Modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé : nos conseils

Le processus de recrutement ne s’arrête pas à l’acceptation de la proposition d’embauche : loin de là !

Accompagner le salarié lors de son arrivée dans l’entreprise est essentiel afin qu’il se sente inclus, surtout quand on sait qu’il existe un risque de turnover pendant les premières semaines.

Vous trouverez, ci-dessous, des conseils et des pistes sur les étapes clés d’un modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé, pour faire de ce processus un succès.

Qu’est-ce qu’un plan d’intégration ?

En quelques mots, ce terme définit les moyens à mettre à disposition, les dates importantes et toutes les étapes nécessaires à l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé. Il s’agit de se préparer et de réussir l’arrivée d’un salarié, tout simplement.

Un bon modèle d’intégration pour nouvel employé doit :

• Être réfléchi et planifié,
• Prendre en compte l’identité de l’entreprise, mais aussi et surtout le profil du salarié,
• Faire participer plusieurs acteurs clés — avis des collaborateurs les plus récents, contribution du manager et des ressources humaines,
• Estimer un budget et une durée nécessaire à l’onboarding, ou parcours d’intégration — celui-ci pourra être mis à jour si besoin.

Le plan d’intégration du nouvel employé est revu, après chaque accueil, afin d’être amélioré.

Les avantages d’un plan d’intégration efficace

L’avantage d’un bon plan d’intégration est essentiellement de réussir l’accueil et l’intégration du nouvel employé. Il faut que ce dernier se sente bien au sein de l’entreprise, et qu’il soit capable de  travailler rapidement de façon autonome (mais pas trop non plus).

Pour l’entreprise, avoir un bon modèle de plan d’intégration, destiné aux nouveaux employés, présente des avantages non négligeables.

Il permet notamment de :

• Partir sur de bonnes bases et assurer une longue collaboration,
• Éviter de perdre l’investissement d’un processus de recrutement coûteux,
• Instaurer un climat de travail général agréable et favorable à la productivité,
• Gagner du temps grâce à des processus clairement définis dès le début,
• Offrir une bonne image de l’entreprise, afin d’attirer de nouvelles recrues ou de potentiels clients.

L’entreprise bénéficiera ainsi, tout comme le nouvel employé, d’un modèle de plan d’intégration réussi.

Modèle de plan d’intégration pour nouvel employé : les étapes

Préparer les documents et le programme d’onboarding

La préparation est clé ! Il vous faut d’abord rassembler les informations nécessaires, comme le livret d’accueil ou l’organigramme des services. Vérifiez aussi que les documents indispensables, comme le règlement intérieur, sont à jour.

De plus, vous devez planifier les évènements et les dates importantes du parcours d’intégration de l’employé, comme :

• La présentation officielle de l’entreprise,
• Les premières rencontres avec l’équipe (déjeuner, sortie),
• La découverte des locaux, pourquoi pas avec un jeu de piste,
• La formation sur la sécurité au travail,
• Etc.

Pour en savoir plus sur ces éléments, vous pouvez consulter notre article complet sur l’onboarding.

Anticiper l’arrivée du collaborateur

Établir un bon modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé passe aussi par l’anticipation de l’arrivée de celui-ci.

Voici une petite check-list, à compléter et à personnaliser :

• S’occuper des démarches administratives (demander les informations nécessaires à la personne recrutée, avoir un contrat prêt pour signature),
• Préparer le poste de travail (matériel ou immatériel, de l’ordinateur à l’identifiant de connexion de sa boîte e-mail en passant par le badge),
• Définir la personne chargée de l’accueil et de la visite guidée du bâtiment,
• Partager le programme d’onboarding,
• Mettre à disposition certains documents qui permettent déjà de se familiariser avec l’entreprise, comme un livret d’accueil digital,
• Envoyer un pack de bienvenue,
• Prévenir les équipes de l’arrivée du nouveau salarié (conseils, dates des évènements sociaux).

Tout doit être pensé, à la minute près, pour rendre plus fluide l’arrivée du nouveau collaborateur. Ce dernier doit aussi, avant le premier jour, avoir le sentiment de connaître sa nouvelle entreprise.

Mettre en place un suivi

Un accueil réussi, le premier jour, ne suffit pas ! Il faut du temps pour que le nouveau collaborateur prenne ses marques, tant professionnellement, que socialement.

Professionnel

• Définir des objectifs pour le collaborateur, par rapport au temps donné et à ses compétences lors de l’embauche,
• Prévoir des rendez-vous réguliers avec son manager au cours des premiers mois,
• Lui donner accès à un programme de formations,
• Faire un bilan à la fin de sa période d’intégration ou d’essai,
• Lui faire découvrir différents secteurs dans l’entreprise.

Social

• Lui attribuer un mentor, issu d’un département autre que le sien,
• Programmer des évènements de team building, au sein de l’équipe et entre les différents services,
• Donner l’image d’une équipe soudée.

Pour l’entreprise

• Mettre en place des outils de feedback — notamment pour avoir un avis sur votre modèle de plan d’intégration du nouvel employé,
• Faire parvenir le rapport d’étonnement.

Il est essentiel d’offrir un accompagnement personnalisé au collaborateur, à adapter, bien sûr, en fonction de l’entreprise (taille, budget à disposition, etc.) C’est indispensable pour débuter une collaboration dans les meilleures conditions et dans la bonne humeur !

Snagit : l’outil pour réussir l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé

Snagit est un logiciel de capture et d’enregistrement d’écran, facile à prendre en main grâce à son interface intuitive.

Avec des captures d’écran annotées, vous pouvez notamment :

• Présenter votre modèle de plan d’intégration nouvel employé à votre équipe,
• Accompagner les arrivants avec des explications claires sur les procédures de l’entreprise,
• Créer un livret d’accueil plus attractif et plus concis avec des éléments visuels.

Vous pouvez aussi utiliser Snagit pour réaliser de courtes vidéos, par exemple pour :

• Partager le programme d’onboarding,
• Donner des astuces rapides aux collaborateurs pour mieux accueillir et intégrer le nouvel employé,
• Envoyer un feedback personnalisé ou récapituler le bilan d’intégration — à faire suivre d’un point en présentiel ou en visioconférence toutefois.

De nombreux autres outils peuvent également s’avérer pratiques pour votre plan d’intégration, que nous vous présentons dans cet article au sujet des meilleurs logiciels d’onboarding.

À savoir que Snagit est un logiciel payant mais propose un essai gratuit d’une durée de 15 jours, afin de tester ses nombreuses fonctionnalités.