Il devient aujourd’hui crucial pour une entreprise, avec la normalisation du télétravail, de bien communiquer à distance.
Travailler depuis chez soi présente de nombreux enjeux. Les collaborateurs peuvent se sentir isolés, manquer d’interaction ou encore ne pas établir une frontière bien définie entre la sphère professionnelle et celle de la vie privée.
Pour garder une équipe motivée et soudée, vous devez bien penser votre communication à distance. Dans cet article, nous vous donnons 3 méthodes indispensables pour la réussir.
Qu’est-ce que la communication à distance ?
Définition de la communication à distance
La communication à distance est tout simplement le fait de communiquer de façon virtuelle, grâce aux outils numériques, au sein d’une entreprise.
La situation engendrée par la pandémie de Covid-19 en 2020 a changé notre façon de travailler. Selon une étude menée par le groupe Malakoff Humanis en 2021, le nombre de jours en télétravail fin 2020 était de 3,6 par semaine, contre 1,6 fin 2019.
De plus, certaines entreprises fonctionnent aujourd’hui entièrement à distance, ne possédant aucun bureau physique.
Il y a donc de fortes chances pour que vous deviez, à un moment ou à un autre, communiquer à distance, par nécessité ou par choix.
Communiquer à distance : comment réussir ?
Bien communiquer à distance est important, tant pour le bien-être des employés, que pour l’efficacité de votre organisation.
Nous vous donnons, ci-dessous, quelques clés pour réussir votre communication à distance :
- S’assurer de la réception des messages importants par tous les collaborateurs,
- Communiquer de façon extrêmement claire,
- Encourager les interactions au sein de l’équipe et entre les différents départements,
- Prendre en compte la diversité de profils des employés (vie familiale, moins d’accès à la technologie, etc.),
- Respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des salariés (ne pas envoyer d’e-mails après les heures de travail par exemple),
- Montrer de la reconnaissance et faire confiance à ses collaborateurs,
- Partager les valeurs de l’entreprise et faire preuve de transparence, pour une bonne communication interne à distance.
En résumé, il convient de mettre en place des échanges régulière, dans la limite du raisonnable, au sein de son équipe pour réussir sa communication à distance.
Dans ce qui suit, nous partageons 3 méthodes indispensables pour cela.
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Méthode 1 : trouver le bon outil de communication
Choisir un outil selon vos besoins
Une bonne communication à distance, c’est aussi et surtout un outil qui vous permet de mettre en place les échanges nécessaires.
Si cela dépend de vos besoins et de ceux de votre entreprise, il doit idéalement remplir les critères ci-dessous :
- Compatibilité avec plusieurs appareils,
- Facilité d’accès,
- Possibilité de se voir grâce à la caméra,
- Partage d’écran,
- Fonctionnalités interactives (sondages, etc.),
- Option d’enregistrer les réunions ou de mettre en place un type de communication asynchrone.
À vous d’étudier le meilleur outil pour votre entreprise, en faisant un comparatif des logiciels de visioconférence ou de chat.
Zoom
Zoom est un logiciel de visioconférence parfait pour communiquer à distance au travail. Son avantage principal réside dans sa facilité d’utilisation et le fait qu’il reste accessible à tous. En effet, il suffit d’un lien de connexion pour inviter un collaborateur en réunion.
Ses plus pour la communication à distance :
- Interface intuitive,
- Les Zoom Apps pour mieux organiser son travail et/ou favoriser l’interaction entre collègues,
- Tableau blanc,
- Pour des conversations tant formelles qu’informelles,
- Synchronisation avec votre calendrier,
- Possibilité d’enregistrer les réunions,
- Grand nombre de participants.
Entre autres !
Microsoft Teams
Microsoft Teams est également un outil de visioconférence extrêmement complet et particulièrement adapté pour la communication à distance.
Ses plus pour communiquer à distance :
- Parfait pour des réunions, conversations écrites ou appels informels,
- Avec des outils de collaboration très pratiques,
- Bonne réputation au niveau de la sécurité,
- Enregistrement des sessions live,
- Stockage des documents,
- Synchronisation des calendriers,
- Réunions avec un grand nombre de participants.
Plus qu’à choisir entre ces deux outils et bien d’autres disponibles aujourd’hui, afin d’assurer une excellente communication à distance avec votre équipe !
Méthode 2 : envoyer un feedback personnalisé
L’importance d’un feedback constructif
Il est utile et efficace, pour booster la motivation de son équipe et permettre une bonne communication à distance, de partager un feedback constructif avec ses collaborateurs !
Vous montrez ainsi votre gratitude et votre soutien, tout en instaurant un climat de confiance.
Mais attention, il existe certaines règles pour que cela fonctionne. Par exemple, il convient de toujours commencer un retour sur une note positive et d’offrir des pistes d’amélioration, et de ne jamais faire de leçon de morale. De plus, soyez régulier !
Filmer une vidéo de feedback avec le logiciel Snagit
L’une des clés d’un bon feedback, c’est aussi la clarté. Et surtout à distance. Une solution est donc de créer une courte vidéo de feedback, pourquoi pas avec le logiciel d’enregistrement Snagit de TechSmith.
Grâce à Snagit, vous pouvez enregistrer tout votre écran ou une fenêtre uniquement, avec votre voix et votre caméra, pourquoi pas pour commenter un document rédigé par un collaborateur.
Vous pouvez aussi capturer plusieurs images de votre écran et les annoter, puis les rassembler dans une seule vidéo de feedback.
Et pour une meilleure communication à distance, proposez toujours de vous rendre disponible afin d’en discuter.
Téléchargez la version d’essai gratuite de Snagit pour envoyer dès maintenant du feedback vidéo à vos collaborateurs.
Pour aller plus loin : 3 méthodes pour un feedback vidéo rapide et efficace
Et si c’était facile de communiquer à distance ?
Téléchargez la version d’essai gratuite de Snagit et réalisez facilement des captures d’écran, puis éditez vos captures. Tout est possible !
Méthode 3 : maintenir une « positive attitude » grâce à la communication informelle
Il est important, même (et surtout) à distance, de maintenir la communication informelle tant pour le bien-être que la motivation de vos employés.
Pour conserver la « positive attitude » au sein de votre équipe, vous pouvez par exemple :
- Adopter un outil de chat efficace,
- Prévoir des rendez-vous informels en visioconférence,
- Célébrer les anniversaires et autres moments marquants dans l’année, même à distance,
- Organiser un team building virtuel.
Pour recréer l’atmosphère des pauses café au travail ou favoriser l’interaction entre les collaborateurs, ne négligez pas ces échanges informels et leurs avantages dans le cadre de votre communication à distance !
