Il existe différents types d’échanges entre les collaborateurs d’une même entreprise, qu’on peut rassembler sous deux termes : communication formelle et communication informelle. De forme écrite ou orale, celles-ci ne remplissent pas les mêmes fonctions.
Dans cet article, nous faisons le point sur la communication informelle en entreprise, sur ses avantages et sur son importance au travail, notamment suite aux contraintes imposées par la pandémie de Covid-19.
Qu’est-ce que la communication informelle ?
Courte définition de la communication informelle en entreprise
En quelques mots, la communication informelle en entreprise désigne toutes les conversations entre collègues qui ont lieu spontanément, que ce soit à la machine à café ou sur la messagerie interne.
Ces échanges sont tant personnels que professionnels, mais ne possèdent aucun cadre défini et sont libres, sans contrôle des personnes aux commandes. Cette communication fait partie du quotidien de toute société, quels que soient sa taille et son secteur.
Quelle différence entre communication formelle et informelle ?
La communication formelle, quant à elle, rassemble toutes les informations transmises de façon officielle, généralement de la direction à l’ensemble des employés. Partie intégrante de la communication interne, celle-ci est plus encadrée.
Elle s’oppose donc, ou s’associe, à la communication informelle.
Il est important de faire la différence et de reconnaître les avantages de chacune, communication formelle et informelle, pour son entreprise. Mais aussi et surtout, de comprendre qu’il faut un équilibre entre les deux !
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3 avantages de la communication informelle en entreprise
La communication informelle en entreprise, en complément de la communication formelle, offre de nombreux bénéfices.
Convivialité au travail
Le travail occupe une grande partie de notre temps. Le quotidien serait donc bien triste si nous n’avions pas accès à une forme de communication informelle au sein de l’entreprise, n’est-ce pas ?
Ces échanges, quand on arrive le matin, lors de la pause déjeuner ou sur la terrasse aux beaux jours, apportent un peu de bonne humeur sur le lieu de travail. L’environnement professionnel en devient bien plus convivial.
Et, avec un peu de chance, vous avez même la complicité d’une « work wife » ou d’un « work husband » ; meilleur compagnon au travail !
Sentiment de cohésion
La communication informelle en entreprise offre aussi le sentiment d’appartenir à un groupe. Ces échanges permettent de créer du lien entre les collaborateurs et de se sentir moins isolé en tant qu’individuel.
Une équipe plus unie est d’ailleurs l’un des objectifs de la communication interne. C’est donc un avantage pour tous, d’abord pour l’équipe, mais aussi pour les dirigeants.
Souvent plus humaine, elle donne l’opportunité aux employés de discuter des difficultés rencontrées et des enjeux liés à leur rôle, et éventuellement de trouver des solutions ensemble, un gain de temps pour les dirigeants.
Alors si vous pensez que la communication informelle en entreprise est gage de non-efficacité au travail, détrompez-vous !
Circulation des informations
Ces échanges sont aussi une façon de faire circuler des messages officiels, même s’il faut faire attention à la mauvaise interprétation de ceux-ci !
La communication informelle en entreprise permet en effet de traiter et de digérer la communication formelle :
- En la rendant plus compréhensible,
- En la mentionnant à un collègue qui aurait manqué un message important,
- En exprimant son avis ou en émettant un doute de façon plus libre.
Cela permet aux employés d’être entendus, mais également aux managers de prendre le pouls de la situation ou d’avoir une idée du ressenti général, suite à une annonce officielle par exemple.
Bien sûr, la communication informelle en entreprise a également ses limites, et son efficacité dépend de nombreux facteurs.
La communication informelle à distance
Avec l’augmentation récente du télétravail, la communication informelle a diminué et/ou considérablement changé dans les entreprises.
Il est pourtant crucial de l’intégrer et même de l’encourager quand les circonstances ne la permettent pas, afin de maintenir un climat émotionnel positif au sein de l’équipe, et pour les raisons citées ci-dessus. Le télétravail peut, par ailleurs, avoir pour conséquence l’isolement de certains employés.
Pour pallier ce problème, il peut donc être bénéfique de combiner présentiel et distanciel au travail si cela est possible, ou de donner des occasions d’échanges informels entre les employés en cas d’éloignement géographique.
Voici quelques idées de communication informelle en entreprise et à distance :
- Visioconférences avec jeux (grâce aux Zoom Apps par exemple),
- Pauses café virtuelles, essentielles pour garder le moral,
- Afterworks en ligne,
- Célébration d’événements clés dans l’année,
- « One to one » entre collègues,
- Canaux sur des sujets divers (sport, culture, etc.) sur le chat de l’entreprise.
En comprenant l’importance de la communication informelle pour votre entreprise et en faisant preuve de créativité, vous permettrez ainsi à votre équipe de tisser des liens et d’avoir l’occasion de se déconnecter, même virtuellement.
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L’outil idéal pour faciliter la communication informelle au sein de votre équipe
Pour conserver la communication informelle dans une entreprise distante (partiellement ou entièrement), il est judicieux de se doter d’outils pratiques, logiciels de visioconférences, applications de messagerie instantanée, etc.
Un logiciel vidéo ou d’enregistrement d’écran peut également faciliter la transmission et la compréhension de certaines informations, ou les rendre plus divertissantes et captivantes.
Snagit, de TechSmith, est un outil simple à utiliser et qui présente une interface très intuitive. Il permet entre autres de :
- Faire des screenshots et les annoter,
- Enregistrer son écran, sa voix et sa caméra,
- Capturer une fenêtre uniquement,
- Créer des GIFs à partir de vidéos.
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Snagit s’avère pratique pour expliquer un processus compliqué à un collaborateur de manière informelle, comme vous l’auriez fait sur le lieu de travail, ou envoyer un message personnalisé à un collègue. Ou encore, pour égayer les échanges formels et les conversations informelles avec un GIF !
Pour savoir comment cet outil peut vous aider à tirer parti de la communication informelle en entreprise, même à distance, téléchargez une version d’essai gratuite de Snagit.
