Biais de proximité et travail hybride : ce que vous devez savoir

Alors que les employés font leur retour au bureau, les entreprises qui ont opté pour le travail hybride doivent faire face à un défi : le biais de proximité.

Le biais de proximité consiste à accorder un traitement préférentiel aux collaborateurs que nous voyons régulièrement. Cette tendance peut également mener à la supposition erronée que les collaborateurs en présentiel sont plus productifs que ceux à distance.

Managers et employés se montrent soucieux des effets du biais de proximité et du travail hybride.

Voici les faits :

• Deux employés sur cinq pensent que passer moins de temps en face à face avec les dirigeants de l’entreprise aura un impact négatif sur leur évolution de carrière,
• Les potentielles inégalités entre les employés à distance et ceux en présentiel représentent la préoccupation principale de 41% des cadres.
• Selon une étude, les employés à distance sont moins susceptibles de recevoir une promotion comparés à ceux en présentiel, alors qu’ils sont plus productifs de 15 %.

Et pourtant, le travail hybride représente la nouvelle norme de travail. La plupart des employés préfèrent ce modèle ; un retour général au bureau n’est donc pas la solution.

C’est pourquoi il est plus important que jamais de prendre conscience de l’existence du biais de proximité et de s’assurer que tous les membres de l’équipe se sentent inclus.

La bonne nouvelle, c’est que les managers comme les employés peuvent prendre des mesures pour éviter ce biais de proximité au travail.

Dans cet article, nous abordons les sujets suivants :

• Comment la proximité influence l’image que l’on a de nos collaborateurs,
• Des exemples de biais de proximité dans un environnement de travail hybride,
• Ce que les managers et les directeurs peuvent faire pour éviter le biais de proximité,
• Comment les employés peuvent se rendre plus visibles à distance,
• Le secret pour réussir le travail hybride.

Comment la proximité influence l’image que nous avons de nos collaborateurs

Le cerveau prend sans cesse des raccourcis, en utilisant des processus pour simplifier l’information autour de nous afin de prendre des décisions plus efficaces.

Mais parfois, le cerveau interprète mal cette information, et cela a un impact sur l’exactitude de nos jugements. Dans le cas du biais de proximité, le cerveau surestime ce qu’il y a autour de nous et sous-estime ce qui ne l’est pas.

S’il est négligé, le biais de proximité peut créer une culture d’entreprise où les employés dans les locaux sont récompensés pour leur présence, avec des ressources et des promotions par exemple, alors que leurs homologues à distance sont laissés pour compte.

Comment se manifeste le biais de proximité dans un environnement de travail hybride ?

Le biais de proximité peut se manifester de différentes façons. Voici quelques exemples :

• En donnant davantage de projets passionnants ou d’opportunités d’évolution professionnelle aux employés en présentiel,
• En excluant les personnes à distance des discussions importantes ou des prises de décision,
• En offrant plus d’avantages aux collaborateurs en présentiel.

Si cela se passe souvent de façon inconsciente, savoir comment la proximité influence vos décisions peut vous aider à reconnaître ce phénomène et à le dépasser.

4 astuces à mettre absolument en place pour éviter le biais de proximité

La réalité du modèle hybride, c’est que nous devons adopter de nouvelles façons de collaborer.

Les membres de l’équipe qui travaillent à distance ne doivent pas passer après ceux en présentiel. Dans un environnement hybride, les directeurs les plus accomplis ont mis en place des processus permettant aux employés de s’épanouir, quels que soient le lieu et leurs horaires de travail.

1- Adopter en priorité une communication digitale

Quand tout le monde n’est pas présent physiquement, les décisions clés ne peuvent pas se prendre autour de la machine à café.

Adopter une communication digitale permettra d’éviter aux collaborateurs travaillant de chez eux d’avoir l’impression d’être laissés pour compte — et aux managers de s’éloigner du biais de proximité.

Ce qui signifie que quand une personne travaille à distance, tout le monde travaille à distance. Les formes de communication asynchrone et digitale devraient être la méthode par défaut, quel que soit le lieu de travail de l’employé.

Faites en sorte que toute discussion sur un projet ou une tâche se déroule sur une application digitale comme Slack ou Teams, afin que les personnes concernées puissent participer à la conversation.

Par ailleurs, biais de proximité ou non, les employés à distance ne seront pas les seuls à en tirer profit ! 

Une communication asynchrone comporte plusieurs avantages non négligeables :

• Elle permet aux employés de s’absenter sans avoir l’impression de prendre du retard,
• Elle facilite l’onboarding des nouveaux salariés,
• Elle permet de stocker l’information afin que les collaborateurs y aient accès par la suite.

2- Ne plus dépendre des réunions en temps réel

Quand votre équipe travaille depuis différents endroits et fuseaux horaires, dépendre d’une forme de communication synchrone peut se révéler frustrant et injuste. L’emploi du temps et la localisation peuvent empêcher tout le monde de participer pleinement à une réunion.

De plus, comme la plupart des employés de bureau, vous pensez sans doute perdre un bon nombre d’heures en réunion chaque semaine. C’est le signe que vous devez reprendre le contrôle de votre agenda.

Plusieurs types de réunion sont presque toujours plus efficaces dans un format asynchrone :

• Les mises à jour,
• Les présentations de projet,
• Les partages de données,
• Les formations informelles,
• Etc.

Quand vous programmez une réunion pour partager une information, enregistrez plutôt une vidéo !

Par exemple, imaginons que vous souhaitez présenter les résultats de la dernière campagne marketing de votre équipe. En visioconférence Zoom, vous partageriez sans doute votre écran, afin de montrer le tableau de bord et expliquer ces résultats.

Avec un outil de capture d’écran comme Snagit, il est possible de faire la même chose, en moins de temps, sans interrompre la journée de travail de votre équipe avec une énième réunion — et sans laisser personne derrière.

En seulement quelques minutes, vous pouvez créer une courte vidéo et l’envoyer à votre équipe afin qu’elle la visionne à son rythme (et même en vitesse x1.5). Snagit vous permet d’enregistrer votre écran et votre caméra de façon simultanée, reproduisant la sensation d’une réunion virtuelle ou en personne.

Restent bien sûr les moments où les réunions en temps réel se révèlent plus adaptées. Mais pour vous assurer d’inclure chaque membre de l’équipe et ne pas tomber dans le piège du biais de proximité, vous pouvez :

• Demander aux collaborateurs de se connecter individuellement aux réunions virtuelles, afin de prévenir les conversations en aparté,
• Vous assurer que tout le monde possède l’équipement nécessaire — caméra, microphone et bonne connexion — pour être pleinement présent,
• Enregistrer la réunion pour la mettre à disposition des personnes qui n’ont pas pu y assister.

3- Mesurer la performance des employés grâce à leur productivité

Dans un environnement de travail plus classique, les employés peuvent essayer de faire bonne impression en arrivant les premiers au bureau et en repartant les derniers à la fin de la journée.

Mais se concentrer sur les heures de présence comme indicateur de performance n’est pas une bonne idée, surtout si vous vous inquiétez du biais de proximité. Les collaborateurs se sentiront obligés d’être toujours connectés quand ils travaillent depuis la maison pour pallier leur manque de présence physique.

Changez plutôt votre état d’esprit afin de vous focaliser moins sur le temps passé au bureau ou en ligne, et plus sur la qualité et la quantité de travail produite par vos employés.

4- Prendre conscience du biais de proximité

Il est naturel, quand vous travaillez dans le même espace qu’un employé, d’avoir davantage d’occasions d’observer son travail, lui faire part de votre feedback et reconnaître ses réussites.

Pour manager une équipe hybride de façon efficace, vous devez prendre conscience de ce risque de biais de proximité et donc de traitement préférentiel des personnes présentes physiquement.

Commencez par garder une trace de quand et de comment vous interagissez avec votre équipe en personne et virtuellement et repérez d’éventuelles inégalités.

Vous constaterez peut-être que vous donnez du feedback plus fréquemment en vous rendant dans les locaux. Si c’est le cas, les employés entièrement à distance peuvent passer à côté d’opportunités d’améliorer leur travail.

Intégrer des formes de feedback virtuel dans votre communication peut aider à rééquilibrer les chances entre collaborateurs à distance et en présentiel.

Comment ne pas se faire oublier lorsqu’on travaille à distance ?

Ce n’est pas un secret : le travail à distance peut vous donner l’impression d’être isolé. Plus de la moitié des personnes ayant commencé à travailler à distance pendant la pandémie du Covid-19 se sentent moins connectées à leurs collaborateurs.

Mais, avec quelques efforts, vous pouvez toujours tisser des liens significatifs avec vos collègues et donner le sentiment à votre équipe d’être présent même quand vous travaillez loin du bureau.

1- Allumez votre caméra en réunion virtuelle

De nombreuses personnes n’aiment pas se montrer à la caméra. De plus, le phénomène nommé « Zoom fatigue » est bien réel. Cependant, la visioconférence peut nous aider à nous sentir connectés même quand nous ne nous trouvons pas dans le même espace physique.

Quand vous vous montrez à la caméra lors d’une réunion, vos collègues peuvent observer vos expressions et mieux comprendre qui vous êtes et ce que vous dites.

Allumer sa caméra aide tout le monde à mieux vous connaître et vous permet également de communiquer plus efficacement. Des recherches ont même conclu que la visioconférence peut créer un sentiment de proximité.

2- Remplacez la communication textuelle

La communication asynchrone est essentielle afin que les équipes hybrides et décentralisées restent sur la même longueur d’onde. Mais parfois, le côté « humain » peut manquer.

Nous optons souvent par défaut pour des outils de communication textuels. Pourtant, des études montrent que la plupart des personnes comprennent mieux l’information quand elle est partagée de façon visuelle.

Alors, la prochaine fois que vous vous préparez à envoyer un long e-mail, pensez-y à deux fois ! Un message vidéo peut s’avérer plus efficace.

Par exemple, en cas de partage de feedback, la communication textuelle peut vite mener à des malentendus. Au contraire, quand vos collaborateurs entendent votre voix et vous voient à l’écran, ils n’auront sans doute pas besoin d’explications — ou peu.

Mieux encore, avec Snagit, vous pouvez enregistrer votre écran et attirer le regard de votre collaborateur sur certains aspects du projet qui demandent son attention, avec des flèches et d’autres annotations.

Ce qui aurait pu être un fil de discussion par e-mail sans fin et portant à confusion peut donc devenir une communication qui ressemble davantage à une interaction en face à face.

3- N’hésitez pas à vous rapprocher de vos collaborateurs

En matière de développement professionnel, le biais de proximité peut faire pencher la balance du côté des collaborateurs en présentiel.

Par exemple, quand les équipes de direction travaillent principalement depuis les locaux, les salariés en présentiel leur viendront peut-être plus rapidement à l’esprit quand de nouvelles opportunités émergent.

Vous pouvez aussi booster votre carrière en demandant de façon proactive des conseils et l’aide de vos collaborateurs.

Nous avons des difficultés à demander l’avis des autres, car nous avons peur de les déranger ou de paraître incompétents. Et pourtant, des études montrent que demander conseil aide à établir un lien significatif avec ses collègues et à faire bonne impression sur ses tuteurs.

Article traduit et adapté de l’anglais