Tout savoir sur le mode opératoire : avantages et mise en place

Mettre en place des modes opératoires permet d’améliorer l’organisation de votre entreprise et de booster sa productivité. Mais de quoi s’agit-il, exactement ?

Dans ce petit guide, vous découvrirez :

• La définition du mode opératoire,
• Ses avantages,
• Un mode d’emploi pour le créer,
• Les bénéfices à le digitaliser,
• Une liste d’outils utiles,
• Comment ne pas confondre processus, procédure de travail et mode opératoire.

Qu’est-ce qu’un mode opératoire ?

Définition du mode opératoire

Un mode opératoire consiste à rédiger ou à expliquer grâce à des visuels des instructions qui concernent un poste de travail — parfois plusieurs.

Il répond à la question « comment faire » et décrit un enchaînement d’actions de façon chronologique pour guider un opérateur ou un utilisateur.

Ce dernier va suivre le mode opératoire, qui est par définition un manuel d’utilisation, à la lettre afin d’accomplir sa mission.

Le mode opératoire peut prendre différentes formes, comme un tableau ou un logigramme, et comprendre des captures d’écran ou des images. Vous pouvez aussi réaliser des instructions de travail grâce à la vidéo.

Mode opératoire : des exemples

Il est possible de recourir aux instructions de travail dans de multiples situations.

Voici quelques exemples de modes opératoires très différents :

• Comment utiliser une machine,
• Comment prendre en main un logiciel ou un outil digital,
• Comment créer un pack de bienvenue pour un employé,
• Comment désinfecter une pièce,
• Etc.

Le mode opératoire existe dans de nombreux domaines, d’une entreprise de travaux publics à un laboratoire médical, en passant par une agence de recrutement, entre autres !

Objectifs du mode opératoire

Selon l’industrie ou le domaine professionnel, un mode opératoire peut avoir plusieurs objectifs, et donc de multiples avantages, comme :

• Créer une référence pour la réalisation d’une tâche, surtout si celle-ci n’est pas habituelle,
• Faciliter le travail d’un collaborateur,
• Aider un employé qui débute,
• Uniformiser la manière de procéder dans l’entreprise,
• Optimiser une opération, en termes de temps et de coût,
• Éviter des erreurs et accidents professionnels.

Avant d’établir un mode opératoire, il convient de se poser les bonnes questions et de déterminer ses objectifs.

Créer un mode opératoire : comment faire ?

Que doit comporter un mode opératoire ?

Pour vous donner un exemple, un mode opératoire peut comprendre les éléments suivants.

Le fond :

• Un descriptif pas à pas, avec des instructions claires,
• Des points d’attention et/ou des commentaires,
• Le nom des différents utilisateurs s’il s’agit d’un mode opératoire concernant plusieurs postes de travail,
• Le matériel nécessaire.

La forme :

• Des numéros, pour établir un mode opératoire dans un ordre chronologique,
• Des flèches qui permettent de montrer un enchaînement logique, par exemple grâce à un logigramme,
• Des colonnes pour structurer l’information sous la forme d’un tableau,
• Des captures d’écran ou des images qui accompagnent chaque consigne écrite, pour faciliter la compréhension de l’opérateur — on peut également utiliser des visuels uniquement.

La difficulté du mode opératoire, par définition, est d’aller droit au but, tout en donnant suffisamment de détails !

Un mode opératoire peut être adapté au niveau de compétences et de connaissances du collaborateur, ou pouvoir être utilisé par le plus grand nombre de personnes possible (en cas de remplacement ou d’absence par exemple).

Pour mettre en pratique ces idées : consultez notre article qui explique comment insérer des images à un mode opératoire.

Quelles sont les étapes essentielles pour concevoir un mode opératoire ?

Ci-dessous, un manuel d’utilisation pour créer un mode opératoire : suivez cette liste d’étapes et adaptez-la en fonction des besoins de votre entreprise !

• Créer un groupe de travail, avec des personnes expertes dans ce domaine ou habituées à effectuer cette tâche,
• Réfléchir à comment optimiser cette action,
• Coucher ses idées sur papier, pourquoi pas avec la technique de la carte mentale,
• Consulter des exemples de modes opératoires pour étudier différentes façons de l’aborder (fond et forme),
• Choisir un outil pratique pour élaborer ses modes opératoires — penser aux options de collaboration s’il s’agit d’un travail en équipe,
• Passer à la rédaction ou à l’enregistrement des étapes en vidéo,
• Penser à toutes les informations complémentaires (observations, commentaires, images, etc.),
• Effectuer la tâche en suivant les instructions et demander l’avis de plusieurs collaborateurs,
• S’assurer de rendre le résultat final facilement accessible.

Pour aller plus loin : notre article complet qui détaille comment créer un mode opératoire.

Pourquoi digitaliser le mode opératoire ?

Le mode opératoire, une liste de consignes succinctes, peut être digitalisé afin d’être plus aisément suivi.

Opter pour un format digital offre plusieurs avantages :

• Aide à la compréhension,
• Permet de proposer un format plus court et percutant, surtout si l’on choisit la vidéo ou des captures d’écran,
• Reste accessible plus rapidement et plus longtemps,
• Est plus simple à mettre à jour.

Un document papier et rédigé, comprenant une longue suite d’étapes, peut être laborieux ! Pourtant, il est important que le collaborateur prenne en compte et digère l’ensemble des informations, en ne négligeant aucune étape. C’est pourquoi choisir un outil digital pour créer un mode opératoire peut s’avérer bénéfique.

Idées d’outils pour rédiger un mode opératoire

De nombreux outils peuvent vous être utiles pour établir un bon modèle de mode opératoire. En voici quelques uns :

Picomto : une solution dédiée à la création d’instructions de travail entièrement digitales.

Optimiso : un logiciel pour faire des procédures, organigrammes et instructions de travail.

Canva : une plateforme de design graphique idéale pour élaborer des modes opératoires visuels, mieux compris par vos collaborateurs.

GitMind : un outil de carte mentale parfait pour brainstormer ou pour concevoir des logigrammes.

Snagit : un logiciel de capture d’écran pour intégrer des images à vos modes opératoires ou créer des instructions vidéo.

Différences avec un processus et une procédure

Il n’est pas toujours facile de différencier processus, procédure et mode opératoire !

Pour résumer, un processus désigne une action à mettre en place, dans le cadre d’une stratégie ayant pour objectif d’améliorer le fonctionnement d’une entreprise. Une procédure indique une démarche à suivre, tâche par tâche. Un mode opératoire, très détaillé, s’intéresse au « comment ».

Ainsi, un mode opératoire peut venir compléter une procédure de travail ou être mis en place pour une raison indépendante !
Pour en savoir plus : jetez un œil à notre article qui résume les différences principales entre processus, procédure et mode opératoire.