter.

En bonus : un outil qui vous aidera à mieux les présenter à vos collaborateurs !

La différence entre « processus » et « procédure »

Ces deux termes se ressemblent, mais sont pourtant bien différents.

Pour mieux comprendre la différence entre « processus » et « procédure », on peut se référer aux normes ISO 9000:2015 relatives au management de la qualité, qui donnent deux définitions :

• Processus : « ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté ».
• Procédure de travail : « manière spécifiée de réaliser une activité ou un processus ».

Plus clairement, un processus désigne l’action ou l’ensemble d’actions à mettre en place dans l’entreprise, tandis que la procédure se réfère « comment », soit la façon de l’effectuer.

Pour mieux comprendre la différence entre le processus et la procédure, voici deux exemples dans la vie de tous les jours et dans le monde professionnel.

Au quotidien. Processus : poster un courrier. Procédure : choisir une enveloppe, écrire l’adresse, prendre le bus, aller au guichet de la poste, etc.

En entreprise. Processus : accueillir un nouvel employé. Procédure : élaborer un livret d’accueil, communiquer cette arrivée aux collaborateurs, lui choisir un parrain ou une marraine, etc.

À noter qu’on distingue également la procédure de travail du mode opératoire, qui décrit avec davantage de détails une étape afin de guider la ou les personnes en charge de celle-ci.

Consultez notre article pour connaître toutes les différences entre processus, procédure de travail et mode opératoire.

Avantages et définition d’un processus

Définir un ensemble de processus est important en entreprise.

On distingue trois types de processus : management ou direction (en lien avec la stratégie de la société), réalisation ou opérationnel (qui concerne l’élaboration du produit ou du service) et support (les ressources matérielles et immatérielles qui sont fournies). Et parfois un quatrième, dit d’évaluation des résultats !

De manière générale, mettre en place une « approche processus » permet de :

• Déterminer la manière de diriger l’entreprise,
• Optimiser l’organisation interne,
• Travailler de façon plus transversale et par flux, plutôt que par département ou service — et ainsi éviter des oublis, des répétitions, une perte de temps et des incompréhensions,
• Mieux communiquer,
• Impliquer et motiver davantage les collaborateurs,
• Comprendre les difficultés rencontrées et anticiper les problèmes.

Des processus clairs mènent également à de bonnes procédures de travail !

Avantages et définition d’une procédure de travail

À la différence d’un processus, une procédure de travail va permettre d’établir les étapes d’un processus.

Voici donc ses apports :

• Indiquer l’ordre de réalisation d’une action ou d’un processus,
• Assurer de prendre la bonne direction,
• Informer les membres de l’entreprise concernés par cette procédure,
• Aider un nouvel arrivant dans la réalisation d’une tâche,
• Souligner les compétences nécessaires,
• Renseigner sur le temps demandé par chaque tâche,
• Déterminer les moyens et ressources nécessaires,
• Analyser les coûts.

Les procédures de travail peuvent être revues au fil du temps, notamment après leur évaluation, ce qui permet de toujours améliorer la performance de l’entreprise.

Pourquoi établir une procédure de travail ?

Il existe de nombreuses situations pour lesquelles il est avantageux de connaître la définition d’une procédure de travail et de savoir comment en établir une ! Par exemple : le recrutement d’un nouvel employé ou encore le paiement d’un contributeur externe.

De manière générale, il peut être bien de rédiger une procédure de travail pour une tâche compliquée ou longue, qui implique l’action d’un collaborateur arrivé récemment dans l’entreprise ou qui est affectée par un changement, ou encore qui concerne deux départements peu enclins à travailler ensemble.

Mettre en place une procédure de travail permet aussi d’éviter de répéter des erreurs précédemment commises ou d’optimiser une action (durée et coût).

Quelques conseils pour rédiger une procédure efficace

Voici quelques conseils pour rédiger une procédure de travail efficace :

• Donner suffisamment de détails, mais pas trop non plus,
• Simplifier les informations,
• Aérer la mise en page,
• Opter pour un format clair avec des éléments visuels (dessin, croquis, organigramme, captures d’écran, etc.),
• Rester en phase avec l’identité de l’entreprise,
• Garder à l’esprit les collaborateurs qui vont suivre les procédures,
• Toujours avoir pour objectif de motiver et d’aider les équipes !

Utiliser Snagit pour vos processus et procédures de travail

Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran de TechSmith, peut vous aider à clarifier vos processus et procédures de travail, mais aussi à expliquer leurs différences à votre équipe.

Snagit pour vos processus

Vous pouvez utiliser Snagit pour présenter la démarche processus de votre entreprise à vos collaborateurs, par exemple en enregistrant une présentation PowerPoint à l’écran, avec votre image et votre voix.

C’est notamment utile lorsque vous travaillez avec une équipe en télétravail ou internationale, ou que vous souhaitez éviter une longue réunion, en préférant une explication claire.

Snagit pour vos procédures de travail

Snagit s’avère également très utile pour vos procédures de travail. Vous pouvez par exemple :

• Ajouter des captures d’écran à côté de chaque étape de votre procédure afin de la rendre plus compréhensible et précise,
• Élaborer une procédure entièrement en vidéo pour la partager plus facilement à vos collaborateurs.

Ce logiciel d’enregistrement d’écran peut aussi vous aider, tout simplement, à expliquer la différence entre un processus et une procédure à vos collaborateurs, et notamment aux personnes en charge de les mettre en place.

Créez une courte vidéo avec la définition de la procédure de travail et celle de processus, et faites-la suivre d’une session de questions-réponses ou d’un questionnaire, en guise de petite formation.L’outil Snagit s’utilise facilement grâce à son interface intuitive. Pour vous lancer, établir des processus et des procédures efficaces, vous pouvez télécharger sa version d’essai gratuite (15 jours) ou vous aider des didacticiels à votre disposition sur le site de TechSmith.

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