Livret d’accueil en entreprise : avantages et inconvénients

Le livret d’accueil, outil de communication interne indispensable, favorise l’intégration des nouveaux employés à leur arrivée dans l’entreprise. En version papier ou digitale, ce document permet d’accompagner et d’orienter les collaborateurs avec des informations essentielles et d’ordre pratique.

De la définition du livret d’accueil, à ses avantages et ses inconvénients, nous vous en disons plus sur cet élément phare du processus d’onboarding des salariés.

Petite introduction sur le livret d’accueil

Mis à disposition quelques jours avant ou le jour de l’arrivée des salariés, le livret d’accueil rassemble toutes les informations utiles pour qu’ils se repèrent rapidement dans l’entreprise.

Certaines organisations optent pour un livret d’accueil digital, sous la forme d’un document PDF, d’une application mobile ou d’une vidéo, quand d’autres préfèrent un fascicule imprimé.

Dans tous les cas, un livret d’accueil, pour une communication interne réussie, comporte plusieurs éléments — bien qu’aucune réglementation ne les détermine.

On peut y trouver les renseignements et éléments suivants :

• L’organigramme des services de l’entreprise,
• L’accès aux locaux,
• Les avantages sociaux,
• Les procédures importantes,
• Un ou plusieurs contacts de référence,
• Etc.

À savoir que le livret d’accueil a pour but de présenter l’entreprise et ses salariés, ainsi que de donner des informations pratiques pour aider le collaborateur à trouver ses marques. Il peut aussi comprendre, en annexe par exemple, le règlement intérieur et la convention collective.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil, sa définition et ce qu’il peut contenir, jetez un œil à cet article plus approfondi sur le livret d’accueil.

Avantages et inconvénients du livret d’accueil

Avantages et inconvénients du livret d’accueil : 5 avantages

Facilite l’intégration des salariés

Donner les clés au salarié pour qu’il se familiarise avec son environnement, tel est le premier objectif du livret d’accueil ! L’intégration du nouvel arrivant se voit facilitée, puisqu’avec ce document, il est déjà au courant de l’actualité et des petites habitudes de l’entreprise.

Fidélise les nouveaux employés

Le livret d’accueil d’une entreprise permet de fidéliser les salariés, et ce dès le début. Il est donc important de rédiger plusieurs paragraphes ou pages – en veillant à ne pas submerger le lecteur avec trop d’informations – au sujet de l’identité et des valeurs de la société.

Si les nouveaux arrivants s’y reconnaissent et ont envie de faire partie de l’aventure : c’est gagné !

La clé : une présentation de la culture d’entreprise claire, concise et compréhensible, accompagnée de quelques mots du dirigeant.

Confirme le collaborateur dans son choix

Il faut savoir que le livret d’accueil contribue à la réussite du processus du recrutement — qui ne finit pas après l’entretien ! Les premiers jours dans l’entreprise sont importants : ils confirment au salarié qu’il a pris la bonne décision.

Et quand on sait que 22 % du turnover intervient lors des 45 premiers jours au travail (selon une étude Deloitte), on a envie de soigner ce livret d’accueil.

Permet au nouvel arrivant de rapidement s’investir dans son travail

Avec un livret d’accueil captivant, clair et exhaustif, le salarié a toutes les cartes en main pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise et s’y sentir à l’aise.

Ce document répond déjà aux nombreuses questions des nouveaux arrivants, ce qui permet de gagner du temps. Ces derniers sont autonomes et prêts à travailler dès les premiers jours, même si vous devez mettre en place un accompagnement, avec des rendez-vous réguliers ou un parrain ou une marraine.

Offre un repère et une source d’information fiable

Demander des congés, se renseigner sur ses droits, contacter le département des ressources humaines : il y a une première fois pour tout, mais ce n’est pas forcément lors du premier jour dans l’entreprise.

Les salariés, même plusieurs mois ou une année après leur arrivée, peuvent se référer au livret d’accueil pour trouver l’information dont ils ont besoin – à condition de faciliter l’accès à ce document.

Avantages et inconvénients du livret d’accueil : 3 inconvénients

Engendre des coûts

Rédiger un livret d’accueil a ses avantages, mais aussi ses inconvénients.

La rédaction de ce document prend du temps, ce qui entraîne un coût. Vous devez y consacrer un budget : rémunérer les personnes qui vont le mettre en place (en interne ou en externe), l’imprimer ou utiliser un logiciel payant pour l’élaborer.

À noter tout de même que vous pouvez rentabiliser cet investissement sur le long terme, puisqu’il est inutile de rédiger le livret d’accueil à chaque nouvelle campagne de recrutement !

Requiert une mise à jour régulière

Il convient de mettre le livret d’accueil à jour pour chaque nouvelle procédure, changement de responsable de département, déménagement, et même aussi souvent que possible. Cela demande du temps et une organisation efficace, ainsi qu’un collaborateur dédié à cette mission.

À noter qu’actualiser un livret d’accueil digital est plus simple, puisque vous n’avez pas besoin de l’imprimer une deuxième fois. Il suffit de le relire et de modifier certaines informations.

N’oubliez pas de prévenir les salariés — un livret d’accueil est un outil de communication interne, alors communiquez !

N’est pas si complet !

Le livret d’accueil n’est qu’un élément de la procédure d’onboarding.

Afin d’accueillir les salariés de façon efficace, vous devez accompagner ce document de nombreuses autres initiatives : chasse au trésor pour découvrir les locaux, déjeuner d’équipe le jour de l’arrivée, points fréquents pendant les premières semaines, entre autres.

Outils pour un livret d’accueil et une communication interne efficaces

En s’intéressant aux avantages et aux inconvénients du livret d’accueil, on se rend compte qu’il offre de nombreux bénéfices pour l’entreprise, même s’il n’est pas obligatoire.

Pour rédiger ou élaborer un bon livret d’accueil, vous pouvez vous doter de quelques logiciels pratiques – également utiles pour différentes actions de communication interne.

Par exemple :

• Snagit, pour mieux expliquer les procédures. Parce qu’utiliser des captures d’écran vidéo ou fixes aide les nouveaux arrivants à se familiariser avec le fonctionnement de l’entreprise.

• Canva, pour faire preuve de créativité. Parce qu’intégrer des éléments visuels à son livret d’accueil papier ou digital — organigramme, check-list, vidéo — permet de faciliter sa compréhension.

• PowerPoint, pour rédiger ou présenter son livret d’accueil. Parce qu’il est pratique de concevoir ce document à partir de diapositives, et le transformer en vidéo pour le présenter ou le partager plus facilement aux personnes en télétravail.

• iMovie, pour un livret d’accueil vidéo. Vous pouvez créer un livret d’accueil vidéo dynamique à l’aide d’iMovie ou d’un autre logiciel de montage. Un exemple : faites découvrir les locaux et parlez des valeurs de l’entreprise aux salariés, avant même qu’ils ne passent la porte du bâtiment.

La vidéo est utile pour réaliser un livret d’accueil comme pour de nombreuses actions de communication interne, comme nous l’expliquons dans cet article qui vous donne quelques idées de contenus visuels à créer dans votre entreprise.

De plus, avec un livret d’accueil digital, vous tirez profit des avantages de cet outil, et évitez certains de ses inconvénients !
Pour aller plus loin : notre article sur les avantages du livret d’accueil digital