Le guide ultime de la création d’un mode opératoire

Si vous souhaitez rédiger des modes opératoires pour redonner un coup de peps à l’organisation de votre entreprise, suivez notre guide !

Dans celui-ci, nous nous intéressons à la création du mode opératoire, aux étapes à mettre en place pour ne rien oublier ainsi qu’à de bonnes pratiques pour le rendre plus efficace.

Découvrez également plusieurs formats et des outils digitaux à adopter sans tarder.

Création d’un mode opératoire : pourquoi ?

Le mode opératoire permet de décrire et d’accompagner le déroulement d’une opération. Grâce à des instructions claires, ce document guide le collaborateur pour accomplir une tâche.

La création d’un mode opératoire offre plusieurs avantages, le premier étant d’aider le collaborateur. Mais il permet également d’optimiser la réalisation d’une tâche, d’apporter une solution à un problème, d’uniformiser la manière de procéder dans une entreprise, ou encore d’anticiper les risques.

Dans une démarche processus, le mode opératoire vient compléter les procédures de travail en détaillant le « comment faire ».

Pour en apprendre davantage : consultez notre article sur les différences entre processus, procédure et mode opératoire.

5 étapes pour mettre en place un mode opératoire

Se poser les bonnes questions

La première étape de la création d’un mode opératoire est de se poser les bonnes questions.

Par exemple :

• Pourquoi souhaitez-vous rédiger ce mode opératoire, quelles sont vos attentes ?
• À quel(s) problème(s) êtes-vous confronté dans la réalisation de cette mission ?
• Est-ce que ce mode opératoire s’inscrit dans une démarche qualité ?
• Etc.

Comprendre l’élément à l’origine de la création d’un mode opératoire est important pour le rendre plus pertinent et efficace.

Identifier sa cible

Il vous faut, de plus, identifier votre cible : c’est-à-dire, le ou les utilisateurs qui suivront le mode opératoire pas à pas.

Puisque vous rédigez le mode opératoire pour ces personnes, il convient de l’adapter à leur profil et à leurs besoins !

• Quelles sont les compétences de l’opérateur ? Sa fiche de poste ?
• S’agit-il d’un collaborateur débutant ?
• Quel format permettra de faciliter sa compréhension ?

Selon les réponses, la création d’un mode opératoire n’est peut-être pas nécessaire ! Gardez toutefois à l’esprit que même si l’opérateur connaît bien la tâche à effectuer, des instructions de travail seront tout de même utiles s’il s’absente ou s’il y a un changement de poste.

Former un groupe de travail

Travailler en équipe est une bonne idée pour mieux comprendre les défis existants avant de rédiger le mode opératoire.

Les collaborateurs mettront à profit leurs connaissances — ceux qui ont l’habitude de réaliser cette action, ceux qui sont familiers avec les outils à utiliser, ou ceux qui ont des compétences rédactionnelles ou organisationnelles.

À noter : une fois le mode opératoire finalisé, testez les instructions et demandez l’avis d’une équipe de collaborateurs experts et non-experts.

Passer à la création du mode opératoire

Une fois toutes les informations rassemblées, vous pouvez entamer la création du mode opératoire :

• Rédiger les instructions et les mettre en ordre,
• Noter les observations et autres informations nécessaires (risques, matériel),
• Concevoir les visuels (captures d’écran, photos),
• Faire correspondre les visuels aux consignes,
• Vérifier la cohérence de l’ensemble.

Un travail en équipe, si possible !

Partager le mode opératoire et évaluer son efficacité

Dernier point, mais non le moindre : après la création du mode opératoire, il ne vous reste plus qu’à le partager. Et de la manière la plus simple et accessible possible.

De plus, il est important de mettre en place une évaluation de celui-ci — fréquence de consultation du mode opératoire, résultats obtenus, etc.

Astuces pour rédiger un mode opératoire efficace

Voici quelques astuces qui vous aideront à rédiger un mode opératoire efficace et qui vous seront très utiles si vous débutez !

• Aller à l’essentiel,
• Donner des consignes courtes, simples, mais justes,
• Utiliser des verbes d’action au début de chaque point,
• Choisir des éléments qui permettent de mieux comprendre l’enchaînement des tâches (chiffres, flèches),
• Utiliser des codes (formes, couleurs, notamment pour un logigramme),
• Tirer profit des outils digitaux à disposition, pour un mode opératoire contenant des images ou entièrement en vidéo.

Choisir le format qui convient le plus à l’entreprise et à vos collaborateurs est également important et il en existe plusieurs, comme nous allons le voir ci-dessous.

Formats de modes opératoires : lequel choisir ?

Tableau

Vous pouvez rédiger un mode opératoire sous la forme d’un tableau, tout simplement. Cela permet d’organiser les informations de façon claire, avec les instructions de travail dans une colonne, les points d’attention et le matériel dans une autre, par exemple.

Le risque, toutefois, est de créer des blocs de texte qui facilitent peu la compréhension — même s’il est possible de structurer les consignes à l’aide d’une liste à puces.

L’outil indispensable : pour créer un tableau, vous pouvez utiliser de nombreux outils comme Excel ou Word. Ensuite, partagez-le sous la forme d’un PDF ou imprimez-le !

Logigramme

Le format logigramme s’avère particulièrement adapté à la création d’un mode opératoire. Vous pouvez structurer les consignes grâce à un code de symboles, des couleurs, mais aussi des flèches. C’est l’idéal pour offrir des instructions claires à l’opérateur et lui permettre de travailler plus efficacement.

L’outil indispensable : il existe plusieurs outils digitaux pour créer des logigrammes, comme GitMind ou encore Canva, tous deux gratuits. Vous pouvez même utiliser des thèmes afin de rendre vos diagrammes de flux plus attractifs.

Images, captures d’écran et vidéo

Insérer des images ou des captures d’écran à vos modes opératoires peut aussi être avantageux. C’est le cas notamment pour des instructions destinées à l’utilisation d’un logiciel ou pour des consignes très techniques.

Trois options :

• Utiliser des visuels uniquement et les annoter,
• Accompagner chaque consigne écrite d’une image,
• Créer une vidéo à partir de ces éléments.

L’outil indispensable : Snagit, logiciel TechSmith, vous permet soit de prendre des captures d’écran et de les annoter avec des flèches et des numéros, soit de créer un screencast ou une vidéo à partir d’images. Cet outil, très facile à utiliser, est payant mais dispose d’une version d’essai gratuite.
Vous pouvez également avoir recours à des logiciels spécifiques et dédiés à la création d’un mode opératoire, comme Picomto ou Optimiso.