Tout savoir sur la documentation des processus

Repenser l’organisation de son entreprise est important, et pourquoi pas le faire en documentant ses processus et en les mettant à jour régulièrement ?

Dans cet article, apprenez-en plus sur la documentation des processus :

• Sa définition,
• Ses avantages,
• Les étapes pour créer ce document,
• Des outils utiles,
• Quelques astuces pour la réussir.

Documentation des processus : de quoi s’agit-il ?

Définition d’une documentation des processus

Une documentation des processus implique de se pencher sur l’organisation de son entreprise afin de l’améliorer. Il s’agit d’un document interne, en constante évolution.

On entend, par ce terme, l’action de mettre par écrit le détail d’un processus, de ses éléments clés ainsi que les étapes nécessaires à sa réalisation.

Elle peut concerner tant un processus en cours ou prêt à être mis en place, qu’un processus existant et récurrent.

Ce document a plusieurs objectifs et peut vous apporter de nombreux avantages, comme nous l’expliquons ci-dessous.

Avantages et objectifs de documenter ses processus

L’objectif premier d’une documentation des processus est donc d’examiner la façon de procéder dans l’entreprise et ainsi de repérer des problèmes, ou plutôt d’ouvrir des pistes d’amélioration. Elle peut s’inscrire dans une démarche d’optimisation de la qualité ou d’augmentation de la productivité.

Plus concrètement, la documentation des processus peut aider à :

• Éviter des erreurs,
• Déterminer ce qu’il faut changer pour atteindre un certain résultat,
• Uniformiser les processus et les rendre conformes (par exemple, pour des normes de sécurité),
• Promouvoir le partage et la préservation des connaissances,
• Mieux connaître les compétences de chacun dans l’entreprise,
• Comprendre les ressources à disposition et mieux les répartir,
• Accompagner et compléter la formation des nouveaux employés,
• Améliorer la communication et impliquer davantage les collaborateurs.

La documentation des processus a pour objectif de remettre en question l’organisation de l’entreprise, et ce de façon continue.

Elle offre une référence aux collaborateurs et permet de garder une trace des informations importantes sur le long terme.

Exemple de documentation des processus : 5 étapes pour la créer

Après avoir décidé de documenter un processus, inscrivez son nom ainsi qu’une courte description, puis suivez les étapes ci-dessous — en vous aidant, pour chacune, de notre suggestion quant à un outil pratique à adopter.

1. Rassembler les informations

Le but est de documenter ; il convient donc de rassembler toutes les informations nécessaires.

Voici une check-list de celles-ci, qui vous donnera un exemple de documentation des processus.

• Les objectifs : les objectifs, dans le cadre de l’entreprise.
• Les limites : le début et la fin du processus.
• Les entrées ou intrants : les ressources dont vous avez besoin pour sa réalisation.
• Les sorties ou extrants : les résultats que vous voulez atteindre.

Vous devez également identifier les collaborateurs ou les services qui devront suivre le processus.

L’outil indispensable : Miro

Pour récolter ces informations d’une façon collaborative, vous pouvez organiser une réunion ou utiliser une plateforme de tableau blanc comme Miro. Cet outil, parfait pour une session de brainstorming, vous permet d’organiser des ateliers en ligne et de noter toutes vos idées.

2. Déterminer les activités

Il vous faut ensuite déterminer les différentes étapes ou activités du processus et les mettre dans l’ordre. Vous pouvez également, ici, créer ce qu’on appelle une carte ou un mappage de processus, afin de le visualiser et le diffuser plus facilement.

L’outil indispensable : Lucidchart

Pour cette étape, vous pouvez créer un diagramme de flux ou un logigramme grâce à un outil comme Lucidchart. Ce logiciel vous permet de construire la séquence logique du processus à l’aide d’un code de symboles et de couleurs, et de liens, mais aussi d’ajouter des commentaires — pratique pour un travail d’équipe.

3. Ajouter des éléments visuels à la documentation des processus

Il est important d’élaborer le document le plus clair possible et c’est pourquoi il est recommandé d’ajouter des éléments visuels complémentaires, comme des images ou des captures d’écran.

L’outil indispensable : Snagit

Snagit, logiciel de TechSmith, vous permet d’effectuer des captures et des enregistrements d’écran — l’idéal pour apporter plus de précisions et ainsi faciliter la compréhension de la documentation des processus.

4. Demander un feedback

Une fois votre documentation des processus (presque) finie et l’enchaînement des étapes examiné, en pratique, vous devez la partager pour recevoir un premier avis. Cette étape est essentielle pour s’assurer de sa clarté et apporter des corrections si nécessaire.

L’outil indispensable : Typeform

Demandez à un groupe de collaborateurs de remplir un formulaire en ligne, par exemple à l’aide de Typeform, pour obtenir un feedback constructif sur votre document.

5. Partager votre document et le rendre accessible

Vos collaborateurs doivent avoir accès à la documentation des processus — soit parce qu’ils en ont besoin, soit parce que vous avez décidé d’améliorer votre communication interne en misant sur plus de transparence.

L’outil indispensable : Google Drive

Vous pouvez communiquer par e-mail bien sûr, mais enregistrer votre document dans un dossier en ligne et facilement accessible, comme Google Drive, est préférable. Pensez toujours à effectuer une sauvegarde !

Pour aller plus loin : pour mettre en place votre documentation des processus, vous pouvez aussi vous aider d’outils collaboratifs comme Asana ou Trello, afin de mieux répartir les tâches et structurer le travail.

Quelques astuces pour documenter les processus efficacement

Maintenant que vous avez un exemple de documentation des processus, découvrez des astuces pour la réussir !

En voici quelques-unes :

• Soigner la rédaction de la documentation des processus,
• Choisir le format le plus clair possible,
• Être réaliste plutôt qu’être parfait,
• Inciter les collaborateurs à afficher plus d’honnêteté quant à leur travail et ses difficultés,
• Élaborer un exemple de documentation des processus et le mettre à disposition des collaborateurs en guise de référence,
• Faire le lien entre les différents processus — cela permet de les comprendre à une échelle plus globale, celle de l’entreprise,
• Toujours faciliter la communication et la collaboration grâce à des outils digitaux !

Documenter les processus permet de garder à l’esprit que l’organisation de votre entreprise est en constante amélioration ! Consacrez-y du temps pour bénéficier de ses nombreux avantages. À lire également : notre article sur les différences entre le processus, la procédure de travail et le mode opératoire