Les étapes clés d’un onboarding digital

Les temps changent et il faut s’adapter, dans la vie quotidienne comme au sein de l’entreprise ! Le livret d’accueil n’est plus obligatoirement imprimé, et le parcours d’intégration peut avoir lieu en ligne.

Et c’est encore plus le cas depuis la pandémie de Covid-19 qui a redonné sa place au télétravail, encore adopté aujourd’hui par de nombreuses organisations.

Dans ce qui suit, nous vous parlons de l’onboarding digital, de ses avantages et ses limites, et partageons quelques idées, astuces et outils pratiques pour le réussir.

Qu’est-ce qu’un onboarding digital ?

L’onboarding est le processus mis en place dans une entreprise pour accompagner tout nouveau salarié, depuis l’acceptation de l’offre d’emploi jusqu’à la fin (au minimum) de sa période d’essai.

Aussi appelé parcours d’intégration, il guide chaque salarié, pas à pas, afin qu’il se familiarise avec le fonctionnement de l’entreprise, effectue les démarches nécessaires et rencontre son équipe.

En quelques mots, les objectifs de l’onboarding sont : l’intégration et le bien-être de l’employé, et la fidélisation de celui-ci aux valeurs de l’entreprise, soit construire les bases d’une relation de confiance et d’une collaboration fructueuse.

Un onboarding digital signifie, tout simplement, que ce processus est mis en place grâce à des supports en ligne et des outils numériques. Il est notamment privilégié dans un contexte de travail à distance, mais pas seulement.

Avantages et limites de l’onboarding digital

L’onboarding digital présente des avantages comme des inconvénients, mais plutôt des bénéfices, si vous vous référez à notre liste ci-dessous !

Les avantages de l’onboarding digital

Digitaliser le processus d’intégration des employés :

• Fait gagner du temps, notamment grâce à l’utilisation d’applications et de logiciels d’onboarding de qualité,
• Permet d’éviter certains frais, comme le coût d’impression de documents,
• Est idéal pour rassembler les informations importantes en un seul et même endroit,
• Rend la communication plus fluide,
• Donne la possibilité au collaborateur d’apprendre de manière ludique, avec des éléments visuels et des jeux,
• Facilite l’accueil des collaborateurs en télétravail,
• Apporte de la cohérence entre les processus d’onboarding de différents bureaux d’une même entreprise,
• Simplifie les procédures de modifications et de mises à jour,
• S’avère parfait pour communiquer une image plus moderne de l’entreprise, fidéliser le collaborateur et attirer de nouveaux talents grâce au bouche-à-oreille !

Tout cela, bien sûr, à condition de mettre en place un processus d’onboarding de qualité.

Les limites de l’onboarding digital

Il existe aussi certains inconvénients, notamment :

• L’onboarding digital s’inscrit dans l’air du temps, mais ne convient pas à certains salariés qui sont peu habitués à l’utilisation des nouvelles technologies,
• Le contact humain est important, et peut parfois manquer lors d’un processus entièrement digitalisé.

Vous pouvez toutefois facilement contourner ces limites, en proposant un plan d’intégration qui prend en compte différents profils de collaborateurs, ou en optant pour un modèle hybride, par exemple avec une application d’onboarding mais aussi des activités en présentiel.

La check-list pour un onboarding efficace

Rappelons que l’onboarding, qu’il soit digital ou non, a un « avant », un « pendant » et un « après ». Voici un petit guide, non exhaustif, des étapes dans ces étapes.

À noter que nous ne mentionnons pas toutes les démarches administratives pour nous concentrer sur l’employé et sur comment faciliter son intégration.

L’« avant »

• Envoyer un kit de bienvenue au nouvel arrivant,
• Lui faire parvenir son livret d’accueil numérique avec toutes les informations utiles,
• S’assurer que les identifiants du collaborateur fonctionnent,
• Mettre le matériel nécessaire à sa disposition,
• Prévenir l’équipe de l’arrivée de leur nouveau collègue sur le réseau social d’entreprise — vous pouvez même les inclure dans le processus d’accueil pour créer un lien plus fort dès le début,
• Former les managers et les personnes qui prendront le rôle de référent.

Le « pendant »

• Guider le collaborateur lors de son premier jour avec un programme à la fois complet et léger,
• Prévoir une première rencontre (si possible de manière plus informelle) avec le référent et l’équipe,
• Organiser des activités de team building, en ligne ou en présentiel,
• Mettre en place des points réguliers et un suivi pendant toute la période d’essai,
• Donner des objectifs réalisables à la personne qui rejoint l’entreprise.

L’« après »

• Demander au collaborateur de remplir le rapport d’étonnement,
• Organiser un bilan d’intégration,
• Évaluer le processus d’onboarding digital et identifier des points d’amélioration,
• Continuer à promouvoir une culture du feedback, tant avec ce collaborateur, que dans toute l’entreprise !

Idées et conseils pour votre onboarding digital

Si vous choisissez un onboarding entièrement digital pour votre entreprise, n’hésitez pas à piocher dans la liste d’idées ci-dessous :

• Vidéo d’accueil,
• Visite virtuelle des bureaux,
• Screencast pour expliquer une procédure (utilisation de l’intranet, demande de congé, etc.),
• Check-list d’onboarding amusante,
• Quiz de connaissances sur l’entreprise,
• Prise de contact entre le collaborateur et son parrain ou sa marraine via un réseau social d’entreprise,
• Application rassemblant toutes les informations nécessaires et l’actualité de la société,
• Webinaire pour donner l’occasion aux nouveaux collaborateurs de poser toutes leurs questions.

Pour une entreprise 100 % à distance qui a opté pour un onboarding digital, pensez à apporter des touches plus humaines. Vous pouvez par exemple :

• Inciter les collaborateurs situés dans la ville du nouveau collaborateur à organiser une rencontre informelle, une sortie, ou pourquoi pas une journée de télétravail en groupe,
• Envoyer des « goodies » à l’employé par courrier !

5 outils pour réussir l’intégration de vos collaborateurs

Et voici 5 idées d’outils digitaux qui vous aideront à intégrer et à accueillir le nouvel arrivant, dans les meilleures conditions.

Camtasia : un logiciel qui permet d’enregistrer son écran et de monter des vidéos facilement, l’idéal pour créer des contenus visuels explicatifs pour son onboarding digital.

Welcom’App : une application d’onboarding pratique et comportant des éléments interactifs, qui centralise tout ce dont le nouveau collaborateur a besoin.

HeyTeam : une plateforme qui permet d’automatiser et de rendre plus ludique le processus du parcours d’intégration.

Teelt : une solution d’onboarding RH qui propose des parcours d’intégration personnalisés et complets, de l’attribution d’un « mentor » au déjeuner d’équipe, en passant par le rapport d’étonnement.

Applipro : pour créer un livret d’accueil entièrement digitalisé et réussir ses actions de communication interne !

Pour plus de détails : jetez un œil à notre top des meilleurs logiciels d’onboarding.