Pourquoi intégrer des images à vos modes opératoires ?

Consulter une instruction de travail peut s’avérer fastidieux, surtout pour une tâche complexe.

En plus d’opter pour un format de mode opératoire digital, vous pouvez le rendre plus clair et plus facilement compréhensible grâce à des éléments visuels.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi ajouter des images à vos modes opératoires, et comment les intégrer grâce à Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran idéal pour créer des guides pratiques.

Qu’est-ce qu’un mode opératoire ?

Un mode opératoire est un manuel d’instruction, élaboré pour une certaine tâche. Il a pour but d’accompagner un collaborateur et de lui fournir un guide qui décrit chaque étape de l’activité en question.

Une entreprise peut le mettre en place pour améliorer son organisation interne ou pour booster sa productivité, ou dans le cadre d’une démarche de processus et de procédures par exemple.

Le mode opératoire, avec ou sans images, présente de nombreux avantages. Il est courant dans divers domaines professionnels, comme l’informatique, les travaux publics ou encore les ressources humaines.

Pour en savoir plus : notre article sur le mode opératoire.

Pourquoi intégrer des images à vos modes opératoires ?

Par définition, il s’agit donc d’un document complet et très détaillé, et qui est partagé avec l’opérateur pour des raisons importantes comme éviter des erreurs ou travailler conformément à certaines règles de sécurité.

C’est pourquoi rédiger un mode opératoire constitue un défi. Il faut le rendre à la fois clair et extrêmement précis pour qu’il soit efficace — et surtout, consulté.

Utiliser des photos et des vidéos peut apporter une solution à ce problème.

Un mode opératoire avec des images :

• Facilite la compréhension de l’opérateur,
• Est gage de davantage de précision,
• Permet de diminuer le risque d’erreurs,
• Est plus agréable à utiliser, comparé à un long texte,
• Se corrige plus simplement (s’il s’agit d’un mode opératoire digital toutefois et non d’un visuel imprimé),
• Contribue à créer une image plus moderne et efficace de l’entreprise,
• S’avère parfait pour l’explication d’un logiciel.

Avec un mode opératoire comprenant des images, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que vos collaborateurs utilisent vraiment ces instructions.

Quoi, où, comment : quelques idées pour ajouter des photos à vos instructions

Dans un mode opératoire, une image permet d’éclaircir une étape. Il s’agit d’une aide visuelle pour l’utilisateur.

Vous pouvez donc accompagner chaque consigne d’une photo explicative, pour appuyer un propos.

Pour un mode opératoire sous la forme de…

• Tableau Word ou Excel : insérer une colonne avec vos images,
• Présentation PowerPoint : faire suivre chaque instruction d’une photo ou insérer des images annotées,
• Vidéo : créer une vidéo à partir de vos photos annotées — plus facile à partager,
• Logigramme : il s’agit déjà d’une aide visuelle, mais vous pouvez le compléter avec des images en annexe !

Vous pouvez également faire preuve de créativité en élaborant une fiche comprenant du texte, des icônes ou des petites images à l’aide d’un outil de design graphique comme Canva.

Idées d’images pour vos modes opératoires

• Une capture de votre écran pour démontrer une manipulation informatique (par exemple, sur l’intranet),
• Une photo d’un appareil à utiliser (flèche pour indiquer un bouton, mise en pratique),
• Une image d’un formulaire,
• Une photo de l’équipement (casque anti-bruit, gilet de sécurité),
• Un dessin ou un croquis,
• Des visuels « à faire » et « à ne pas faire »,
• Etc.

De bonnes pratiques à adopter pour vos visuels

• Veiller à la qualité des images,
• Garder à l’esprit qu’elles apparaîtront peut-être dans un petit format,
• Utiliser un outil pratique pour annoter vos visuels,
• Demander à un collaborateur de revoir vos images (surtout pour un logiciel, vous disposez peut-être d’une version différente) et tester les instructions visuelles avant de les partager.

Pour aider vos collaborateurs à créer des modes opératoires avec des images, n’oubliez pas de leur donner ces idées et un exemple !

Étapes pour intégrer une capture d’écran avec Snagit

Snagit est un logiciel de capture et d’enregistrement d’écran de TechSmith. Grâce à une interface intuitive et de nombreuses options de capture, il est idéal pour ajouter des images à vos modes opératoires.

Effectuer une capture d’écran

Pour commencer :

• Ouvrez la fenêtre de capture de Snagit,
• Personnalisez les paramètres selon la capture souhaitée (image ou vidéo, zone, écran entier, curseur visible, son du système, etc.),
• Cliquez sur le bouton rouge « Capture »,
• Effectuez la capture (copiez l’URL de la page web, sélectionnez la zone, etc.)

Votre capture s’ajoute au panneau des captures récentes. Vous pouvez ensuite annoter vos images grâce à de nombreux éléments, comme des flèches, des symboles ou des chiffres pour créer une séquence. À noter que cette option n’est pas disponible pour la vidéo.

Le didacticiel pour vous aider : Capture de votre écran.

Enregistrer ou ajouter l’image directement dans votre mode opératoire

Vous avez vos captures d’écran, il vous suffit maintenant de les insérer dans votre document !

Pour cela, vous pouvez soit :

• Sélectionner une image sur le panneau des captures récentes et cliquer sur « Tout copier » (ou utiliser le raccourci clavier correspondant), puis les coller dans votre document,
• Cliquer sur le bouton « Partage », puis sur la destination de votre choix (fichier, Google Drive, Microsoft PowerPoint, Slack, etc.)

Bon à savoir : si vous travaillez sur Microsoft Word, et que vous choisissez cette option, votre capture d’écran s’ajoutera automatiquement au document en cours.

Le didacticiel pour vous aider : Partage de captures.

Créer un mode opératoire directement dans Snagit

Après avoir réalisé vos captures d’écran, vous pouvez aussi créer votre mode opératoire grâce aux options de Snagit.

• Cliquez sur le bouton « Créer » en haut à gauche, puis sur « Image à partir d’un modèle »,
• Choisissez un modèle dans la fenêtre qui s’affiche,
• Faites glisser les captures dans les cases correspondantes.

Dans de nombreux modèles, vous disposez déjà d’une séquence claire avec des numéros et il vous suffit de rédiger un titre et le descriptif de chaque étape.

Toujours grâce au bouton « Créer », vous pouvez également « Créer une vidéo à partir d’images » afin de partager un mode opératoire sur une plateforme de vidéos par exemple.

Le didacticiel pour vous aider : Création de guides visuels à partir de modèles.

Snagit est un logiciel payant mais propose une version d’essai gratuite de 15 jours, idéale pour commencer à créer des modes opératoires avec des images et accompagner vos collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes !