À chaque fois, c’est la même chose ! La semaine avant vos congés, tout s’accélère et votre agenda se remplit soudain de tâches urgentes. En plus de cela, il faut trouver le temps de préparer un message ou un e-mail de vacances complet, ainsi qu’un dossier de passation méticuleux.
Qu’il s’agisse de courtes vacances, d’un congé maternité ou d’une longue absence, tout le monde a besoin de prendre du temps pour soi — et c’est bien normal. Et pourtant, l’art de faire un bon dossier de passation avant de partir en vacances n’est pas toujours maîtrisé.
Pour remédier à cela, suivez les 7 étapes de ce guide ! Préparez votre départ avec soin et informez vos collaborateurs à l’avance. Vous pourrez ainsi partir en vacances l’esprit tranquille, en sachant que vos projets sont entre de bonnes mains.
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1. Préparez un dossier de passation complet avant de partir en vacances
Prenez l’habitude de documenter régulièrement (et minutieusement) des processus récurrents. Ce type de documentation détaillée vous sera utile au moment de déléguer des tâches.
De même, il est important de maintenir un système de classement de vos informations (dossiers, fichiers, etc.) efficace. De cette façon, tout est toujours prêt au moment d’envoyer votre message ou votre e-mail de vacances !
Si votre entreprise n’a pas encore mis en place un système de stockage commun, pensez quand même à organiser vos documents de façon logique. La personne qui vous remplace doit pouvoir retrouver un fichier rapidement.
Quand vous créez un dossier de passation avant de partir en vacances, n’oubliez pas non plus d’y intégrer des vidéos et des enregistrements d’écran. En effet, le contenu vidéo qui accompagne les instructions écrites aide à mieux comprendre certaines procédures et à utiliser correctement certains outils.
S’il y a beaucoup de choses à couvrir, alors enregistrez plusieurs clips courts plutôt qu’une longue vidéo. Cependant, si votre e-mail de passation (départ en congé) contient de nombreux liens, cela peut porter à confusion. C’est là que les Screencast Collections entrent en jeu. Celles-ci sont idéales pour partager un ensemble d’éléments grâce à un lien unique.
Créez une collection et donnez-en l’accès (contributor) à votre équipe afin d’encourager le transfert de connaissances. C’est aussi un excellent moyen de vous assurer que tout est à jour à votre retour.
2. Anticipez la passation de vos projets avant votre départ en congé
Ne pas anticiper le contenu de votre message ou votre e-mail de vacances est une mauvaise idée !
Il vous faut consacrer suffisamment de temps à la préparation de votre dossier de passation avant le départ en vacances. Combien exactement ? Cela dépend de plusieurs facteurs :
- La durée de votre congé,
- Si la personne qui vous remplace connaît bien votre rôle,
- Les projets et les tâches qui auront lieu pendant votre absence.
Puisque les congés se prennent rarement à la dernière minute, vous devriez disposer d’assez de temps devant vous.
Commencez à planifier, ou du moins à réfléchir, à votre passation dès votre demande de congé acceptée. Pour une transition en douceur, parlez-en avec votre équipe au minimum deux semaines avant votre départ.
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3. Dotez-vous d’un modèle de passation
Un modèle de passation sera votre meilleur allié — et celui de la personne qui vous remplace. Ce document simple donne un aperçu des éléments importants que vous allez confier :
- Les projets en cours,
- Les échéances à venir,
- Les contacts clés,
- L’accès à vos documents et à vos modes d’emploi.
Gardez cette liste à portée de main et remplissez-la au fur et à mesure. Ainsi, tout est déjà prêt quand vous rédigez votre message ou votre e-mail de vacances !
4. Utilisez des captures et des enregistrements d’écran
On dit qu’une image vaut mille mots. Pour les passations, elle vaut sans doute un millier d’heures !
Plutôt que de rédiger de longues descriptions de vos tâches et de vos processus, privilégiez la capture d’écran — fixe ou vidéo. Les instructions visuelles peuvent vous faire gagner du temps, ainsi qu’à votre équipe.
Avec du contenu visuel, vous donnez du contexte et clarifiez certaines informations.
Par exemple :
- Les enregistrements d’écran aident à expliquer comment utiliser un logiciel ou comment trouver un fichier important dans un espace de stockage en ligne,
- Les captures d’écran sont parfaites pour créer d’excellentes instructions étape par étape.
Avec un outil de capture et d’enregistrement d’écran simple comme Snagit de TechSmith, rendez vos images plus précises en y ajoutant des annotations — flèches, formes, bulles, listes numérotées. Ce logiciel propose même des modèles d’instructions visuelles prêts à l’emploi, une excellente façon de documenter un processus.
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5. Échangez avec votre équipe (et enregistrez la session !)
Que vous travailliez depuis le bureau ou la maison, essayez d’avoir un échange direct avec la personne qui vous remplace. Une conversation face à face, en visioconférence ou en personne rend la passation beaucoup plus efficace — bien plus qu’un simple message ou e-mail de vacances.
Plutôt qu’une longue session, programmez plusieurs rendez-vous courts. Cela évite de submerger votre interlocuteur d’informations à la dernière minute. Par ailleurs, la personne en face de vous a le temps de vous poser des questions, surtout s’il s’agit d’un projet particulièrement complexe.
Si vous faites votre passation à distance, n’oubliez pas d’enregistrer la session Zoom et de l’importer sur un logiciel de montage ! La vidéo obtenue constituera une précieuse ressource pour votre équipe, qui pourra s’y référer autant de fois que nécessaire.
6. Prévenez vos clients
Avant de faire votre valise, n’oubliez pas de prévenir votre clientèle (et toute partie prenante) de votre absence. Profitez de cette opportunité pour présenter la ou les personnes qui vous remplaceront.
C’est non seulement une marque de politesse et d’estime à leur égard, mais cela permet aussi d’éviter toute mauvaise surprise.
7. Programmez votre message et votre e-mail d’absence bien avant le départ en vacances
Pour finir, vous devez programmer (bien avant vos vacances) un message ou un e-mail d’absence.
Nous vous conseillons de ne pas attendre la veille du départ. Avec tout ce qu’il y a à faire le dernier jour, vous risqueriez de l’oublier ! Il vaut donc mieux rayer cette tâche de votre to do list le plus tôt possible.
L’e-mail ou le message vocal d’avant vos vacances doit mentionner :
- La période d’absence,
- La personne à contacter pendant votre absence.
Pensez à bien le relire ou à l’écouter avant de le programmer. Une erreur est vite arrivée et si une personne la remarque, vous risqueriez de perdre en crédibilité.
Enregistrer un message vocal est une bonne idée, mais vous pouvez aussi rediriger les appels. Si vous choisissez cette option, pensez à prévenir l’accueil ou la personne qui vous remplace et qui recevra toutes les communications !
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Pourquoi est-il important de préparer une bonne passation ?
De nombreuses personnes bénéficieront d’une passation efficace : vous, votre équipe, votre entreprise et même, votre clientèle.
Par ailleurs, si votre travail est entre de bonnes mains, vous pouvez profiter d’un repos bien mérité ! Dans l’idéal, vos clients ne remarqueront presque pas votre absence, et tout sera en ordre à votre retour, sans échéance manquée ou projet retardé.Avant d’envoyer votre message ou votre e-mail de vacances, consultez donc les sept étapes clés mentionnées dans cet article. Pour mettre toutes les chances de votre côté, glissez des captures d’écran et des vidéos dans votre dossier de passation, et communiquez sans attendre avec votre équipe et votre clientèle.
