Efficacité et efficience d’une entreprise : quelle différence ?

Pour réussir, une entreprise doit trouver un équilibre entre efficacité et efficience.

Il existe en effet une différence subtile, mais essentielle, entre ces deux termes. La comprendre vous permettra de mettre en place le nécessaire afin d’optimiser vos ressources et d’atteindre les résultats souhaités.

Définitions, astuces et outils : on vous dit tout sur comment implémenter une bonne stratégie au sein de votre organisation.

Quelle est la différence entre efficacité et efficience en entreprise ?

La Banque de développement du Canada (BDC) offre une définition intéressante de l’efficacité et de l’efficience dans l’entreprise — en décrivant l’efficacité comme « la vitesse à laquelle les activités de l’entreprise se traduisent par des résultats pour l’entreprise » et l’efficience comme « la façon dont une entreprise transforme ses ressources […] en activités utiles pour l’entreprise. »

Une explication du site Formation Ressources Humaines permet également de mieux comprendre cette différence : « l’efficacité est d’arriver à destination, et l’efficience est de trouver le meilleur chemin pour y arriver. »

En résumé, la notion d’efficience est directement liée à :

• La meilleure façon de travailler,
• L’optimisation des ressources,
• L’amélioration des performances.

L’efficacité au travail, au contraire, sous-entend davantage :

• De prendre en compte la stratégie plus globale de l’entreprise,
• De choisir les bons objectifs,
• D’atteindre les résultats souhaités.

Par exemple, si une entreprise atteint un objectif, elle est efficace ; mais si tout s’est déroulé avec brio — problèmes minimes, pas de retard, organisation fluide, etc. —, on peut dire qu’elle a fait preuve d’efficience.

Dans une entreprise, vous devez donc combiner et miser à la fois sur l’efficacité et sur l’efficience — avec les astuces ci-dessous. Il est également judicieux d’auto-évaluer ses efforts et ses succès de façon régulière !

Astuces pour gagner en efficience au travail

Équilibrer la charge de travail

Pour gagner en efficience au travail, il convient de bien répartir les tâches afin d’éviter une surcharge pour une personne — ce qui serait contre-productif.

Voici quelques astuces :

• Mieux distribuer le travail — l’un des rôles du manager,
• Déléguer en externe,
• Automatiser certaines tâches,
• Établir un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, surtout en télétravail,
• Faire des pauses régulièrement,
• Apprendre à dire non ou demander à votre management de vous donner les moyens nécessaires quand cela n’est pas le cas,
• Utiliser des outils digitaux pour gagner du temps.

À ce sujet : soignez également la qualité de votre environnement de travail pour préserver votre sérénité et booster votre productivité !

Savoir donner et recevoir du feedback

Être efficace, mais surtout être efficient en entreprise, c’est aussi savoir donner et recevoir du feedback, pour plusieurs raisons :

• Apprendre à connaître les forces et les faiblesses au sein de l’équipe, pour mieux attribuer les rôles (en management),
• Remonter les problèmes afin de progresser lors de nouveaux projets ou d’améliorer l’organisation de l’entreprise,
• Recadrer si nécessaire — même s’il convient de toujours privilégier le feedback positif.

Une culture du feedback vous permettra de gagner en efficience au travail.

Rédiger des procédures et adopter de bonnes méthodes de travail

Travailler mieux, soit de manière plus efficiente, sous-entend d’organiser son travail de façon optimale.

Au niveau individuel, vous pouvez utiliser une méthode comme la technique Pomodoro ou le batching, qui permettent de bien gérer son temps et de booster sa concentration.

Au niveau de l’entreprise, il est intéressant d’établir des procédures de travail claires pour des tâches répétitives par exemple.

Renforcer la communication et la coordination au sein de l’équipe

L’efficience au travail englobe aussi le fait de communiquer de façon optimale.

Soit :

• Éviter les malentendus grâce à des échanges clairs et une communication transparente,
• Comprendre les rôles des autres départements et être capable de travailler ensemble,
• Améliorer la gestion de projet avec un outil collaboratif — en définissant des rôles, des étapes et des délais précis,
• Etc.

De nombreux outils digitaux vous permettent de mieux communiquer afin de gagner en efficience, mais aussi en efficacité dans l’entreprise.

Miser sur la formation

Une équipe formée est une équipe plus efficiente ! Boostez les compétences de vos employés et accompagnez-les dans le développement de leur potentiel grâce à des formations en lien direct avec leurs missions ou plus variées, par exemple pour enrichir sa palette de soft skills.

Astuces pour faire preuve d’efficacité au travail

Déterminer les bons objectifs

Car l’efficacité au travail peut se mesurer par l’accomplissement d’objectifs — entre autres — il est important de bien les choisir, mais également de les partager avec son équipe en toute transparence.

Ainsi, les collaborateurs peuvent inscrire leur travail dans une logique plus globale — une motivation non négligeable.

Établir des priorités

Il est aussi essentiel de définir des priorités — et encore plus si la manière de travailler, donc l’efficience au travail, n’est pas au point.

Évaluez donc ce qui est le plus important, par exemple ce qui peut aider à développer votre entreprise, ou ce qui est le plus urgent, comme un délai client à respecter. C’est indispensable pour obtenir les résultats souhaités.

Donner davantage d’autonomie aux collaborateurs

Adopter un style de management plus collaboratif et accorder davantage d’autonomie aux membres de l’équipe permet de :

• Impliquer les collaborateurs dans la vie de l’entreprise,
• Leur permettre de s’investir et de mettre à profit leurs compétences,
• Donner plus de voix aux salariés afin de les inciter à prendre des initiatives ou à partager leurs avis — pour une entreprise plus efficace, mais aussi plus efficiente.

Pour cela, il vous faut d’abord instaurer un climat de confiance grâce à une bonne communication d’équipe !

3 outils pour vous aider

Snagit, pour élaborer des procédures de travail claires

Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran, permet d’élaborer des procédures de travail plus claires au sein de l’entreprise — pour plus d’efficience et d’efficacité. Profitez de modèles prédéfinis pour créer des instructions visuelles avec des captures d’écran annotées et des légendes, en quelques clics.

Bon à savoir : ce logiciel se prête aussi parfaitement à l’envoi de feedback vidéo rapide entre collaborateurs.

Asana, pour gérer ses projets d’entreprise avec efficience et efficacité

Asana, outil de gestion de projet indispensable, permet d’améliorer la collaboration entre les membres d’une même équipe ou à travers plusieurs départements.

Il est idéal pour obtenir une vision plus globale des tâches en cours et suivre l’évolution des objectifs de façon plus sereine. Un gain de temps non négligeable, pour allier efficience et efficacité dans votre entreprise.

Jira, pour signaler et résoudre les problèmes

Enfin, Jira est un logiciel de gestion de projets et de suivi de bugs que l’on peut adopter pour optimiser le travail en équipe, faire remonter les problèmes rencontrés et les résoudre ! Cet outil propose des modèles, mais s’adapte aussi aux méthodes que vous utilisez.