Vous connaissez les nombreux avantages d’une procédure opérationnelle standard et souhaitez l’utiliser dès maintenant pour améliorer votre productivité.
Pour vous aider, nous vous proposons quelques astuces et exemples de SOPs efficaces.
Nous abordons également les conséquences liées à la non-conformité à vos procédures, et comment en faire la promotion auprès de vos collaborateurs.
SOP : la procédure opérationnelle standard
Une SOP, acronyme de « standard operating procedure », est un document qui a pour but d’expliquer dans les moindres détails et sous tous ses aspects le déroulement d’une tâche dans une entreprise.
Elle s’intéresse notamment au « qui » — services, collaborateurs, responsables —, au « quand » — dates de début et de fin de l’opération — et au quoi — différentes étapes.
Il existe plusieurs raisons de mettre en place une SOP :
- Assurer la reproductibilité d’une procédure,
- Transférer le savoir-faire de l’entreprise, d’un collaborateur à un autre, d’une génération à une autre,
- Éviter des erreurs et de potentiels dangers,
- Optimiser la chaîne de production,
- Respecter une réglementation ou une législation en vigueur.
À savoir que, pour désigner une SOP, vous entendrez également les expressions « procédure opérationnelle standard » et « procédure opérationnelle permanente ».
Pour obtenir davantage de détails : la définition complète de la SOP – Procédure Opérationnelle Standard
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Exemples de SOPs : les meilleurs formats
Il n’existe pas d’exemple de SOP fixe, ni de règle à ce sujet.
Vous pouvez donc choisir parmi différents formats, comme ceux mentionnés ci-dessous.
À noter, cependant, qu’il vous faut opter pour un type de procédure opérationnelle standard adapté à vos collaborateurs !
La séquence
Pour créer une séquence chronologique ou hiérarchique pour votre SOP, un diagramme de flux s’avère parfait.
Ce format permet, à l’aide de codes de formes et de couleurs, d’expliquer de façon claire et directe une manière de procéder.
Exemples d’outils utiles : LucidChart, XMind, GitMind, PowerPoint
La liste
Une liste présente l’avantage d’être facile à créer et à comprendre. Pour souligner les différentes étapes, vous pouvez élaborer une liste à puces ou une check-list, cette dernière étant idéale pour suivre le progrès de vos collaborateurs.
Exemples d’outils utiles : Word, Excel, Canva, SweetProcess
Les explications visuelles
Les visuels offrent des instructions plus précises et facilitent la compréhension.
Selon votre SOP, misez, par exemple, sur la capture d’écran, la photo ou la vidéo — à annoter ou à insérer dans un document.
Exemples d’outils utiles : Snagit, capture d’écran sur Windows ou sur Mac, un bon appareil photo
Pour aller plus loin : notre sélection de logiciels pour SOPs et les critères pour le choisir
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5 astuces pour obtenir une procédure opérationnelle permanente efficace
1- Utiliser des templates
Créer un exemple de SOP pour votre entreprise à partir d’un modèle prédéfini vous fera gagner du temps, surtout au début.
Selon le format choisi, certains logiciels mettent à votre disposition des templates de diagrammes ou de guides visuels pour SOP, par exemple.
2- Insérer des images
Diagrammes, illustrations, captures d’écran, check-list illustrée : utilisez des visuels pour rendre vos instructions plus claires et percutantes !
Plusieurs bénéfices à la clé :
- Une SOP plus aérée (texte entrecoupé d’images),
- Moins de risque de mauvaises interprétations de la part des collaborateurs,
- Un format qui donne davantage envie de consulter la procédure opérationnelle standard.
Un conseil, toutefois : utilisez les animations et les couleurs à bon escient. L’objectif est d’aller à l’essentiel, pas de détourner l’attention !
3- Établir une liste du matériel et des ressources
Quel que soit l’exemple de SOP choisi, il convient d’indiquer clairement le matériel et les ressources nécessaires et spécifiques à cette opération.
Complétez cette liste avec des précisions quant à l’utilisation de l’équipement (modes d’emploi) et à la réglementation applicable.
4- Créer un glossaire
Il est nécessaire d’expliquer les acronymes, abréviations et tout vocabulaire technique utilisé dans votre document de procédure opérationnelle standard.
Si certains collaborateurs, habitués à cette tâche, comprennent ces termes, ce n’est peut-être pas le cas de l’ensemble des équipes — et une SOP doit rester accessible à toutes et à tous.
5- Ajouter des commentaires
Ajouter des commentaires et des notes peut aussi favoriser la compréhension, à condition de faire preuve de modération pour ne pas obtenir l’effet contraire.
3 conséquences majeures de la non-conformité aux SOPs
Baisse de la qualité et de la productivité
Une SOP s’inscrit dans une démarche de constante amélioration. Le but est d’augmenter la qualité d’un produit, de perfectionner un service, ou de travailler de façon plus efficace en répartissant mieux les tâches, le temps et les ressources.
La non-conformité à une procédure opérationnelle permanente, qui a été pensée pour atteindre un certain résultat, peut donc mener à une baisse de qualité ou de productivité.
Augmentation du risque d’accidents et d’erreurs
Un bon exemple de SOP définit clairement les problèmes et les risques auxquels les collaborateurs peuvent ou vont être confrontés, et permet d’effectuer une opération en toute sécurité. En effet, la santé des employés ou des consommateurs est parfois en jeu – utilisation d’une machine, normes de fabrication pour un médicament, etc.
C’est pourquoi il faut à tout prix éviter la non-conformité à vos procédures opérationnelles standard, en proposant un document intelligible.
Une SOP doit par ailleurs comprendre, si pertinent, des consignes à appliquer en cas d’incident.
Perte de temps
La non-conformité aux procédures opérationnelles permanentes entraîne immanquablement une perte de temps, pour plusieurs raisons :
- Le collaborateur n’a pas suivi la SOP, qui lui permettait d’optimiser son temps de travail,
- Les instructions n’étaient pas claires, ce qui a engendré des questions et donc des réponses à apporter, des changements à effectuer de la part de la direction ou du service en charge.
En rédigeant et en élaborant un exemple de SOP pour votre entreprise, vous devez mettre toutes les chances de votre côté pour que ce document soit consulté, utilisé et compris.
Pour cela, il est indispensable d’utiliser un logiciel de procédure opérationnelle standard spécifique ou un outil qui vous permet de créer des images ou vidéos explicatives.
Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran de TechSmith, propose des templates pratiques afin de créer des instructions de travail claires. Avec ses nombreuses options de partage, il vous permet également de demander l’avis de vos collègues avant de partager votre SOP !
Enfin, n’oubliez pas que mettre en place une analyse et un suivi de vos SOPs dans votre entreprise est capital.
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