6 astuces pour manager une équipe à distance avec succès

Quel que soit le contexte, manager une équipe à distance peut représenter un véritable challenge !

En vous dotant de quelques astuces et de bons outils de communication, vous pouvez non seulement relever ce défi, mais offrir à vos collaborateurs un cadre propice à leur épanouissement professionnel.

Découvrez, dans cet article de blog, tous nos conseils.

Zoom sur le travail à distance aujourd’hui

La tendance du travail à distance s’est accélérée, notamment suite à la pandémie de Covid-19. Ce modèle ne concerne plus uniquement les auto-entrepreneurs mais permet également aux salariés de travailler de chez eux ou de l’endroit de leur choix.

Selon une étude de la Dares, au mois de mai 2021, 26 % des salariés faisaient du télétravail au moins un jour par semaine et, parmi ce groupe, 31 % tous les jours.

Aujourd’hui, on constate une demande de travail hybride, un concept qui tire le meilleur parti du télétravail et du travail en présentiel. Un bon compromis pour les salariés comme pour les entreprises !

Manager une équipe à distance : quels défis ?

Manager une équipe à distance et sur site n’est pas comparable — surtout en matière de motivation et de cohésion de groupe.

En télétravail, vous devrez faire face à plusieurs défis, notamment dans les domaines suivants.

• La communication :  à distance, il n’est pas possible de se lever et d’aller poser une question à son manager. De plus, certains e-mails ou conversations à l’écrit peuvent être mal interprétés, le destinataire ne pouvant facilement déceler des signes d’encouragement ou d’empathie de la part de l’expéditeur.

• La collaboration : le télétravail ne permet pas de rassembler les collaborateurs autour d’une table ou dans une salle afin d’échanger des idées.

• L’inclusivité : le télétravail peut impacter la confiance en soi, en cas d’absence de feedback du manager ou de réaction de la part de ses collaborateurs. Manager une équipe à distance implique aussi de prendre en compte des environnements de travail très différents, certains moins propices à la concentration.

• L’équilibre entre vie privée et professionnelle : travailler à distance peut être à double tranchant, brouillant les frontières entre vie privée et vie professionnelle, ou au contraire offrant plus de temps pour les activités et les petits plaisirs du quotidien.

Manager une équipe en télétravail demande donc de bien s’organiser, de créer une boîte à outils digitaux pour son équipe et de s’adapter en permanence. Il faut aussi garder à l’esprit que le travail à distance comporte des avantages et qu’il convient d’en profiter.

6 astuces pour manager une équipe en télétravail

Faire confiance

C’est le principe numéro 1 du management d’équipe à distance ! Lâchez prise et faites confiance à vos collaborateurs.

En télétravail, une bonne idée peut être de définir des objectifs réalistes et d’utiliser un outil collaboratif afin d’obtenir une vue d’ensemble du projet.

Définir de bonnes pratiques

Une autre astuce est d’instaurer des règles pour le télétravail, et notamment pour communiquer efficacement et ne pas faire d’heures supplémentaires — cela vaut tant pour les collaborateurs que pour le manager.

Privilégier le format vidéo

La communication vidéo, plutôt qu’un e-mail ou une réunion, offre de nombreux avantages. Elle :

• Répond au défi des horaires flexibles, comme en travail synchrone, et des équipes situées à l’international,
• Est claire, concise et favorise l’engagement,
• Fait gagner du temps.

Ce format permet de manager une équipe à distance plus facilement.

Envoyer et demander du feedback

En télétravail, il est encore plus important en tant que manager de valoriser le travail individuel et collectif. Cela permet de motiver les collaborateurs, mais aussi de leur montrer votre soutien, même à distance. Cela stimule également la créativité et la prise d’initiatives.

N’oubliez pas, en tant que manager, de demander vous aussi un feedback régulier à votre équipe.

Renforcer la cohésion d’équipe

La cohésion d’équipe est d’autant plus importante à distance. Elle permet de favoriser l’entraide entre les collaborateurs et de lutter contre la solitude.

Vous pouvez par exemple :

• Conserver des moments en présentiel,
• Organiser des activités ou des rencontres virtuelles — pause café, atelier ou jeu,
• Prévoir des sessions de brainstorming en ligne ou opter pour un tableau blanc digital comme Mural.

Manager votre équipe à distance grâce à des points réguliers

Qui dit points réguliers, ne dit pas réunionite ou surcontrôle !

Mais il est important de garder le contact avec son équipe avec des visioconférences de groupe et des « one to one » — notamment car il est plus difficile à distance de repérer certains problèmes comme une surcharge de travail ou des tensions entre collaborateurs.

Des outils indispensables pour manager une équipe à distance

Pour manager une équipe en télétravail, il est indispensable de se doter d’outils digitaux de qualité.

Un outil de feedback: Snagit

Snagit est le logiciel de capture et d’enregistrement d’écran de Techsmith. Tout en étant très facile à prendre en main, il vous permet de faire des captures de votre écran et de les éditer pour créer des documents au rendu professionnel.

Quelques idées d’utilisation :

• Envoyer du feedback,
• Créer des documents d’onboarding,
• Créer des SOPs ou des processus faciles à utiliser,
• Extraire le texte d’une image,
• Illustrer un propos.

Un outil de communication : Microsoft Teams

Microsoft Teams, solution de visioconférence tout-en-un, s’avère pratique pour centraliser les communications à distance. Vous disposez ainsi d’une messagerie d’équipe et vous pouvez passer des appels si nécessaire. Ce logiciel comprend une fonctionnalité de tableau blanc afin d’échanger des idées, même en télétravail.

Un outil de gestion de projet : Asana

Asana est un outil collaboratif de qualité, parfait pour manager le travail d’une équipe à distance. Grâce à ce logiciel, vous pouvez définir des objectifs, distribuer des rôles et observer la progression de l’équipe.

Un outil pour le travail asynchrone : Timezone.io

Vous managez une équipe en télétravail aux quatre coins du monde ? L’outil Timezone.io, plutôt original, vous permet de connaître l’heure de chaque collaborateur ou contributeur externe. C’est pratique, notamment quand on souhaite organiser une réunion.

Un outil pour la cohésion d’équipe : Bonusly

Incitez les membres de l’équipe à valoriser leurs réussites respectives et à se remercier grâce à l’application Bonusly ! Le principe est simple : donnez des points et envoyez un message bienveillant au collaborateur de votre choix.