La digitalisation de la communication interne, à distance ou en présentiel, présente de nombreux avantages pour les entreprises. Elle peut par exemple encourager davantage de collaboration entre les équipes, proposer des formats et des supports plus attractifs, mais également réduire certains coûts liés aux déplacements professionnels par exemple.
Dans ce qui suit, nous parlons des bénéfices d’associer digitalisation et communication interne, et nous vous présentons différents outils indispensables pour franchir le pas !
Les limites de la communication interne classique
Une communication interne plus classique se sert généralement d’outils comme le tableau d’affichage, le journal d’entreprise, la boîte à idées ou encore les réunions.
Néanmoins, ce type de communication interne, non digitalisée, peut présenter certaines limites.
En voici quelques-unes :
- Les collaborateurs n’ont pas accès à ces informations en même temps, surtout si l’entreprise est présente à l’international,
- L’axe de ce modèle de communication interne est souvent descendant, soit de la direction aux employés,
- Il est plus difficile d’évaluer l’efficacité des supports non digitaux auprès des équipes.
S’il est évident qu’il faut adapter la façon dont on communique aux besoins de son entreprise, la digitalisation de la communication interne peut tout de même apporter de nombreux avantages — à condition de la mettre en place de façon progressive, inclusive et pertinente !
Les avantages de la digitalisation de la communication interne
Bonne circulation de l’information
En optant pour la digitalisation de votre communication interne, vous vous assurez que tous les collaborateurs reçoivent l’information au même moment, peu importe où ils se trouvent dans le monde.
Grâce à des formats digitaux souvent concis et clairs, vous êtes également plus à même de transmettre les informations importantes au plus grand nombre – notamment les collaborateurs disposant de moins de temps ou ceux qui se sentent moins impliqués dans la vie de l’entreprise.
Messages plus captivants
Associer digitalisation et communication interne peut en effet permettre de davantage captiver votre audience, d’augmenter leur motivation.
Rapport trimestriel, annonce officielle, réunion sur les valeurs de l’entreprise… Il est probable que certains collaborateurs se sentent moins concernés par certaines informations.
Un format plus séduisant comme la vidéo, le panneau d’affichage digital (s’il est bien placé) ou la réunion participative (où chacun s’exprime librement depuis un smartphone par exemple), peut aider à rendre ces messages plus percutants et engageants.
Formats plus collaboratifs
La digitalisation de sa communication interne permet aussi de faire preuve de créativité afin de faire participer les différents acteurs de l’entreprise — communications ascendante et horizontale !
Vous pouvez faire appel à l’intelligence collective de vos équipes grâce à de nombreux outils digitaux comme le tableau blanc ou la réunion animée, mais aussi leur demander leur avis grâce à des sondages.
Pour aller encore plus loin, faites appel à vos collaborateurs pour la création des supports de communication interne digitaux. C’est une excellente idée pour développer de nouvelles compétences et vraiment impliquer vos collaborateurs au sein de l’entreprise.
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Évaluation de la communication interne
Les outils digitaux offrent souvent la possibilité d’évaluer l’efficacité de votre communication. C’est notamment le cas des logiciels de visioconférence ou de messagerie interne comme Microsoft Teams, Slack ou Skype Entreprise, qui proposent des rapports d’activité.
Vous pouvez également vous servir d’outils pour lancer des sondages en ligne et avoir une meilleure idée de l’attente des collaborateurs quant à la digitalisation de votre communication interne.
Gage d’une entreprise moderne
Votre communication interne peut également avoir un impact sur votre communication externe. Si vous franchissez le pas et utilisez des outils digitaux originaux et efficaces, vous transmettez l’image d’une entreprise bien ancrée dans cette époque, voire avant-gardiste !
Cela peut attirer tant de nouveaux clients, que de potentiels futurs collaborateurs.
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Comment digitaliser sa communication interne ?
Vous êtes convaincus ? Nous vous aidons maintenant à lancer le processus de digitalisation de votre communication interne avec des outils et des logiciels bien pratiques.
S’inspirer des outils classiques
Pour ne pas trop perturber vos équipes, vous pouvez tout à fait vous inspirer d’outils de communication interne plus classiques, mais en version digitale.
Par exemple :
- Le tableau d’affichage virtuel. Steeple, par exemple, propose une alternative au panneau en liège avec une version web, sur smartphone ou sur écran tactile — à placer près de la machine à café ou dans la salle de déjeuner pour les employés ne travaillant pas sur un ordinateur.
- La boîte à idées en ligne. Avec diBoks, vous pouvez créer une boîte à idées en ligne et inviter les participants à donner leur avis. Ceux-ci votent aussi pour les meilleures suggestions !
- Les messages instantanés et visioconférences. Pratiques pour le télétravail (mais pas que), les outils de visioconférences et de messageries en ligne sont prisés des entreprises. Vous pouvez opter pour l’un des nombreux logiciels existants, comme Microsoft Teams ou Slack.
Aller plus loin dans la digitalisation de sa communication interne
Mais il est possible de tirer encore plus profit des formats virtuels pour réussir votre communication interne.
Avec, notamment :
- La vidéo. Camtasia de TechSmith est un logiciel d’enregistrement d’écran et de montage qui permet de créer des vidéos au rendu professionnel, et ce très facilement. Cet outil est idéal pour faire passer un message de façon plus captivante.
- Les supports visuels, plus généralement. Il peut s’agir d’infographies, d’une newsletter interne virtuelle ou même de GIFs. Canva est une plateforme de création graphique indispensable, accessible aux personnes sans aucune connaissance dans ce domaine.
- Le tableau blanc collaboratif. Mural et autres applications similaires offrent un espace idéal pour des sessions de brainstorming en entreprise.
- Les réunions et ateliers animés. Mieux que la visioconférence : l’atelier animé ! Pourquoi pas à l’aide de l’application Klaxoon ? Vos réunions à distance ou en présentiel seront bien plus interactives avec des questionnaires originaux et des sondages.
Utilisés de façon pertinente, ces outils permettent de communiquer de manière plus organisée, en impliquant un plus grand nombre de personnes !
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Si digitalisation et communication interne vont généralement de pair, attention à toujours privilégier le contact humain au sein des équipes. De plus, il convient de prendre en compte le profil de votre entreprise, et surtout de ses acteurs. Dans un environnement moins connecté, il faut par exemple veiller à choisir des outils accessibles à tous.
Une solution peut aussi être de tirer profit des avantages proposés par la digitalisation de la communication interne, tout en continuant à encourager les interactions en présentiel au centre de l’entreprise.
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