Communication asynchrone : comment améliorer ou remplacer les réunions?

Vous avez l’impression de passer votre temps en réunion ?

Vous n’êtes pas les seuls ! D’après une étude, nous passons environ un tiers de notre semaine de travail en réunion.

Malheureusement, cela ne nous rend pas meilleurs à ce que l’on fait, comme le montrent les statistiques suivantes :

• 71 % des cadres estiment que les réunions sont improductives et inefficaces,
• Nous passons 129 heures par an dans des réunions « non nécessaires »,
• Seulement 20 % des managers reçoivent une formation sur comment bien animer une réunion.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour améliorer vos réunions !

À condition de repenser votre approche, en tirant le meilleur parti du concept de travail asynchrone et en dédiant plus de temps au « deep work », soit le travail en profondeur.

Dans cet article, nous abordons les sujets suivants :

• La différence entre le travail asynchrone et synchrone,
• Comment les réunions affectent-elles la productivité,
• Les critères d’une « bonne réunion »,
• Comment la communication asynchrone peut vous aider à rendre vos réunions plus courtes et plus efficaces,
• Les types de réunions à remplacer par des communications vidéo asynchrones,
• Les avantages de choisir la vidéo asynchrone.

Quelle est la différence entre le travail asynchrone et synchrone ?

Avant de comprendre comment animer des réunions efficaces ou comment il est possible de les remplacer, penchons-nous sur les notions de travail asynchrone et synchrone.

Le travail synchrone sous-entend que tous les collaborateurs ont des horaires fixes et organisent des réunions afin d’avancer ensemble.

Différent du travail hybride, mais complémentaire, le travail asynchrone implique quant à lui l’idée de pouvoir collaborer efficacement sur un projet ou remplir les objectifs de l’entreprise même si ce n’est pas de façon synchrone. C’est ce que nous allons explorer dans cet article.

Comment les réunions affectent-elles la productivité ?

Plus vous passez de temps en réunion, moins vous en avez pour accomplir votre travail. Cela, a priori, va de soi !

Mais ce n’est pas tout. Les réunions peuvent aussi…

Inciter au « multitasking »

Quand les réunions s’accumulent, vous n’avez d’autre choix que de pratiquer le « multitasking », ce qui affecte votre capacité à vous concentrer.

Prenons un exemple : imaginez que vous travaillez sur une présentation sur des pommes, mais que vous devez vous arrêter pour rejoindre une réunion au sujet d’oranges.

Comme il faut du temps et de l’énergie au cerveau pour passer d’une tâche à une autre, vous ne pouvez pas dédier votre entière attention aux oranges pendant la réunion, puisque vous êtes toujours en partie concentré sur les pommes. Et, quand vous pouvez enfin revenir aux pommes, vous pensez encore aux oranges pendant un petit moment !

Laisser moins de temps pour le travail en profondeur

Les réunions coupent la journée, ne vous laissant qu’une heure ici, 20 minutes là pour terminer vos missions.

Il faut du temps au cerveau pour se lancer dans une tâche exigeante, comme une mission plus créative ou la résolution de problèmes. Seules des plages horaires plus longues et ininterrompues nous permettent de nous focaliser sur les tâches les plus importantes.

Quels sont les critères d’une réunion efficace ?

Parfois, pouvoir échanger et prendre des décisions de vive voix, de façon synchrone, est la meilleure manière d’avancer.

Mais savoir quand, pourquoi et comment va se dérouler une réunion, vous aidera à bien l’animer. En général, une réunion de qualité :

Possède un objectif clair. Si vous ne pouvez pas déterminer pourquoi cette réunion a lieu, il est préférable de ne pas la maintenir.

Est aussi courte que possible. Inutile d’accorder une heure à chaque réunion. Prévoyez uniquement le temps nécessaire pour obtenir le résultat souhaité.

Ne rassemble que les collaborateurs directement impliqués. Un trop grand nombre de participants peut faire déborder votre réunion, entre les conversations en aparté et les multiples distractions, et faire perdre du temps aux personnes qui ne se sentent pas vraiment concernées.

Il est d’autant plus important de soigner la qualité des réunions que dans le cadre du travail asynchrone, celles-ci s’avèrent moins nombreuses et plus difficiles à organiser.

Comment utiliser la communication asynchrone pour rendre ses réunions plus courtes et plus productives ?

C’est inévitable : animer une réunion efficace demande de la préparation. Mais cela mérite que l’on fasse des efforts !

Miser sur des formes de communication asynchrone au travail, comme des messages vidéo, peut vous aider à tirer le meilleur parti du temps synchrone dont vous disposez avec votre équipe.

Quand vous échangez des idées ou que vous prenez des décisions en direct, il y a souvent un avant-réunion, un contexte et des données essentielles qui viendront nourrir la conversation.

N’attendez pas le début de la réunion pour diffuser ces informations clés !

Si vous avez des diapositives, des statistiques ou des exemples utiles à votre portée, partagez-les à votre équipe grâce à un enregistrement — avec un logiciel de capture d’écran comme Snagit — comme vous l’auriez fait au début de la réunion.

Même sans expérience préalable, vous pouvez avec Snagit enregistrer facilement votre webcam, votre microphone et votre écran de façon simultanée afin de créer et de partager une vidéo en quelques minutes.

Les participants disposent ainsi de plus de temps pour digérer l’information et réfléchir à de potentielles questions, ce qui les encourage à participer activement à la discussion le jour venu.

Par ailleurs, la réunion est plus courte et le contenu informatif peut être visionné sans limites — l’idéal pour un mode de travail asynchrone ou à distance.

3 types de réunions qu’il faut remplacer par la communication vidéo asynchrone

Parfois, la manière la plus productive d’organiser une réunion, en travail asynchrone ou synchrone, est de ne pas l’organiser du tout !

En effet, s’il est fréquent de planifier des rendez-vous par habitude, il ne s’agit pas d’une bonne routine. Cela peut même engendrer le phénomène de réunionite, avec tous ses inconvénients.

Voici 3 réunions que l’on peut remplacer facilement.

Les réunions d’information

Toute réunion destinée à partager une information — actualité, partage de données, présentation de projet — peut être remplacée par une communication asynchrone, qui n’en sera que plus productive.

Vous pouvez enregistrer une vidéo avec Snagit afin de partager ces informations efficacement, comme vous le feriez lors d’une visioconférence sur Zoom ou d’une réunion en personne.

La fonctionnalité « image en incrustation » vous permet de faire apparaître l’image de votre webcam à l’écran lors de l’enregistrement. Il s’agit d’une excellente initiative pour créer une vidéo plus personnelle, surtout dans le cadre d’un travail asynchrone ou d’une communication à distance.

Les réunions qui répondent à la question « comment faire »

Imaginez que vous devez montrer à un collaborateur comment actualiser une page du site web de l’entreprise. Vous pouvez vous rendre à son bureau pour lui expliquer les différentes étapes. Ou, en télétravail, programmer un appel vidéo et partager votre écran.

Mais que ce soit en présentiel, en distanciel ou en travail hybride, il existe une meilleure solution pour le guider : la vidéo asynchrone.

Alors, démarrez Snagit et cliquez sur le bouton « Capture ». Détaillez la manipulation, pas à pas, comme vous le feriez devant lui. Quand vous avez fini, partagez la vidéo sous la forme d’un lien.

Votre collaborateur pourra ainsi retrouver l’information désirée quand il le souhaite. Vous pouvez également mettre cette vidéo à disposition des autres membres de l’équipe. Un gain de temps non négligeable !

Encore mieux, grâce à Screencast, il est possible de stocker et d’organiser ses tutoriels vidéo au sein de collections afin de les retrouver plus facilement.

Les réunions de feedback

Il est difficile, notamment dans le cadre d’un mode de travail asynchrone, de trouver un créneau qui convient à tout le monde pour une réunion de feedback. Et l’e-mail n’est pas la meilleure option.

Alors, utilisez Snagit pour partager un feedback positif ou constructif efficace ! Vous pouvez capturer l’intégralité de votre écran afin d’appuyer vos propos et de faire passer le message plus clairement.

Si vous partagez un feedback négatif, qui peut être difficile à entendre, n’hésitez pas à enregistrer votre webcam également. Votre collaborateur sera plus à même d’accepter le feedback sans s’offusquer s’il peut déceler des signes d’empathie ou d’encouragement dans votre gestuelle.

Communication asynchrone : les avantages de la vidéo

Chez TechSmith, nous utilisons depuis des années la vidéo asynchrone afin d’améliorer ou de remplacer les réunions de travail. Voici certains des bénéfices que nous avons pu constater.

Un travail ininterrompu

Grâce aux communications vidéo asynchrones, il n’est pas nécessaire de se limiter aux disponibilités de chacun. C’est notamment utile si votre entreprise a adopté le travail asynchrone ou est présente à l’international. Continuez, avec Snagit, d’échanger des idées, de communiquer des informations essentielles ou de prendre des décisions ensemble, même si ce n’est pas de manière simultanée.

Il faut savoir que quand vous partagez vos enregistrements sur Screencast, votre audience peut ajouter un commentaire à un moment précis de la vidéo. Ainsi, la conversation poursuit son cours, sans interrompre les collaborateurs dans leur travail.

Une participation plus facile

Même si vous parvenez à rassembler tous les collaborateurs dans une même salle, au même moment, il se peut que certains ne soient pas à l’aise avec l’idée de participer ou d’effectuer un feedback immédiat.

Laissez à votre équipe le temps de digérer l’information à leur rythme. Cela permet d’encourager la participation, d’éviter des réactions à vif et plus généralement de favoriser une communication bienveillante.

Dans tous les cas, les communications vidéo peuvent vous aider à booster l’engagement en travail asynchrone !

Une information claire et accessible

Selon une recherche de la Harvard Business Review, limiter le nombre de réunions pourrait vous permettre d’éviter nombre de malentendus.

Entre les conversations en aparté et les problèmes techniques, l’information se perd parfois en chemin, malgré tous nos efforts pour prendre des notes pendant la réunion.

Quand vous partagez une communication vidéo asynchrone au travail, l’information reste constamment accessible. Ainsi, un collaborateur qui a besoin d’éclaircir un point ou d’obtenir de l’aide peut la consulter à tout moment.

Moins de réunions inutiles, plus d’efficacité en travail asynchrone

Toutes les réunions ne sont pas mauvaises ! Mais nous avons tendance à en programmer plus qu’il n’en faut et de ne pas assez les préparer. Nous perdons alors du temps et il est plus difficile de se concentrer lors de sa journée de travail.

Malheureusement, nombre d’entre nous doivent rattraper ce retard en soirée ou pendant le week-end, ce qui peut mener à des burnouts ou à une baisse d’engagement des employés. Mais pas de panique. Grâce à des outils de capture et d’enregistrement d’écran de qualité, comme Snagit, vous pouvez adopter un mode de travail asynchrone et y exceller. Améliorez ou remplacez vos réunions, et reprenez enfin le contrôle sur votre agenda !