La modélisation de processus est un outil précieux pour former des collaborateurs. La plupart des entreprises sont confrontées à la question du partage d’expertise avec de nouveaux salariés ou des collègues qui ne savent pas comment réaliser une tâche.
Créer une cartographie des processus et la garder à jour permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer la cohérence des instructions données à différentes personnes lors de la gestion de projet.
Et les goulots d’étranglement (bottleneck) sont supprimés au quotidien, puisque les connaissances et compétences sont partagées avec toute l’équipe.
Dans ce guide, on va découvrir les bases de la modélisation de processus, les bonnes pratiques, l’importance de la communication visuelle, et on vous donnera un guide étape par étape pour créer votre propre cartographie en quelques clics !
Qu’est-ce que la modélisation de processus ?
L’expression « modélisation de processus » désigne un texte accompagné de captures d’écran, de schémas ou d’autres images, qui indique toutes les étapes nécessaires pour exécuter une tâche précise.
Vous pouvez également réaliser une documentation des processus sous forme de vidéo.
La création de processus présente différents avantages pour votre gestion de projets. Afin de vous en faire une idée précise, imaginez un guide pratique ou un ensemble d’instructions.
Cette capture d’écran, par exemple, pourrait être utilisée pour une modélisation de processus illustrant comment créer un compte Facebook Business Manager.
La définition de processus pour former les nouveaux employés
La modélisation de processus est extrêmement utile pour former de nouveaux collaborateurs. En leur offrant une autonomie précieuse, cet outil leur permet de ne plus dépendre entièrement du formateur en matière d’accès à l’information.
Un nouvel employé rejoint souvent une entreprise pour occuper un poste vacant. Or, si un poste est inoccupé, les membres de votre équipe ont généralement une surcharge de travail.
La définition de processus en amont vous permet donc de prévenir les situations de stress en cas de manque de personnel. Naturellement, vous pouvez aussi créer une documentation des processus lorsque vous avez besoin de former un collègue rapidement.
Ce type de support offre aux salariés un accès indépendant à l’information, au moment où ils en ont besoin. Une gestion de documents optimale profite donc à l’ensemble de votre équipe.
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La cartographie des processus vous aide à faire face aux imprévus
La modélisation de processus est un atout pour votre entreprise, même lorsqu’il n’existe pas de besoin immédiat.
Une bonne gestion de documents offre notamment à vos futurs collègues toutes les chances de démarrer du bon pied. Outre son avantage pour les nouveaux employés, la définition de processus donne un accès généralisé à l’information.
Si la personne habituellement chargée d’exécuter une tâche précise est malade ou en congé, quelqu’un d’autre peut facilement prendre la relève.
La documentation des processus pour assurer la transparence
La modélisation de processus favorise la transparence au sein d’une organisation. Elle donne un aperçu d’un domaine d’activité spécifique aux autres équipes et départements.
En outre, la cartographie des processus optimise le flux de travail en écartant le risque de répétition d’une opération. Elle permet également d’identifier les éventuelles failles et d’agir en conséquence.
Signaler les points faibles d’un processus peut suffire à obtenir des ressources pour l’améliorer. La définition de processus est donc bénéfique à l’ensemble de la gestion de projet.
Bonnes pratiques pour une modélisation de processus optimale
Avant de nous plonger dans la création proprement dite, abordons les bonnes pratiques en matière de modélisation des processus. Voici nos recommandations pour planifier, créer et actualiser votre support.
Intégrez des éléments visuels
Les études montrent que 67 % des personnes comprennent mieux les informations quand elles sont communiquées de manière visuelle, comme par exemple les feedbacks vidéo.
Utiliser des captures d’écran pour votre cartographie des processus est l’une des manières les plus rapides et efficaces de montrer comment réaliser une action. Notre logiciel de capture Snagit vous sera d’une aide précieuse pour créer votre contenu visuel.
Le logiciel de TechSmith vous permet de réaliser facilement des captures d’écran pour transmettre des informations. Vous pouvez aussi ajouter des légendes, des numéros d’étapes et autres annotations personnalisables pour attirer l’attention sur une zone particulière.
Privilégiez la simplicité
Éliminez tout élément superflu de votre contenu pour aider le public à se concentrer sur le processus lui-même. L’idée est toujours de réduire la communication à l’essentiel.
Pour attirer l’attention sur un aspect particulier de votre capture d’écran, nous vous conseillons d’utiliser l’outil « Simplifier » de Snagit et de créer des images simplifiées (SUI). Les SUI vous permettent de masquer les sections inutiles de vos contenus visuels pour éviter les distractions.
Cette image est une capture d’écran de l’interface PowerPoint en anglais, qui a été simplifiée pour montrer où cliquer afin d’insérer une image.
Créez du contenu « evergreen »
Lorsque vous préparez la modélisation d’un processus, essayez d’écarter le contenu qui peut rapidement devenir obsolète. Évitez par exemple les numéros de version des logiciels ou les dates. Utiliser le plus de contenu « evergreen » possible permet d’avoir un support à jour plus longtemps.
Les images simplifiées ou SUI (Simplified User Interface) vous aident à obtenir du contenu « evergreen ». Elles aident à échapper aux mises à jour fréquentes de votre modélisation de processus en cas de modifications des logiciels, par exemple les changements de présentation du menu. Les images simplifiées sont donc un atout précieux pour votre gestion de projet.
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Actualisez régulièrement votre cartographie des processus
Même avec un objectif « evergreen », l’évolution des instructions est inévitable à long terme. Pensez donc à actualiser votre cartographie des processus dès qu’il y a un changement. Le cas échéant, essayez de modifier vos captures d’écran existantes plutôt que d’en créer de nouvelles. Des fonctionnalités comme Smart Move peuvent vous faire économiser un temps précieux.
Vérifiez régulièrement que votre cartographie des processus est à jour. Ainsi, vous vous assurez que le document est actuel et contient toutes les étapes.
Comment réaliser facilement une modélisation de processus avec des captures d’écran
Étape 1 : Analysez le processus
Décortiquez d’abord le processus à modéliser.
Notez chaque étape à indiquer dans votre cartographie des processus. Cette méthode vous permet non seulement d’éviter les oublis, mais vous donne aussi un aperçu de votre support final.
Étape 2 : Préparez votre écran
En vous aidant de l’aperçu que vous venez de rédiger, ouvrez les logiciels dont vous souhaitez faire des captures d’écran pour enrichir vos instructions. Éliminez les distractions de votre écran en rangeant votre bureau et fermez toute application qui n’intervient pas dans le processus.
Pour ranger facilement votre bureau sous Windows, vous pouvez décocher l’option Afficher les icônes de bureau.
Étape 3 : Créez des « screenshots », ou captures d’écran
Il est maintenant temps de faire des captures d’écran pour documenter chaque étape du processus. Nous vous recommandons d’utiliser Snagit à cette fin.
Notre logiciel vous permet de capturer votre écran en cliquant sur le grand bouton rouge Capturer ou en utilisant la touche d’impression d’écran.
Notez qu’il vaut mieux capturer une zone de l’écran trop grande plutôt que trop petite si vous n’avez pas encore rédigé la légende de l’image. Vous pourrez toujours redimensionner ou rogner votre screenshot par la suite. Toutes vos captures d’écran s’affichent automatiquement dans Snagit Editor.
Étape 4 : Personnalisez vos captures d’écran
Maintenant que vous avez réalisé toutes les captures d’écran dont vous avez besoin, vous pouvez les personnaliser.
Essayez la fonctionnalité « Simplifier », ajoutez des formes, des étapes numérotées et des annotations de texte pour mettre en évidence les aspects importants de votre processus.
Avec Snagit, vous pouvez même créer un style personnalisé conforme à votre charte graphique. Utilisez les couleurs et d’autres éléments de manière à assurer la cohérence de toutes vos captures d’écran. La fonctionnalité « Étape » permet de personnaliser vos screenshots didactiques.
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Étape 5 : Combinez les images et partagez votre document
Il ne vous reste plus qu’à assembler vos captures d’écran pour les partager sous forme de modélisation de processus.
Avec Snagit, vous bénéficiez d’une fonctionnalité très pratique qui permet de combiner vos captures d’écran en une seule image.
Vous pouvez ainsi associer les différentes étapes d’un processus, que l’outil numérote automatiquement pour indiquer l’ordre des opérations.
La fonctionnalité « Combiner des images » laisse suffisamment d’espace pour ajouter une légende à chaque capture d’écran. « Combiner des images » est un moyen facile de montrer les différentes étapes d’un processus en un seul visuel.
Vous pouvez ensuite copier-coller vos captures d’écran (combinées ou non) dans Word pour ajouter des instructions sous forme de texte entre les différents éléments.
Une fois que vous êtes satisfait·e du résultat, partagez-le ou proposez-le sur une plateforme de collaboration en équipe comme SharePoint ou l’Intranet de votre entreprise.
Complétez votre modélisation de processus avec un enregistrement d’écran
Vous pouvez compléter votre modélisation de processus avec un enregistrement d’écran. Nous vous le conseillons particulièrement si vous débutez dans la modélisation de processus.
La raison est simple : montrer le processus en action contribue à clarifier les éventuelles zones d’ombres.
Vous pouvez utiliser Snagit pour atteindre cet objectif. Notre outil vous permet de rogner toutes les parties de la vidéo que vous souhaitez supprimer. Pour ce faire, sélectionnez la séquence à rogner et cliquez sur Couper.
Inutile de chercher à réaliser l’enregistrement d’écran parfait. Rappelez-vous que le mieux est l’ennemi du bien. Il suffit de suivre chaque étape du processus sur votre ordinateur en enregistrant votre écran. Vous pouvez également commenter vos actions.
À vous de jouer : créez dès aujourd’hui votre modélisation de processus !
Vous savez maintenant comment réaliser une modélisation de processus en quelques clics. Profitez de cet outil précieux pour partager votre expertise avec vos collègues et les nouveaux employés, et optimisez votre gestion de projet.
Le meilleur moment pour vous lancer, c’est maintenant ! Testez gratuitement la version complète de Snagit pendant 15 jours et créez votre première cartographie des processus.
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