Entreprise : SoftwareONE
Secteur : gestion des services informatique
Défis : Coûts, ressources, mise à jour des supports de formation interne de l’entreprise, évolutivité…
Solution : création et partage de vidéos de formation avec TechSmith Camtasia et Snagit
Une formation interne en entreprise efficace a un impact positif sur la capacité de travail des salariés. C’est un système facile et rapide. Il permet de se passer d’une équipe de formation sur place pour la mise à niveau du personnel. C’est pourquoi de nombreuses entreprises telles que SoftwareONE (groupe mondial de plus de 3 000 consultants en gestion de portefeuille) choisissent d’utiliser les vidéos d’apprentissage pour leurs formations internes.
« Le fait de pouvoir se former n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil permet aux salariés de rester motivés et proactifs », explique John Mayes, responsable mondial des ressources humaines de SoftwareONE. « Ces vidéos de formation permettent aussi d’avoir une meilleure bibliothèque d’apprentissage et de réduire considérablement les coûts de déplacement. » Jusqu’à présent, les vidéos éducatives de SoftwareONE ont généré plus de 40 000 vues par an. Mais qu’est-ce qui fait le succès des vidéos de formation professionnelle de l’entreprise ? Examinons cela de plus près.
Contexte
Les consultants de SoftwareONE accompagnent les clients dans la gestion des portefeuilles de logiciels en réduisant la complexité, les coûts et les risques, mais aussi en rendant leur environnement informatique plus flexible. Le défi est double car l’équipe de SoftwareONE doit à la fois maîtriser le logiciel vendu et se tenir au courant des dernières tendances technologiques. Elle doit également disposer d’une expertise en informatique suffisante pour s’adapter aux évolutions des besoins commerciaux, ainsi qu’aux changements technologiques et infrastructurels. Avec une équipe plurilingue répartie sur 145 pays, SoftwareONE rencontrait des difficultés pour former ses salariés.
L’entreprise a dû trouver une solution en interne pour les former efficacement aux différents logiciels, ce qui nécessitait une approche individuelle et des programmes de formation adaptés aux besoins de chaque client. Trouver la bonne solution a été un véritable défi. En effet, le programme de formation interne en entreprise devait inclure :
- La création de vidéos
- Les prestations
- Différents thèmes de cours
- Du contenu cohérent disponible dans de nombreuses langues
Coûts
Former les salariés et les consultants dans tous les pays où ils travaillent aurait été infaisable et reviendrait beaucoup trop cher. L’entreprise devait donc trouver une solution garantissant la même qualité de l’enseignement que la formation individuelle, tout en évitant ses contraintes pratiques et économiques.
Ressources
La méthode traditionnelle de formation interne en entreprise présentait plusieurs inconvénients pratiques. Un nouveau collaborateur devait par exemple attendre plusieurs mois avant de pouvoir participer à des formations internes. En outre, durant sa formation, l’employé n’était pas disponible pour les clients.
Non seulement cette méthode était coûteuse, mais elle engendrait aussi un manque à gagner. Il convenait donc d’en changer.
Evolutivité
Il est difficile de former au même niveau d’expertise des salariés dispersés sur tous les continents. Le défi consistait à utiliser du contenu spécialisé avant de l’adapter de manière évolutive à un catalogue de produits multilingue. Directeur mondial du développement et de l’apprentissage, Stephan Cadisch a relevé ce défi en partant de zéro, c’est-à-dire sans système ni créateur de contenu.
« Créer une solution cohérente pour former des salariés situés aux quatre coins du globe sur des programmes de formation évolutifs n’est pas simple », témoigne Stephan Cadisch.
Initialement, il n’existait pas de programme interne permettant de former des experts produits SoftwareONE. Ainsi, Stephan Cadisch a décidé d’en lancer un en 2010 et a formé une équipe spécialisée dans la vente des solutions de l’entreprise. Persuadée qu’elle ne parviendrait pas à régler le problème, la direction de SoftwareONE a alloué d’abord un budget modeste au processus de formation initiale. Avec ces fonds, Stephan Cadisch a acheté des licences Camtasia, Snagit et Quickshare. Ainsi, son équipe a pu entamer la création de vidéos destinées à partager son expertise sur le catalogue de logiciels de l’entreprise via l’intranet. Après seulement trois mois, la première vidéo de formation avait été visionnée plus de 3000 fois. Cela a impressionné la direction et lui a permis d’apprécier rapidement la valeur de la plateforme de cours en ligne.
« L’enregistrement des diapositives Powerpoint sur Camtasia permet à des débutants de créer des vidéos dans un délai raisonnable », explique Stephan Cadisch. « Nous utilisons également d’autres logiciels mais 95 % des supports de nos formations internes sont élaborés avec Camtasia, en raison de la simplicité du logiciel. »
L’équipe de formation et de développement compte maintenant 50 personnes. Elle a créé plus de 1 400 vidéos de formation avec Camtasia, générant plus de 40 000 vues par an.
Création de vidéos de formation
La charge de travail pour la préparation des supports de formation se limite à l’essentiel, c’est-à-dire à la création de vidéos et d’enregistrements d’écrans. L’équipe de création des supports vidéo d’apprentissage élabore le programme, tandis que les experts métiers font des enregistrements d’écran avec Snagit. Ils y partagent leurs connaissances sur le sujet abordé.
« Les experts métiers utilisent Snagit pour créer une base de données avec toutes les informations que nous leur demandons », explique Alexander Muenzberg, spécialiste de la conception des vidéos d’apprentissage de l’antenne allemande de SoftwareONE. « Quand les experts métiers ont terminé d’enregistrer les informations sur leurs sujets, ils les transmettent à l’équipe de conception des vidéos d’apprentissage qui peut alors créer une vidéo de formation plus académique avec Camtasia. »
La collaboration avec des experts est essentielle pour optimiser le programme de formation interne de SoftwareONE. Mais les informations sont difficiles à obtenir car ils ont un emploi du temps très chargé. « Nous briefons donc à l’avance nos experts métiers sur les informations dont nous avons besoin pour éviter d’en manquer ou qu’elles soient inappropriées », déclare Alexander Muenzberg.
Répartir les tâches entre les différents groupes tout en créant un contenu de formation de qualité est le plus chronophage pour les experts métiers. Comme il est possible de modifier les vidéos, le processus est par la suite entièrement adaptable. Cela est essentiel pour que la formation reste d’actualité.
« J’aime également les possibilités que nous offrent Snagit et Camtasia. Ces logiciels sont très utiles et garantissent de bons résultats. Si nous voulons inclure des questions et des tests dans les vidéos de formation, il nous suffit de transférer le fichier Camtasia dans un autre logiciel de création de cours en ligne. »
Après visualisation des cours et des contenus des vidéos, l’équipe adéquate les partage sur la plateforme de formations internes de l’entreprise ONE|University.
Thèmes des vidéos et des programmes de formation
Les cours créés par l’équipe mondiale de formation et de développement abordent aussi bien les logiciels vendus par le groupe que les formations internes dispensées. Les vidéos présentent les procédés de ventes, de gestion de projets, d’optimisation et bien plus encore.
L’entreprise SoftwareONE tient à ce que les consultants connaissent parfaitement ses produits. Son programme de formations internes possède ainsi neuf niveaux différents que les salariés doivent valider pour devenir des experts. La société optimise et actualise ses programmes en permanence. Avec des sujets déterminés par et pour les salariés, l’intranet ONE|Tube complète le programme de formation interne officiel de l’entreprise. SoftwareONE offre également des formations classiques en salle.
L’entreprise fait souvent appel à des partenaires pour présenter ses tout derniers logiciels. SoftwareONE tourne la démo en direct et la transforme en vidéo de formation pour diffuser les connaissances du présentateur, ce qui est également très utile pour les contenus vidéos destinés à « la formation des formateurs ».
Mise à jour des supports de formation interne de l’entreprise
SoftwareONE vient d’ajouter les chefs de produits à son processus. Ces derniers travaillent étroitement avec les fournisseurs de logiciels de son catalogue pour préparer le lancement de nouveaux produits. L’objectif est aussi de revoir et comprendre les feuilles de routes des produits et expliquer les changements en cours. Les chefs de produits coopèrent ensuite avec l’équipe adéquate pour mettre à jour les contenus des vidéos de formation interne de l’entreprise. Ainsi, les consultants de SoftwareONE sont toujours informés des dernières modifications. L’équipe mondiale de formation et de développement collabore avec le support technique interne pour avoir une bonne connaissance des questions et préoccupations des clients. Les créateurs des contenus peuvent ainsi concocter et mettre à jour les sujets des vidéos de formations internes pour une adaptation rapide des consultants.
Résultats et retour sur investissement
S’il est difficile d’établir une corrélation directe entre les formations internes et le chiffre d’affaires de l’entreprise, SoftwareONE reconnaît les qualités indéniables des vidéos de formation.
« L’utilisation de Camtasia et de Snagit nous a permis de réduire nos coûts car tous nos salariés peuvent créer des vidéos à partir de leurs expériences », explique John Mayes. « Tous ces exemples sont transformés en tutoriels par notre équipe de formation et de développement. » L’entreprise a réalisé des économies colossales en passant à un modèle de formations internes à distance.
Les salariés se forment beaucoup plus vite et leur niveau d’expertise augmente grâce aux programmes de formations internes par palier. Un collaborateur doit visionner et assimiler neufs niveaux de cours pour devenir expert ou « ceinture noire ». C’est grâce à notre équipe de spécialistes qualifiés que nous décrochons des contrats importants rapidement.
« La majeure partie de nos salariés nous a dit avoir préféré les cours vidéo aux PDF ou PowerPoint classiques. On peut facilement ajouter des sous-titres à ces vidéos », explique Alexander Muenzberg.
En plus de la mise à jour des vidéos précédentes, l’équipe de formation et de développement a donc créé 130 vidéos de formation supplémentaires pour une seule des entités de l’entreprise, ce qui s’inscrit dans ses objectifs annuels. Le programme de formations internes de SoftwareONE s’est avéré si fructueux que l’entreprise a adopté le concept de la formation et de l’apprentissage optionnel. Elle crée des vidéos de formation à l’aide du logiciel Snagit de TechSmith et les partage ensuite sur son intranet, ONE|Tube. N’importe quel employé peut créer une vidéo sur le sujet de son choix pour permettre aux autres de progresser.
« Apprendre des autres est motivant. Les salariés préfèrent créer des vidéos plutôt que des textes et cette solution leur convient parfaitement », déclare Stephan Cadisch. « Les vidéos sont publiées et partagées dans le monde entier. Nos salariés sont majoritairement jeunes. Ils adhèrent totalement au concept des vidéos de formation. Le phénomène s’est donc logiquement répandu dans toute l’entreprise. »
Notre future plateforme de formations internes
La mise en place d’une équipe mondiale de formation et de développement en charge des programmes de formations internes de l’entreprise a été bénéfique pour SoftwareONE. L’entreprise n’en est toutefois pas restée là. Elle travaille actuellement sur la version 2.0 de ses formations en ligne qui seront disponibles sur les mobiles et les navigateurs de recherche. Cela permettra d’augmenter l’audience des vidéos disponibles à tout moment dans le monde entier. Nous espérons que vous avez trouvé cette étude de cas intéressante. Êtes-vous paré pour la création de vos propres vidéos de formations ? Vous pouvez facilement vous lancer avec Camtasia et Snagit. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos logiciels et les essayer gratuitement, cliquez ici.
