Tout savoir sur l’onboarding d’un employé

L’étape de l’onboarding est à ne pas négliger, surtout quand on sait que 58 % des employés en ayant profité sont encore présents dans leur entreprise 3 ans après* !

Vous l’aurez compris, les bénéfices du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs sont nombreux, comme nous l’expliquons dans cet article.

Petit tour d’horizon du processus d’onboarding : sa définition, ses avantages, ainsi que quelques conseils pour garantir son succès.

Définition de l’onboarding

L’onboarding est un néologisme inspiré des termes anglais « on board », soit « à bord », et « boarding », qu’on peut traduire par « embarquement ».

On l’emploie pour désigner l’accueil, mais aussi et surtout le parcours d’intégration des salariés dans leur nouvelle entreprise.

Le processus d’onboarding commence dès la promesse d’embauche et se poursuit jusqu’à la fin de la période d’essai, en passant par de nombreuses étapes comme le preboarding (avant l’arrivée), la prise de poste, et l’acclimatation de l’employé pendant ses premiers mois dans l’entreprise.

Il concerne toute personne rejoignant une société, mais peut aussi accompagner un changement en interne, comme une mutation.

Quels sont les différents éléments d’un processus d’onboarding ?

Par sa définition, l’onboarding englobe donc les différents éléments et démarches qui permettent au salarié d’intégrer son équipe et de se familiariser avec le fonctionnement et la vie dans l’entreprise. Ci-dessous, quelques exemples.

Pour réussir les premiers jours de l’onboarding :

• Livret d’accueil complet,
• Réunions avec l’objectif de présenter la société (identité, actions phares, vision de l’avenir),
• Découverte des locaux (visite personnalisée, chasse au trésor, jeu de piste),
• Rencontre avec l’équipe,
• Attribution d’un parrain ou d’une marraine,
• Activités de team building (déjeuner d’équipe, afterwork, sortie de groupe).

Pour continuer le parcours d’intégration tout au long de la période d’essai :

• Communication d’objectifs clairs et atteignables pour guider l’employé,
• Entretiens réguliers pour un feedback à double sens,
• Rapport d’étonnement à remplir par le salarié, qui peut ainsi faire un retour sur le processus d’onboarding, mais aussi offrir des suggestions plus globales.

Cette liste d’idées n’est pas exhaustive, mais vous donne quelques pistes pour fournir à l’employé les repères et l’accompagnement nécessaires pendant ses premières semaines.

Bénéfices de l’onboarding : pourquoi ne faut-il pas le négliger ?

L’onboarding présente de nombreux avantages, pour l’employé comme pour l’entreprise. Certains des points ci-dessous bénéficient même aux deux parties !

Les avantages pour les collaborateurs :

• Se sentir bienvenu et à l’aise dans sa nouvelle entreprise — pour ne pas vivre une première journée désorganisée et où l’on ne sait pas quoi faire de ses mains !
• Rejoindre une équipe soudée et où il règne une bonne ambiance de travail,
• Être plus à même de s’investir dans son travail, en se concentrant sur ses missions et non sur des démarches laborieuses,
• Connaître ses avantages et recevoir des informations pratiques, sans avoir à les demander.

Les avantages pour l’entreprise :

• Fidéliser les collaborateurs et éviter un turnover important pendant les jours ou les mois suivant la prise de poste,
• Assurer une plus longue collaboration,
• Faire des économies grâce à un recrutement réussi,
• Établir une définition fiable de l’onboarding pour son entreprise, qui peut être améliorée au fil des années,
• Mettre en avant sa marque employeur,
• Communiquer une bonne image de l’entreprise en interne comme en externe, et ainsi attirer de nouveaux talents !

Avec un bon onboarding, le collaborateur se met au travail plus rapidement et dans de meilleures conditions, mais apprend aussi à connaître son équipe et adopte la culture d’entreprise.

Nos conseils pour mettre en place un bon parcours d’intégration

Vous trouverez, ci-dessous, quelques conseils et bonnes pratiques pour réussir l’intégration des salariés.

Pour mettre en place un processus d’onboarding de qualité, vous pouvez :

• Préparer les équipes à l’arrivée du nouvel employé (communication sur l’intranet ou sur le réseau social d’entreprise),
• Définir un plan d’intégration des salariés grâce au travail et à la réflexion de groupe,
• Organiser la première journée du salarié à la minute près et s’assurer d’avoir tout le matériel nécessaire pour l’accueillir,
• Définir des dates de rendez-vous avec le nouveau collaborateur pour faire le point régulièrement,
• Promouvoir un feedback constructif et multidirectionnel, pas seulement descendant,
• Mettre toutes les chances de son côté en choisissant des logiciels d’onboarding de qualité,
• Adapter le parcours d’intégration à son entreprise, mais surtout au profil des collaborateurs,
• Évaluer l’efficacité du processus afin de l’améliorer.

Bon à savoir : le livret d’accueil est l’une des premières étapes du processus d’onboarding et constitue un document clé pour réussir l’intégration des salariés. En version digitale, il peut être envoyé avant la prise de poste en présentiel ou en télétravail, préparant ainsi le collaborateur et lui faisant gagner du temps (et à vous aussi).

3 outils utiles pour réussir l’onboarding

Ci-dessous, vous trouverez quelques idées d’outils indispensables pour réussir votre processus d’onboarding.

HeyTeam, pour un parcours d’intégration plus engageant

HeyTeam est une plateforme qui permet d’élaborer et d’automatiser des parcours d’onboarding, mais aussi d’offboarding.

Parmi ses nombreux avantages, cet outil est idéal pour engager les nouveaux collaborateurs avec un format clair et des éléments interactifs comme des questionnaires, des vidéos ou encore des sondages — parfait pour le rapport d’étonnement.

Son point fort : on peut l’associer à des outils collaboratifs comme Slack.

Welcom’App, pour un accueil ludique et personnalisé

Welcom’App est une application imaginée par Furet Company. Preboarding, onboarding, offboarding, crossboarding, autrement dit arrivées, départs et mobilités internes, elle permet d’offrir un réel accompagnement au collaborateur.

Vous présentez l’entreprise et les démarches administratives de façon plus ludique, et tissez du lien avec le salarié avant même son arrivée.

Son point fort : apprendre à connaître l’entreprise grâce à des jeux, des quiz ou encore une visite virtuelle des locaux !

Snagit, pour un processus d’onboarding plus clair

Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran, n’est pas un outil dédié à l’onboarding, mais il peut vous aider à clarifier certaines démarches à l’arrivée d’un nouvel employé.

Vous pouvez créer, par exemple, un screencast expliquant pas à pas une procédure importante, ou réaliser une présentation vidéo du programme de la première journée dans l’entreprise.

Son point fort : il vous est aussi utile pour concevoir un livret d’accueil ou d’autres supports de communication interne.

* Sondage Go2nextlevels et Officevibe, 2017