Comment être plus productif au travail : astuces et outils

Devenir plus efficace ; en voilà un bon objectif !

Que vous soyez auto-entrepreneur ou salarié d’une entreprise, comprendre comment être plus productif au travail vous apportera de nombreux bénéfices.

Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces simples à mettre en place, ainsi que des idées de logiciels et d’applications pour favoriser votre concentration et mieux vous organiser au quotidien.

Que signifie être productif ?

Le dictionnaire en ligne linternaute.com explique la productivité comme le « rapport entre la quantité produite et les moyens utilisés pour cette production. »

À l’échelle d’un individu, améliorer ce rapport, ou comment être plus productif au travail, peut être de réaliser des tâches de manière intelligente afin d’atteindre ses objectifs dans un délai plus court.

La productivité a un lien direct avec l’efficacité et l’efficience. Être productif demande en effet de se pencher sur sa capacité à se concentrer, mais également d’adopter de meilleures méthodes de travail.

Quels sont les avantages d’une meilleure productivité au travail ?

Être plus productif n’a pas pour seul bénéfice de fournir davantage de travail.

L’un des principaux avantages est d’améliorer son bien-être, puisque travailler de manière plus efficace vous permettra de réduire votre stress.

Par ailleurs, si vous terminez vos tâches plus rapidement, vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à un projet professionnel, à une activité personnelle, ou tout simplement à ne rien faire !

Comment être plus productif au travail : 9 astuces

Préparer sa to-do list pour le lendemain

L’une des astuces qui répond à la question « comment être plus productif au travail » est de rédiger sa liste de tâches la veille pour le lendemain. Ainsi, vous quittez le bureau l’esprit serein, et commencez la journée suivante sans perdre de temps.

L’outil digital qu’il vous faut : Microsoft Tâches, pour gérer sa to-do list facilement et ne rien oublier grâce aux rappels.

Éviter le multitâches

Une seule tâche à la fois ! Cela vous permet non seulement de travailler de façon plus productive, mais aussi de terminer la journée avec un sentiment d’accomplissement. Commencez par la plus urgente ou celle qui a une plus forte valeur ajoutée.

L’outil digital qu’il vous faut : Asana, un outil de gestion de projet qui vous permet d’organiser et de prioriser vos tâches.

Trouver des méthodes de travail adaptées

Il existe des méthodes permettant d’être plus efficace et de se concentrer plus facilement. C’est le cas de la technique Pomodoro — travailler pendant 25 minutes avant de prendre 5 minutes de pause — ou du batching — qui demande de rassembler des tâches similaires afin de gagner du temps.

L’outil digital qu’il vous faut : plutôt qu’un minuteur, dotez-vous de l’application Forest, très ludique. Si vous ne consultez pas votre téléphone pendant un certain laps de temps, des arbres poussent !

Savoir dire non

Dans la mesure du possible, apprenez à dire non.

Pour :

• Conserver une charge de travail réaliste — le contraire a tendance à augmenter votre stress et nuit à votre productivité,
• Éviter de vous consacrer à des missions sans valeur ajoutée — surtout pour les auto-entrepreneurs,
• Ne pas avoir à assister à des réunions qui ne vous concernent pas directement.

L’outil digital qu’il vous faut : Camtasia, un logiciel d’enregistrement d’écran et de montage. En plus de vous faire gagner du temps avec de courtes vidéos d’entreprise, il vous permet d’enregistrer les réunions et ainsi d’éviter le phénomène de réunionite.

Éliminer les distractions

Éliminer les distractions est l’une des clés pour comprendre comment être plus productif au travail.

Quelques astuces :

• Laisser son téléphone dans une autre pièce,
• Activer le mode « ne pas déranger » sur votre réseau social professionnel,
• Acheter un casque anti-bruit ou écouter de la musique pour rester dans votre bulle.

L’outil digital qu’il vous faut : brain.fm est une application proposant de la musique qui favorise la concentration — scientifiquement prouvé !

Organiser son environnement de travail

L’environnement, surtout à la maison, peut représenter une distraction.

Assurez-vous de créer un espace professionnel et de ranger votre bureau régulièrement. Ne négligez pas votre santé physique et investissez dans un fauteuil ergonomique.

L’astuce en plus : préservez votre routine matinale et délaissez le pyjama en télétravail — tout en vous habillant confortablement !

Prendre des pauses

Prendre une pause, c’est un peu comme recharger les batteries ; une astuce clé pour comprendre comment être plus productif au travail.

Voici quelques idées pour un break ressourçant :

• Marcher ou prendre l’air dans un parc,
• Pratiquer une activité en pleine conscience — respirer, préparer un thé, étendre son linge,
• Faire des étirements ou une séance de yoga de 10-15 minutes.

L’outil digital qu’il vous faut : l’application Pause vous invite à prendre le temps pour une relaxation ou une méditation, entre deux sessions de concentration intense.

Comprendre comment (et quand) on est plus productif au travail

Plutôt du matin ? Ou du soir ? Il est important de mieux se connaître pour déterminer comment être plus productif au travail.

Par exemple, vous pouvez répondre à vos e-mails avant le déjeuner s’il s’agit d’un moment où il est difficile de focaliser son attention.

Adopter un mode de vie sain

Avec un rythme de vie sain, vous mettez toutes les chances de votre côté pour gagner en productivité.

Cela peut être, tout simplement, d’adopter une routine matinale, de pratiquer un exercice physique après le travail, de bien s’hydrater tout au long de la journée, ou encore de se coucher tôt pour récupérer !

Les choses à ne pas faire afin d’être plus productif

Comment être plus productif au travail, c’est aussi savoir ce qu’il ne faut pas faire !

Notamment :

• Organiser trop de réunions,
• Se lever et se mettre directement au travail,
• Persévérer dans un moment où l’on est peu productif — il vaut mieux faire une pause ou choisir une mission moins exigeante,
• Garder le plus urgent ou le plus difficile pour la fin de la journée,
• Mêler vie personnelle et vie professionnelle — effectuer des tâches ménagères pendant les heures de travail, ramener des dossiers à la maison le soir,
• Rester assis trop longtemps,
• Passer d’un écran à un autre pendant ses pauses.

Tout le monde fonctionne de façon différente ; une bonne astuce peut donc être de déterminer les distractions qui affectent le plus votre concentration, ainsi que les périodes où vous êtes le plus efficace, et comprendre comment être plus productif dans votre travail selon ces éléments.