Le livret d’accueil, outil indispensable pour se familiariser avec sa nouvelle entreprise, se modernise ! De nombreuses organisations préfèrent désormais opter pour une version numérique, en phase avec leur époque.
Découvrez les multiples avantages du livret d’accueil digital et toutes les possibilités qu’il vous offre, ainsi que 3 outils indispensables pour le mettre en place.
Qu’est-ce qu’un livret d’accueil digital ?
Créé par le département des ressources humaines, le livret d’accueil d’entreprise est un élément clé de la procédure d’onboarding des salariés.
Il a plusieurs objectifs : souhaiter la bienvenue, présenter l’entreprise et faciliter l’arrivée du collaborateur.
S’il prend souvent la forme d’un fascicule, il peut aussi aujourd’hui être partagé au format numérique. C’est-à-dire, une présentation PowerPoint, un fichier PDF, une vidéo, un site web ou même une application mobile !
Le livret d’accueil digital permet aux entreprises de se mettre à la page et d’embrasser une organisation du travail plus flexible. Il existe d’autres avantages à procurer un livret d’accueil digitalisé à ses employés, comme nous allons le voir ci-dessous.
5 avantages du livret d’accueil digitalisé
Digitaliser son livret d’accueil offre en effet de nombreux avantages, à commencer par un gain de temps et d’argent mais surtout, une procédure d’onboarding plus efficace, comme nous l’expliquons avec ces cinq exemples.
Rassembler les informations clés
Le livret d’accueil digital améliore l’expérience des nouveaux salariés en centralisant tout ce dont ils ont besoin. Documents importants, démarches RH, contacts de référence… Le collaborateur peut accéder à toutes ces informations en un seul endroit, avant même son premier jour dans l’entreprise.
Proposer un livret d’accueil plus interactif
Grâce au format numérique, vous pouvez créer un livret d’accueil plus interactif, sous la forme d’une application mobile ou d’une présentation que vous avez pris soin de rendre ludique et captivante, par exemple.
Un livret d’accueil digital donne sa place à la vidéo, aux éléments animés et même à la 3D.
Prendre en compte les collaborateurs en télétravail
L’un des avantages du livret d’accueil digital est qu’il s’adresse aussi aux collaborateurs en télétravail. Ceux-ci pourront donc bénéficier d’une bonne expérience d’onboarding !
Attention toutefois : si vous pensez qu’un livret d’accueil numérique ne correspond pas au profil de vos employés, qui n’ont pas facilement accès à la technologie, il vous faudra opter pour la version papier ou trouver un compromis.
Pour aller plus loin : découvrez notre article détaillant les avantages et inconvénients du livret d’accueil.
Simplifier la création, le partage et les mises à jour
Le format du livret d’accueil digital fait qu’il est facile de :
- Le créer en collaboration grâce à des outils digitaux pratiques,
- Le partager plus facilement (e-mail, application, plateforme vidéo, etc.),
- Le rendre accessible au plus grand nombre, même aux salariés de longue date,
- Le mettre à jour plus rapidement et surtout plus régulièrement !
Vous pouvez également personnaliser les informations du livret d’accueil en quelques clics, en y ajoutant un contact important (parrain, marraine du collaborateur) ou la date d’une activité d’intégration.
Donner l’image d’une entreprise moderne
Enfin, un livret d’accueil est une première occasion pour communiquer sur les valeurs de l’entreprise, et quel meilleur exemple qu’un support entièrement digitalisé pour renvoyer une image plus contemporaine de votre organisation !
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Éléments originaux à intégrer dans son livret d’accueil digital
Vous êtes libre d’élaborer un livret d’accueil digital à votre image : c’est donc le moment de faire preuve de créativité, tout en restant professionnel.
Ce document contient généralement un tour d’horizon de l’entreprise, de ses acteurs, ainsi qu’un guide pratique destiné aux nouveaux arrivants, comme expliqué dans notre article de blog dédié au livret d’accueil.
Le format numérique vous permet toutefois d’y intégrer des éléments originaux, toujours à titre informatif.
Voici quelques idées :
- Mot de bienvenue du dirigeant apparaissant à la caméra,
- Visuel avec les dates clés du programme d’onboarding,
- Localisation GPS du local vélo ou des stationnements à proximité,
- Plan en 3D du bâtiment de l’entreprise,
- Tutoriel d’une procédure administrative utile,
- Organigramme interactif de la société,
- Menu en ligne et à jour de la cantine,
- GIF pour souhaiter bonne chance aux nouveaux arrivants, d’une manière plus légère.
À vous de jouer pour donner envie au salarié d’intégrer l’entreprise — c’est important, même si celui-ci a déjà signé son contrat ! — avec un livret d’accueil digital dynamique.
3 outils indispensables pour créer son livret d’accueil digital
De nombreux logiciels vous permettent de créer un livret d’accueil dans l’air du temps. En voici 3, avec des fonctionnalités bien différentes.
Applipro, pour créer sa propre application d’onboarding
Applipro est un outil dédié au livret d’accueil digital interactif. Grâce à lui, vous créez une application mobile qui permet aux collaborateurs d’accéder à toutes les étapes de l’onboarding, mais aussi à toutes les communications internes ainsi qu’à un hub d’informations pratiques.
Il rassemble tout au même endroit, de la convention collective au panneau d’affichage de l’entreprise, en passant par la demande de congé et la liste de restaurants situés à proximité du bureau !
Canva, pour imaginer des supports digitaux originaux
Avec Canva, vous imaginez des supports visuels originaux pour compléter votre livret d’accueil digital.
Voici quelques idées d’éléments à créer facilement avec cet outil :
- Check-list des différentes étapes à l’arrivée du collaborateur (récupérer son badge, se connecter à l’intranet, etc.),
- Trombinoscope,
- Présentation de l’entreprise.
La plateforme graphique Canva met à disposition des modèles adaptés et souvent pour plusieurs formats (dont pour mobile), ce qui facilite le travail !
Camtasia, pour monter ses propres vidéos
Avec Camtasia, vous pouvez réaliser plusieurs vidéos qui formeront un livret d’accueil digital complet (politique RSE, guide pratique, etc.), ou créer du contenu qui viendra apporter une valeur ajoutée à un livret existant, créé avec PowerPoint ou l’outil de votre choix.
Il est facile de monter de courtes vidéos avec Camtasia, comme :
- Une vidéo de bienvenue de l’équipe du nouveau collaborateur,
- Un sommaire ou un guide d’utilisation du livret d’accueil digital,
- Des enregistrements d’écran qui expliquent en détail une démarche administrative ou comment se familiariser avec l’intranet d’entreprise.
Grâce à son interface intuitive et ses ressources bien utiles, cet outil professionnel reste accessible à tous et à toutes.
Retrouvez toutes les fonctionnalités de Camtasia et sa version d’essai gratuite sur le site de TechSmith.
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