Les 7 règles d’or pour une réunion efficace

Une réunion efficace est une rencontre qui, d’une part, possède un objectif clair et, d’autre part, ne peut pas être remplacée facilement.

Dans cet article, nous vous donnons sept conseils incontournables pour organiser une réunion efficace, ainsi que quelques astuces pour que tout se déroule à la perfection, même à distance.

Si pour vous, une réunion est synonyme de discussions interminables, de hors-sujet et de multitâche, consultez ce petit guide !

Une réunion efficace, c’est quoi ?

Une réunion efficace peut être caractérisée d’utile, tout simplement. Elle répond également à plusieurs critères :

• Se déroule de façon fluide et va droit au but,
• Commence et finit à l’heure,
• Donne l’occasion aux personnes présentes de participer activement,
• Mène à une décision ou au moins à la mise en place d’un plan d’action.

Plus important encore, une réunion efficace possède un objectif précis. C’est d’ailleurs ce qui ressort dans le dictionnaire en ligne Larousse, qui définit la réunion comme l’« action de réunir des personnes en un lieu à une fin déterminée ».

Une réunion peut avoir pour but :

• Le partage d’une information essentielle,
• La résolution d’un problème,
• La nécessité d’une prise de décision urgente,
• Le suivi d’un projet,
• L’onboarding d’un ou de plusieurs collaborateurs,
• Le besoin de faire appel à l’intelligence collective (session de brainstorming),
• L’envie d’un moment d’échange et de partage (team-building).

De nos jours, la réunionite est de plus en plus fréquente en entreprise. Ce phénomène désigne non seulement le fait d’organiser de trop nombreux rendez-vous d’équipe, mais aussi d’animer des réunions peu productives.

Parfois, une réunion en face à face est la meilleure forme de communication au travail. S’asseoir autour d’une table, discuter de ses idées et prendre des décisions fonctionne parfaitement dans un bon nombre de situations. Cependant, parce que cela fonctionne à certaines occasions, les entreprises ont tendance à avoir recours aux réunions trop souvent.

Pour organiser des réunions efficaces, assurez-vous donc d’avoir un besoin réel pour celles-ci !

7 conseils pour organiser une réunion efficace

Découvrez, dans cette section, les sept règles d’or pour organiser une réunion efficace, en présentiel ou à distance.

À savoir que parfois, jouer la carte de l’originalité peut captiver votre public, mais il faut toujours veiller à garder votre objectif à l’esprit !

1. Avoir recours à la méthode TOP

La méthode TOP est un outil simple et clé pour une réunion efficace.

Pour l’appliquer, il vous suffit de remplir les catégories suivantes :

• T, pour « thème » : notez le thème ou les sujets principaux de la réunion.
• O, pour « objectif » : quel est l’objectif de la réunion, ainsi que l’issue désirée ?
• P, pour « plan » : planifiez le détail du déroulement de la réunion.

Cet acronyme vous permet de vous préparer et de vous assurer que tout se passera de façon fluide. Vous gagnez du temps en offrant à vos collaborateurs une réunion courte et efficace.

Pour aller plus loin : il existe de nombreuses autres méthodes innovantes et avantageuses, que nous vous présentons dans l’article de blog « comment animer une réunion ».

2. Privilégier un petit comité

N’inviter que les collaborateurs concernés par l’ordre du jour est l’un des sept conseils clés pour organiser une réunion efficace. En limitant le nombre de personnes, vous créez un espace d’échange propice à la participation et à la collaboration.

Par ailleurs, en ne conviant que les personnes qui ont un intérêt à être présentes, vous réduisez les distractions — téléphones portables, bavardages, etc.

L’astuce : vous pouvez également laisser le choix à vos interlocuteurs d’accepter ou non votre invitation. Encore plus innovant : la réunion « portes ouvertes », où les participants partent quand ils le souhaitent afin de ne pas prendre de retard sur leur travail.

3. Vous poser les bonnes questions

Une réunion efficace est, par définition, incontournable. Elle possède un objectif précis et ne peut pas être remplacée par un e-mail ou une vidéo. Pour vous en assurer, répondez aux questions suivantes :

• Est-il nécessaire de rassembler vos collaborateurs pour partager cette information ?
• Est-ce que toutes les personnes concernées pourront être présentes au même moment (décalage horaire, emplois du temps) ?
• Est-il possible de remplacer votre réunion par l’utilisation d’un autre support de communication (vidéo, outil de gestion de projet) ?
• Est-ce que la prise de décision risque d’être interrompue par un manque de temps ?

Comprendre cela est important pour éviter la réunionite aiguë dans votre entreprise, qui peut entraîner la fatigue et la démotivation de votre équipe. En effet, dans une étude réalisée par Barco, un participant sur quatre assiste à 20 réunions par semaine, et la durée moyenne d’une réunion est estimée à 48 minutes.

Un petit calcul vous permettra à votre tour d’évaluer le temps que vous passez en réunion — et vous donnera peut-être envie de trouver des alternatives !

Pour vous aider : référez-vous au diagramme « Ai-je besoin d’organiser une réunion ? » de TechSmith.

4. Respecter votre temps et celui de vos collaborateurs

La ponctualité est l’une des clés d’une réunion efficace.

Tout d’abord, vous devez vous assurer que tout le monde soit à l’heure.

Voici quelques règles à instaurer :

• Demandez aux participants d’arriver cinq minutes en avance,
• Prenez l’habitude de commencer à l’heure, même si tout le monde n’est pas présent,
• Trouvez un moyen original d’inciter à la ponctualité — café et viennoiseries pour les premiers, cagnotte caritative (montant symbolique de préférence) pour les derniers !

Le temps de vos collaborateurs est lui aussi précieux. Suivez ces quelques astuces pour toujours terminer votre réunion à temps :

• Préparez votre réunion avec soin,
• Ne vous écartez pas du sujet,
• Demandez aux participants de respecter leur temps de parole s’il y a un tour de table,
• Nommez un animateur,
• Prévoyez du temps pour les questions.

À garder à l’esprit : vos collaborateurs ne vous en voudront pas si la réunion se termine plus tôt que prévu, surtout en télétravail où il est très facile d’enchaîner sur un autre projet.

5. Nommer un animateur

Pour organiser une réunion de travail plus efficace, nommez un animateur au sein de votre équipe.

Que vous organisiez une réunion en présentiel ou à distance, cette personne joue un rôle essentiel. Elle se charge de présenter les objectifs en début de séance, puis de contrôler la prise de parole et d’encourager la participation, avant de conclure avec un récapitulatif des décisions prises.

Cette fonction demande de faire preuve d’autorité, mais également d’empathie et de neutralité.

Bon à savoir : il existe d’autres rôles importants lors d’une réunion, comme le gardien du temps, le rédacteur du compte-rendu ou le responsable des outils digitaux.

6. Créer une ambiance conviviale, mais studieuse

Pour que votre réunion soit efficace, vous devez créer une ambiance conviviale et propice aux échanges — voire à l’esprit d’initiative. Néanmoins, un tel cadre demande d’instaurer des règles de bonne conduite.

Notamment :

• Lever la main pour prendre la parole,
• Écouter activement les autres participants,
• Ne pas regarder ses e-mails ou chuchoter pendant qu’une autre personne fait la présentation.

Notre conseil : plus la réunion sera claire, courte et interactive, plus vos participants auront envie de respecter ces quelques consignes. Si vous sentez que les participants sont distraits, n’hésitez pas à commencer la réunion par un moment plus décontracté, autour d’un café le matin par exemple. Prévoyez une pause bien-être — étirements, méditation, marche — si la rencontre se prolonge.

7. Conclure avec efficacité votre réunion et penser à l’après

En plus de terminer votre réunion par une conclusion claire, pensez à envoyer votre compte-rendu dans les 24 h suivant la rencontre. Ce document résume les sujets abordés et liste les prochaines étapes. Vous pouvez également mettre votre présentation à disposition des participants.

Une excellente idée consiste également à partager l’enregistrement de votre réunion. Utilisez un logiciel de capture facile à prendre en main comme Snagit de TechSmith. Vous pouvez envoyer la vidéo à l’aide d’un lien ou la télécharger sur votre espace de stockage.

Cela permet aux participants de pouvoir l’écouter à nouveau et aux personnes absentes (raison personnelle, autre réunion, décalage horaire) de ne manquer aucune information importante.

À penser : n’hésitez pas à demander un feedback aux participants afin de savoir comment améliorer vos prochaines réunions !

3 astuces pour que tout se déroule parfaitement, même à distance

Pour que votre réunion soit efficace et se déroule sans obstacle, vous devez penser à tout ! C’est pourquoi nous vous donnons trois astuces supplémentaires qui concernent notamment vos réunions à distance.

1. Préparer et tester votre matériel

Quand vous planifiez une réunion en présentiel, il faut penser à vous familiariser avec le matériel utilisé. Cela vaut aussi et surtout pour une visioconférence !

• Vérifiez que votre ordinateur est bien branché ou dispose de suffisamment de batterie,
• Testez votre microphone externe et votre caméra,
• Pensez à une solution alternative en cas de connexion internet défaillante,
• Réglez les paramètres de votre logiciel de visioconférence — salle d’attente, microphones désactivés, mot de passe, etc.

Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour commencer à l’heure, ne pas perdre de temps avec l’aspect technique le jour J et ainsi proposer une réunion efficace à vos collaborateurs.

2. Intégrer des éléments interactifs

Lors d’une réunion à distance, vous pouvez vraiment faire appel à l’intelligence collective !

Certaines fonctionnalités peuvent favoriser la concentration et la collaboration :

• Partage d’écran,
• Tableau blanc,
• Carte mentale,
• Sondages,
• Ateliers en sous-groupes,
• Réactions avec des émojis.

C’est important, car il est encore plus probable que certaines personnes fassent plusieurs choses en même temps lors d’une visioconférence. Vous pouvez également impliquer davantage vos collaborateurs en leur attribuant des rôles.

3. Bien organiser la prise de parole

Maîtriser le concept de la prise de parole en réunion n’est pas facile, surtout à distance.

Le tour de table

Très pratique pour briser la glace, le tour de table est particulièrement courant lors d’une visioconférence. C’est l’idéal pour permettre aux participants d’avoir une meilleure idée du nombre de personnes présentes, afin qu’ils sachent à qui ils s’adressent.

Lors d’une première rencontre, présentez-vous et demandez à tout le monde d’en faire de même, de façon succincte.

Pour un rendez-vous hebdomadaire, vous pouvez animer le début de votre réunion virtuelle en posant une question amusante à vos collègues ou en leur demandant de qualifier leur humeur du jour avec un ou deux mots.

Répartir le temps de parole

Combien de fois avez-vous déjà assisté à une réunion où deux ou trois personnes monopolisent le temps de parole ? Et où le reste des participants tente tant bien que mal de se faire entendre ?

Selon la personnalité, plus discrète par exemple, intervenir dans une discussion de groupe ou quand des responsables sont présents n’est pas toujours simple. C’est pourquoi il est important de mieux distribuer le temps de parole ou même d’inciter à communiquer différemment. Pourquoi pas à l’écrit, grâce au chat de votre outil de visioconférence ?

Si la réunion ne vous permet pas d’atteindre un bon équilibre, penchez-vous sur d’autres formes de communication, asynchrones ou en présentiel.

Planifier une réunion efficace : pourquoi est-ce important ?

Les réunions peu efficaces ou inutiles peuvent avoir un impact sur la productivité et le moral des employés.

Si une réunion semble incontournable, pour arriver à une prise de décision ou renforcer la cohésion d’équipe par exemple, alors gardez-la, mais appliquez nos sept conseils pour l’organiser avec brio ! L’important est d’avoir un objectif clair et de ne pas faire perdre de temps à vos collaborateurs.

Si, au contraire, vous pensez qu’une réunion peut être remplacée, sachez qu’il existe de nombreuses alternatives pour communiquer tout aussi efficacement.

Le logiciel Snagit, notamment, vous permet de capturer votre écran et d’enregistrer un PowerPoint facilement. Vous pouvez également commenter un document à l’oral ou vous adresser personnellement à votre équipe en face caméra.

Si vous pensez qu’il est trop difficile ou trop long de créer une vidéo au rendu professionnel, détrompez-vous ! Avec un outil tout-en-un intuitif, cela ne vous prendra que quelques minutes. Rappelez-vous que vous n’êtes pas en train de réaliser le prochain blockbuster d’Hollywood et que vos vidéos auront une durée de vie relativement courte. Souvent, il vous suffit d’ouvrir une présentation ou un tableur, et de parler tout en enregistrant votre écran.

Questions fréquentes sur les réunions efficaces