Le guide pour créer un livret d’accueil d’entreprise

Si vous souhaitez créer un livret d’accueil pour votre entreprise, mais ne savez pas par où commencer : jetez un œil à notre guide !

Le livret d’accueil est un outil RH indispensable pour fidéliser vos nouveaux collaborateurs. Vous pouvez opter pour de nombreux formats et y inclure différentes informations, à condition que ce document reste cohérent avec votre identité de marque.

Ci-dessous, nos conseils pour adopter le livret d’accueil et le personnaliser afin de réussir l’intégration des salariés comme des stagiaires.

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil d’entreprise ?

Conçu par le département des ressources humaines ou par une équipe dédiée, le livret d’accueil rassemble toutes les informations dont peut bénéficier un salarié lors de sa prise de poste. Qu’il s’agisse d’un petit fascicule papier ou d’un support numérique, il constitue la toute première étape du processus d’onboarding.

Le livret d’accueil : pour qui ?

Une entreprise crée un livret d’accueil pour toute nouvelle recrue, qu’il s’agisse d’un employé en CDD, en CDI ou d’un stagiaire. Néanmoins, les informations de ce document peuvent varier selon le profil du destinataire, notamment pour tout ce qui touche aux avantages sociaux ou aux horaires de travail.

Vous pouvez donc rédiger un ou plusieurs livrets d’accueil — même si la rubrique consacrée au quotidien de l’entreprise est peu susceptible de changer.

Quels sont les objectifs du livret d’accueil d’entreprise ?

Créer un livret d’accueil a plusieurs objectifs, notamment :

• Souhaiter la bienvenue,
• Réunir toutes les informations importantes sur l’entreprise,
• Faciliter l’intégration et donner des repères aux employés,
• Permettre aux nouveaux arrivants de se familiariser avec les valeurs de l’entreprise,
• Fidéliser le collaborateur — 22 % du turnover dans une entreprise a lieu pendant les premières semaines,
• Aider les salariés à se concentrer sur leur travail, plutôt qu’à passer du temps à comprendre le fonctionnement et l’organisation de la société,
• Faire bonne impression — c’est pourquoi il peut être judicieux d’opter pour un livret d’accueil digital et original, surtout si vous voulez transmettre l’image d’une entreprise dans l’air du temps.

Est-il obligatoire ?

Créer un livret d’accueil pour son entreprise n’est pas obligatoire.

Il est toutefois recommandé car présentant de nombreux bénéfices, comme nous l’expliquons dans notre article sur les avantages et inconvénients du livret d’accueil.

Livret d’accueil : ce qu’il contient

Même s’il n’y a aucune réglementation à ce sujet, il est fréquent qu’un livret d’accueil contienne les rubriques suivantes :

• La présentation de l’entreprise, soit son identité, ses valeurs et les personnes qui en font partie,
• Son fonctionnement, comme les procédures, les outils utilisés, le mode d’emploi pour l’intranet, les règles de bonne conduite,
• Des informations plus pratiques liées au quotidien et à la vie sur le lieu de travail,
• Les avantages conventionnels des salariés, leurs droits à la formation, etc.

Vous l’avez compris, le livret d’accueil se remplit vite ! Pour l’alléger, il convient d’aller à l’essentiel, d’ajouter des annexes ou des liens vers des documents importants, ou d’opter pour un format plus captivant comme la vidéo.

À noter que, selon les objectifs de votre livret d’accueil, vous pouvez choisir un angle et un style bien précis : l’axer sur la culture d’entreprise, insister sur les avantages sociaux, ou mettre en avant les attraits du quartier de votre start-up.

Comment créer un livret d’accueil d’entreprise ?

Pour créer un livret d’accueil d’entreprise efficace, suivez ces 10 étapes clés :

1. Définir les objectifs du livret d’accueil,
2. Établir les grandes lignes et rédiger un sommaire (à modifier à la fin si nécessaire),
3. Choisir son support, ses éléments visuels et les logiciels adaptés pour créer votre livret d’accueil,
4. Rassembler les informations nécessaires,
5. Faire appel aux personnes ayant déjà vécu cette étape de l’onboarding — pourquoi pas avec un sondage ou une boîte à idées,
6. Organiser une interview vidéo avec le dirigeant ou lui demander d’écrire un mot de bienvenue,
7. Passer à la rédaction, qui peut être confiée au service des ressources humaines ou à une équipe/personne dédiée,
8. Vérifier que tous les documents (règlement intérieur, etc.) sont à jour,
9. Soigner la mise en page et vous assurer de n’avoir rien oublié,
10. Faire relire le livret d’accueil à plusieurs collaborateurs !

Ces étapes ont pour but de vous guider et de vous donner quelques idées, mais ne sont en aucun cas fixes ou exhaustives ! Chacun peut créer un livret d’accueil d’entreprise à sa manière, selon ses préférences et les procédures déjà en place.

4 exemples de livrets d’accueil originaux

Vous pouvez opter pour un livret d’accueil sous la forme d’un texte, ou jouez la carte de l’originalité avec l’un des quatre exemples ci-dessous.

Une vidéo

Le format vidéo se prête à la création d’un livret d’accueil d’entreprise.

Par exemple : filmez un collaborateur qui, en s’adressant directement à la caméra, fait le tour des locaux, discute avec des employés et introduit ainsi les valeurs de l’entreprise d’une manière plus ludique. Ou optez pour une vidéo explicative animée !

Son atout principal : son format captivant, concis et clair.

Les outils dont vous avez besoin : Camtasia, iMovie, Adobe Premiere Pro, ou un autre logiciel de montage vidéo facile à utiliser et proposant de nombreuses ressources d’aide.

Une application mobile

Un livret d’accueil digital peut prendre la forme d’une application mobile qui contient différentes rubriques. Il permet alors, en quelques clics, de trouver une information précise, de savoir où récupérer son badge, ou de consulter un document utile.

Son atout principal : sa capacité à tout centraliser, sa facilité d’accès.

L’outil dont vous avez besoin : Applipro, application dédiée à la création du livret d’accueil.

Un webinaire

Encore plus original pour un livret d’accueil : le webinaire ! Ce format est une bonne idée pour présenter l’entreprise et aider le nouveau collaborateur à y trouver ses marques.

Veillez toutefois à l’enregistrer pour le mettre à disposition des personnes ne pouvant pas être présentes au rendez-vous.

Son atout principal : son côté interactif et personnel.

Les outils dont vous avez besoin : GoToWebinar ou Zoom Webinar, entre autres plateformes de webinaires de qualité.

Un livret d’accueil avec plusieurs éléments visuels

Pour créer un livret d’accueil d’entreprise à la fois classique et original, ajoutez des éléments visuels à un PDF ou à une présentation PowerPoint, tout simplement.

Image, graphique, organigramme, vidéo explicative, capture d’écran, quiz amusant pour découvrir l’entreprise… Vous avez le choix !

Son atout principal : il est simple à personnaliser avec les moyens à disposition.
Les outils dont vous avez besoin : Canva pour imaginer des supports visuels divers et Snagit pour réaliser des captures d’écran — très pratique pour expliquer des procédures par exemple.