Top 5 des meilleurs logiciels de SOP en 2022

Si vous avez décidé de miser sur la procédure opératoire normalisée pour améliorer l’organisation de votre entreprise et accompagner vos collaborateurs au quotidien, cet article est fait pour vous !

Consultez notre sélection des meilleurs logiciels de SOP et choisissez celui qui vous convient le mieux, en étudiant ses fonctionnalités, ses avantages et ses inconvénients.

Qu’est-ce qu’une SOP ?

Une SOP (Standard Operating Procedure) ou POS (Procédure Opératoire Normalisée) est un document permettant d’établir et de communiquer des directives claires quant à la réalisation d’une action courante au sein d’une entreprise.

Vous couchez sur papier — ou entrez dans votre logiciel de SOP — toutes les informations concernant cette tâche, dont vos collaborateurs auront besoin :

• Les services concernés,
• Les ressources nécessaires,
• Les étapes clés,
• La durée sur laquelle se déroule cette opération,
• Les résultats visés,
• L’ensemble de normes à prendre en compte.

Ce document est utilisé dans de nombreux domaines et peut avoir plusieurs objectifs, comme respecter une réglementation, anticiper des erreurs, améliorer la qualité d’un produit ou encore standardiser un travail répétitif.

Pour en savoir plus : consultez notre article dédié à la procédure opératoire normalisée

Fonctionnalités d’un logiciel de SOP : les 4 incontournables

Avant de choisir un logiciel de SOP adapté à vos besoins, il vous faut étudier ses fonctionnalités en détail. Et notamment les suivantes.

Organisation de l’information

Un logiciel de SOP doit d’abord vous aider à rassembler et à organiser les informations de la manière la plus simple possible.

Il est aussi capital de pouvoir intégrer des visuels à une procédure opératoire normalisée, afin de faciliter la compréhension de vos collaborateurs.

Collaboration

Optez également pour un logiciel de SOP qui permet de faciliter la collaboration entre les équipes.

En effet, rédiger une SOP sous-entend un travail de groupe et de nombreux allers-retours avant la validation finale.

Partage

Quand vous acquérez un logiciel de SOP, vérifiez toujours ses options de partage ! Vous devez pouvoir assurer la sécurité des données de votre entreprise.

De plus, il est essentiel d’encourager vos collaborateurs à utiliser ces procédures et donc de rendre ces documents facilement accessibles.

Templates et assistance technique

Partir de zéro n’est pas simple, surtout pour un document parfois très technique.

C’est pourquoi un logiciel de SOP proposant des modèles et un soutien technique est indispensable.

5 logiciels parfaits pour créer une SOP

Notons d’abord qu’une SOP peut exister sous plusieurs formes :

• Logigramme,
• Liste à puces,
• Tableau,
• Captures d’écran annotées ou accompagnées de consignes,
• Vidéo,
• Entre autres.

Et que cette décision vous aidera à déterminer votre choix d’outil digital !

Nous vous proposons donc, dans la sélection ci-dessous, des logiciels très différents, aux fonctionnalités variées.

1- SweetProcess

Qu’est-ce que SweetProcess ? Un logiciel de SOP qui permet de rédiger une procédure opératoire normalisée claire et dotée de visuels.

Fonctionnalités et avantages :

• Outil facile à utiliser,
• Idéal pour centraliser toutes vos procédures — et importer celles que vous possédez déjà,
• Permet de créer une SOP composée d’étapes et de visuels (captures d’écran ou vidéos) en quelques minutes seulement,
• Possibilité de déléguer des tâches, de suivre le progrès et de demander l’avis des collaborateurs,
• Soutien technique,
• Export en PDF ou Word pour une impression.

Inconvénients :

• Logiciel spécifique à la SOP et donc moins polyvalent,
• Payant, mais il existe une version d’essai gratuite de 14 jours.

Prix :

• 82,50 $ par mois pour une équipe de 20 personnes maximum (avec l’abonnement à l’année).

2- Picomto

Qu’est-ce que Picomto ? Une solution qui permet de créer des instructions de travail digitales, de les utiliser de manière efficace sur le terrain, mais aussi de les analyser de façon intelligente.

Fonctionnalités et avantages :

• Assure le transfert des connaissances en vous aidant à garder une trace de vos procédures,
• Parfait pour des SOPs visuelles et interactives,
• Logiciel adapté aux secteurs plus techniques,
• Mises à jour simplifiées,
• Étape de validation inclue,
• Possibilité de traduction de contenu,
• Analyses et fonctionnalités permettant une amélioration constante.

Inconvénients :

• Logiciel professionnel qui demande un investissement.

Prix :

• Sur devis (plusieurs offres disponibles).

3- Snagit

Qu’est-ce que Snagit ? Un logiciel de capture et d’enregistrement d’écran de TechSmith, qui permet de créer des guides pratiques et des instructions de travail visuelles.

Fonctionnalités et avantages :

• Possibilité d’annoter facilement vos captures d’écran (texte, flèches, symboles, séquence de chiffres),
• Modèles prêts à remplir avec des images et des explications, parfait pour créer une liste d’étapes,
• Option de rassembler plusieurs images prises dans une seule vidéo,
• Assistance technique,
• Options de partage intéressantes (Slack, Google Drive, PowerPoint),
• Outil accessible même aux débutants.

Inconvénients :

• Logiciel pour SOP payant, mais il existe une version d’essai gratuite de 14 jours.

Prix :

• Tarif unique de $62.99 pour une licence d’utilisation et une année de maintenance.

4- XMind

Qu’est-ce que XMind ? Un logiciel de carte mentale que vous pouvez utiliser soit pour réfléchir à votre SOP — car la préparation est clé —, soit pour la structurer sous la forme d’un logigramme.

Fonctionnalités et avantages :

• Logiciel idéal pour une SOP avec des issues et possibilités multiples,
• Utilisation intuitive,
• Offre un bon aperçu visuel de votre procédure,
• Permet de créer une carte mentale avec différentes couleurs, symboles, flèches et polices,
• Nombreux modèles prédéfinis à customiser,
• Pratique pour vos procédures tout comme pour d’autres activités d’entreprise.

Inconvénients :

• Reste spécifique à la carte mentale, mais vous pouvez l’accompagner d’un logiciel de capture d’écran ou de stockage en ligne par exemple.

Prix :

• Version gratuite ou payante plus complète pour 59,99 $ par an.

5- PowerPoint

Qu’est-ce que PowerPoint ? PowerPoint est un outil de présentation inclus dans la suite Microsoft Office.

Fonctionnalités et avantages :

• Pratique pour commencer à rédiger des SOPs sans investir dans un logiciel dédié,
• Templates pour vos procédures opératoires normalisées,
• Possibilité de créer un diagramme directement dans le logiciel ou de l’importer dans une diapositive,
• Il est facile d’intégrer des images, des vidéos et même des animations,
• Option de transformer votre PowerPoint en vidéo,
• Travail collaboratif avec une fonctionnalité qui identifie les changements pendant votre absence.

Inconvénients :

• Outil moins recommandé si vous avez de nombreuses SOPs à créer ou pour un secteur très technique.

Prix :

• Microsoft 365 : à partir de 5,10 € HT par utilisateur et par mois pour le forfait entreprise (pour un abonnement annuel et avec un essai gratuit) ou 69,00 € TTC par an pour un abonnement personnel.

Pour aller plus loin : notre article pour créer une SOP efficace avec exemples à l’appui !