Également appelé notice ou manuel, le guide d’utilisation permet d’expliquer le fonctionnement d’un produit à un utilisateur. Ce document est souvent conçu pour accompagner le client après l’achat et améliorer son expérience globale. Il peut aussi servir dans le cadre de l’entreprise, pour former des collaborateurs à un logiciel, par exemple.
Avec les bonnes astuces et une préparation minutieuse, vous pouvez créer une notice d’utilisation optimale, en seulement quelques étapes.
Dans ce guide complet, vous trouverez toutes les réponses à vos questions :
- Qu’est-ce qu’un guide d’utilisation ?
- Comment faire une notice d’utilisation parfaite ?
- Créer un guide d’utilisation en huit étapes
- Nos cinq conseils pour optimiser votre notice d’utilisation
- Quel format choisir pour votre document utilisateur ?
Qu’est-ce qu’un guide d’utilisation ?
Dans cette section, nous faisons le tour d’horizon du guide d’utilisation, de sa définition aux raisons de l’adopter.
La définition du guide d’utilisation
Le guide d’utilisation est le support qui permet d’aider l’utilisateur à se servir ou à assembler un produit, tout simplement. Si vous avez déjà installé un meuble Ikea, vous avez sans doute consulté une notice d’utilisation.
Ce document s’adresse aux novices comme aux personnes expérimentées, qui peuvent s’y référer pour résoudre un problème. Il peut prendre de nombreuses formes.
Les jeux vidéo sont livrés avec des guides expliquant quelles combinaisons de touches permettent de sauter ou de vaincre un ennemi. Les manuels d’utilisation des logiciels présentent leurs fonctionnalités et comment s’en servir. Les notices d’utilisation de tondeuses à gazon ou de canons à neige indiquent comment démarrer le moteur. Même les formulaires de déclarations de revenus sont accompagnés d’instructions permettant d’éviter les erreurs !
Pourquoi créer une notice d’utilisation ?
À moins que votre produit soit aussi simple à manipuler qu’une paire de ciseaux, vous avez tout intérêt à créer un guide d’utilisation pour vos clients. Ce document peut également vous apporter de nombreux bénéfices.
Un excellent support marketing
Votre document utilisateur est bien plus qu’une explication : il s’agit d’un véritable support marketing. En effet, la qualité de l’expérience après l’achat joue un rôle déterminant dans la manière dont les clients évaluent vos produits et services.
Créer une bonne notice d’utilisation montre donc aux acheteurs que vous souhaitez leur offrir la meilleure expérience possible. C’est une valeur ajoutée qui stimule la fidélisation et qui vous permet d’élargir votre base client.
Une aide indispensable pour votre service client
Les acheteurs contactent le service client quand un produit ne fonctionne pas, mais aussi quand ils n’arrivent pas à l’utiliser correctement. En créant une notice d’utilisation, vous procurez une aide indispensable à votre équipe, et ce de deux façons.
En structurant votre document utilisateur avec un sommaire, un index ou même une fonctionnalité de recherche, les personnes qui répondent au téléphone accèdent facilement aux informations pertinentes et peuvent assister plus rapidement les acheteurs.
D’un autre côté, un bon document utilisateur permet de réduire le nombre d’appels, et donc la charge de travail de votre équipe.
Un gain de temps pour vos collaborateurs
Un guide d’utilisation permet aussi d’accompagner vos collaborateurs. Au travail, vous pouvez en effet rédiger des notices qui expliquent comment réaliser une tâche administrative, informatique ou manuelle.
Vous le constaterez très vite : prendre un moment pour créer votre manuel vous fera économiser un temps précieux. À l’arrivée de chaque nouvel employé, vous pourrez en effet le réutiliser plutôt que d’organiser une formation individuelle.
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Comment faire une notice d’utilisation parfaite ?
Chaque produit est unique et votre notice d’utilisation doit prendre en compte ses spécificités. Cependant, tout guide comprend des éléments indispensables, que nous vous présentons ci-dessous.
Langage compréhensible
Pour aider les utilisateurs à comprendre le fonctionnement de votre produit, vous devez employer un langage abordable.
Rappelez-vous que vous rédigez un guide destiné à l’utilisateur et non au fabricant. Évitez le jargon et les termes techniques, sauf si cela est absolument nécessaire (le cas échéant, expliquez-les). N’utilisez pas d’acronyme sans en donner la signification.
Fond et forme simples
Si vous souhaitez que les acheteurs utilisent votre guide, proposez-leur un support marketing captivant. L’ensemble doit être agréable et pratique à consulter. Évitez donc les longs paragraphes et les pages trop denses. Jouez avec les espaces pour aider à briser la monotonie.
Les utilisateurs intimidés par un document trop compliqué sont plus susceptibles d’appeler le service client plutôt que d’essayer de résoudre le problème par eux-mêmes. Cela peut aussi nuire à la qualité de leur expérience.
Éléments visuels
Une image vaut mille mots : le guide d’utilisation optimal confirme l’adage ! Les éléments visuels permettent de montrer rapidement à l’acheteur comment fonctionne votre produit. Ainsi, les clients comprennent tout du premier coup d’œil et n’ont pas besoin de lire les explications.
Quand vous créez une notice d’utilisation, misez sur les images, les captures d’écran annotées et les graphiques. Vous pouvez également intégrer des vidéos, des enregistrements d’écran et des GIF pour une version électronique.
Pour en savoir plus : consultez notre étude sur la valeur des visuels.
Solution au problème
Chaque produit répond à une demande. Or, nous avons tendance à nous concentrer sur les « super-fonctionnalités » exclusives de nos produits en oubliant leur utilité première.
Assurez-vous de montrer aux utilisateurs comment réaliser les tâches qui les intéressent. Bien entendu, vous pouvez mentionner les caractéristiques spécifiques de votre produit, mais faites-le sans perdre l’objectif de vue. Le client veut avant tout résoudre son problème.
Structure logique
Un bon guide d’utilisation est organisé selon une structure logique. Des titres et des sous-titres donnent un aperçu du contenu de chaque section et permettent au client d’utiliser votre produit aussi facilement que possible.
Sommaire
Le sommaire est un moyen simple, efficace et courant pour accéder rapidement à la solution d’un problème. Placez-le en début de document pour éviter aux clients de devoir consulter le guide en entier pour trouver une information.
Fonctionnalité de recherche
À l’ère des smartphones et du numérique, il est indispensable de créer une version électronique de votre document utilisateur. Comme le sommaire, la fonctionnalité de recherche permet aux utilisateurs d’accéder au contenu pertinent et de trouver une réponse à leur question plus rapidement.
Contenu accessible
Veillez à créer un guide d’utilisation accessible. Pour ce faire, votre support marketing électronique doit être conforme aux normes d’accessibilité pour les personnes non voyantes ou malvoyantes, sourdes ou malentendantes, et avec des troubles cognitifs.
Pensez à vos nombreux clients qui en ont besoin pour pouvoir pleinement comprendre votre notice d’utilisation !
Présentation soignée
Faites également attention à employer les polices et les couleurs de manière cohérente dans vos différents supports marketing. Si votre organisation a un guide de style (et elle devrait en avoir un !), respectez-le.
Dans tous les cas, soignez la présentation de votre guide, afin qu’il soit attrayant et agréable à consulter.
Témoignages utilisateur
Votre clientèle est la mieux placée pour témoigner de son expérience après l’achat. Ces retours constituent une aide précieuse pour créer d’excellents manuels.
Écoutez les avis et apportez des solutions. Demandez aux clients ce dont ils ont besoin pour pouvoir utiliser au mieux vos produits. Vous entendrez sans doute des banalités, mais vous serez également surpris par la mine d’informations que ce moyen peut représenter.
Ressources supplémentaires
Optimisez l’expérience client en proposant des liens vers les autres ressources pertinentes de votre société.
Avec la version électronique, vous pouvez renvoyer vers des tutoriels, des webinaires, des FAQ ou encore des forums. Vos guides d’utilisation imprimés peuvent également contenir des URL ou des numéros de téléphone.
Bonus : instructions étape par étape
Un guide d’utilisation par étape permet d’éviter les longs blocs de texte et de montrer un processus bien plus clairement que du texte seul. Ce type de support marketing optimise l’expérience client, car il est plus facile à suivre.
Pensez à ajouter un élément visuel à chaque étape pour rendre vos instructions encore plus compréhensibles !
Créer un guide d’utilisation en huit étapes
Avant de commencer, identifiez les personnes responsables de l’élaboration du guide, de la rédaction à la relecture et à l’approbation finale. Gardez toujours à l’esprit qu’une bonne planification garantit un processus de création fluide et un meilleur résultat.
En suivant ces cinq étapes, vous pourrez créer un guide d’utilisation facilement !
1. Identifiez votre public
Tout d’abord, il est important d’identifier votre public. Cela vous permet de choisir les informations utiles à transmettre, mais aussi le vocabulaire à employer — même si votre guide doit toujours rester le plus simple possible. C’est la première étape de la création d’une notice d’utilisation.
2. Définissez votre objectif
Déterminez précisément ce que vous souhaitez apporter à l’utilisateur et les actions qu’il pourra effectuer de manière autonome après la lecture de votre manuel.
Votre but peut être de former un collaborateur à l’intranet de votre entreprise, d’offrir un guide d’utilisation complet avec l’achat de votre produit, ou encore d’aider votre clientèle à résoudre un problème spécifique.
Notez votre objectif et revenez-y autant de fois que nécessaire pendant le processus de création.
3. Choisissez le format de votre manuel
Même si le format de votre notice d’utilisation peut évoluer, il est important d’y réfléchir dès le début. Il peut s’agir d’un livret papier, d’une vidéo, d’une FAQ en ligne ou d’un guide électronique contenant des captures d’écran, entre autres. Vous pouvez également proposer plusieurs formats (imprimé et électronique).
Dans la section suivante, nous vous donnons quelques recommandations à ce sujet.
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4. Organisez vos informations
Il convient maintenant de déterminer les informations à inclure dans votre document utilisateur — ainsi que les renseignements superflus. Les commentaires des utilisateurs sont ici très utiles.
N’hésitez pas à vous mettre à la place d’un usager novice afin de créer une notice d’utilisation compréhensible par tous.
Comme pour une bonne dissertation, vous devez organiser les informations à partager et les visuels qui les accompagneront dans un ordre logique, avant de passer à la rédaction.
Si vous réalisez une vidéo, vous pouvez même faire un script et un storyboard.
5. Créez le contenu visuel de votre guide d’utilisation
Une fois la thématique, le format et le plan définis, vous pouvez commencer à créer vos éléments visuels. Cette étape est la clé du succès de votre manuel. En effet, les images jouent un rôle primordial dans la qualité et la compréhension de votre document utilisateur.
Si le processus concerné par votre guide d’utilisation est informatisé, réalisez rapidement une capture d’écran de chacune des étapes. Dans les autres cas, nous vous recommandons d’utiliser des photos ou des illustrations graphiques. En divisant le processus et en l’illustrant, vos interlocuteurs s’y retrouvent plus facilement.
Pour offrir un contenu haut de gamme et le plus clair possible, vous pouvez optimiser vos visuels. Par exemple :
- Ajouter des annotations (flèches, formes, bulles),
- Masquer les informations inutiles et les données confidentielles avec un outil de flou ou de simplification des images,
- Intégrer des sous-titres à vos vidéos.
C’est important pour faciliter la lecture et véhiculer le bon message.
Pour modifier vos captures d’écran ou vos images, vous pouvez utiliser un logiciel comme Snagit, qui comprend un éditeur.
6. Rassemblez vos éléments et passez à la rédaction
Il ne vous reste plus qu’à assembler tous vos éléments — texte et visuels — ou à monter votre vidéo si vous avez choisi ce format. Avec un plan clair et des images optimisées, l’étape de la rédaction est plus simple.
Souvenez-vous que votre contenu doit être détaillé, mais pas trop long. Gardez à l’esprit que l’utilisateur veut trouver les informations qu’il cherche rapidement.
Cependant, ajouter des images à un document peut parfois s’avérer fastidieux. En effet, il est courant de rencontrer des problèmes de dimensions ou liés au formatage. Pour répondre à cette difficulté, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de Snagit qui permet de créer des guides visuels facilement à partir de modèles.
7. Relisez et testez votre notice d’utilisation
Un bon guide doit permettre aux clients d’utiliser votre produit de manière optimale. Or, le seul moyen de savoir si vous avez réussi à créer le document parfait est de le tester !
Partagez votre support marketing avec un échantillon d’utilisateurs ou de bêta-testeurs afin d’évaluer son efficacité, puis tenez compte des retours pertinents dans le document final.
Si cela n’est pas possible, une alternative est de demander à vos collègues de le tester. Vous pouvez aussi obtenir l’avis des ingénieurs et des développeurs qui pourront attirer votre attention sur des éléments manquants ou des incohérences.
Pour finir, relisez bien votre guide et utilisez un correcteur afin de ne laisser aucune faute.
8. Partagez votre guide d’utilisation
Félicitations, vous venez d’apprendre à faire une notice d’utilisation de qualité professionnelle. Il ne vous reste plus qu’à partager votre manuel et à vous assurer que celui-ci reste accessible, que ce soit sur votre site web ou l’intranet de votre entreprise.
Pour aller plus loin : votre guide pourra ensuite être traduit ou localisé. Pensez-y pendant la phase de rédaction ! Employer un langage simple et direct est d’autant plus important pour faciliter cette étape.
Passer à la pratique : consultez notre article qui explique comment réaliser un manuel d’utilisation logiciel pas à pas avec Snagit
Nos cinq conseils pour optimiser votre notice d’utilisation
Votre guide d’utilisation doit être conçu et présenté de manière à faciliter l’expérience client. Ces cinq conseils vous aideront à optimiser votre manuel, qui doit être accessible, utile et illustré.
1. Explorez votre produit pour offrir la meilleure expérience utilisateur
Assurez-vous de connaître ce que vous vendez ou ce que vous présentez sur le bout des doigts. Il ne s’agit pas de tout savoir sur tout, mais d’avoir une maîtrise à la fois théorique et pratique de votre produit.
Vous pouvez naturellement consulter des experts pour obtenir des connaissances approfondies. Cependant, il est indispensable de savoir vous-même comment utiliser le produit pour pouvoir l’expliquer à quelqu’un d’autre.
2. Facilitez la recherche d’informations
L’usager doit pouvoir scanner votre site en un coup d’œil et trouver les réponses à ses questions en quelques clics. Il peut également arriver que les utilisateurs ne sachent pas exactement comment formuler leur requête. Il est possible de faciliter l’expérience utilisateur en ajoutant des rubriques telles que « Sujets qui pourraient vous intéresser ».
Chaque internaute a l’habitude de passer par des moteurs de recherche pour résoudre un problème. Ces outils, rapides et efficaces, permettent d’obtenir une information précise en utilisant seulement quelques mots.
3. Utilisez des visuels pour communiquer
Les notices d’utilisation réussies sont celles qui comprennent une partie visuelle. Bien que le texte reste primordial, les images et les vidéos facilitent la compréhension des informations.
Les captures d’écran annotées font partie des éléments recommandés pour créer des manuels attrayants. Ces visuels vous permettent d’accompagner votre public en lui indiquant d’une manière simple et rapide l’information à retenir.
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4. Actualisez régulièrement votre guide d’utilisation
Chaque fois que votre produit évolue, vous devez actualiser votre manuel d’utilisation. Dans cette perspective, les supports marketing électroniques valent bien plus que les documents papier.
Cependant, vous pouvez également mettre à jour les guides exclusivement imprimés et en proposer le téléchargement sur votre site web. Rappelez-vous que la précision fait la qualité du contenu. Veillez donc à ce que les informations que vous partagez soient à jour et aident réellement vos clients.
À lire également : les bonnes pratiques d’enregistrement pour vos fichiers Snagit
5. Limitez-vous à dix étapes
Dans l’idéal, votre manuel d’utilisation ne comprend pas plus de dix étapes. À vous d’évaluer le volume de contenu nécessaire à la maîtrise du processus. Si la quantité d’informations vous paraît trop importante, n’hésitez pas à diviser le processus et à créer plusieurs guides d’apprentissage.
Quel format choisir pour votre document utilisateur ?
Vous pouvez imprimer votre notice d’utilisation, mais nous vous conseillons tout de même d’en proposer une version électronique également. De nos jours, la plupart des utilisateurs ont accès à des smartphones, ordinateurs et tablettes 24h/24. Mettre votre document en ligne offre aux clients un accès permanent à celui-ci.
Par ailleurs, grâce aux outils à disposition, il est bien plus simple de rendre un document électronique accessible aux personnes avec un handicap, comparé à un support papier. De même, un manuel en ligne est plus facile à mettre à jour.
Nous vous recommandons également d’éviter le format PDF, plus statique et moins facile à lire sur certains appareils. Vous pouvez toutefois, si vous le souhaitez, proposer une version PDF à télécharger aux côtés d’un guide d’utilisation électronique sous un autre format.
Dans tous les cas, privilégiez un format visuel, attrayant et facilement navigable, pour permettre à votre utilisateur de trouver ce qu’il cherche rapidement.
Si vous êtes en quête d’inspiration, vous pouvez consulter les manuels d’utilisation de différents vendeurs ou de sites web. Par exemple, l’outil de gestion de projet Asana présente toutes ses informations utiles sous forme de captures d’écran. Chez TechSmith, toutes les vidéos explicatives sont accompagnées de texte et de captures d’écran détaillées, combinant ainsi plusieurs éléments pour une notice d’utilisation réussie.
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Le guide d’utilisation : un document indispensable
Gardez à l’esprit que les guides d’utilisation efficaces facilitent la vie de vos usagers ! Toutes les informations que vous partagez doivent être claires, simples et aller droit au but.
Pour un résultat optimal, vous pouvez intégrer à vos manuels d’utilisation des captures d’écran, des GIF et des vidéos grâce à un logiciel comme Snagit. Celui-ci vous permet notamment d’annoter des captures d’écran, de masquer ou de mettre en lumière des éléments dans une image, ou de créer des guides avec des étapes numérotées.
Vous pouvez aussi effectuer des enregistrements d’écran, pour un guide d’utilisation dans l’air du temps.
