Processus, procédure et mode opératoire : quelles différences ?

Processus, procédure et mode opératoire : découvrez la différence entre ces termes importants, utilisés dans le monde du travail !

Dans cet article, nous les abordons d’une façon plus accessible, avec une courte définition, une mise en situation, ainsi qu’un outil pratique pour chacun.

Suivez notre guide qui vous aidera à mettre en place l’une de (ou toutes) ces approches.

Processus, procédure et mode opératoire : trois termes différents

Souvent liés, le processus, la procédure et le mode opératoire sont pourtant bien différents ! Ces approches sont toutes trois utilisées dans le but d’améliorer l’organisation et le fonctionnement d’une entreprise, et ainsi sa productivité.

Pour résumer, un processus désigne une action à mettre en place (le « quoi »), la procédure établit la stratégie (le « qui fait quoi », mais aussi le « quand »), tandis que le mode opératoire entre dans les détails de la marche à suivre (le « comment »).

Dans chaque partie, ci-dessous, nous nous penchons sur la définition plus approfondie de chaque terme — processus, procédure et mode opératoire — avec un exemple concret.

Processus : le « quoi »

Qu’est-ce qu’un processus ?

La définition d’un processus, issue des normes ISO 9000:2015 relatives au management de la qualité, est la suivante : un « ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté ».

Plus simplement, un processus se réfère à la mise en place d’une action, qui répond à un élément déclencheur et qui a pour objectif d’amener à un certain résultat.

On parle même d’une « approche processus ». Celle-ci sous-entend une remise en question de l’organisation de l’entreprise et des décisions prises afin de l’améliorer.

Pour obtenir davantage d’informations : notre article sur les différences entre processus et procédures de travail

Exemple de processus

Vous pouvez décider de processus dans différents domaines, comme les ressources humaines.

Le processus « créer une démarche d’onboarding », par exemple, répond à un besoin — l’arrivée d’un ou de plusieurs employés — et a un objectif précis — permettre une intégration plus fluide d’un collaborateur, mais aussi le fidéliser aux valeurs de l’entreprise.

Un outil indispensable : Prezi

La démarche processus peut et même doit être présentée à vos équipes afin de les informer, mais aussi de les impliquer dans la stratégie de la société.

Pour introduire vos processus de manière claire et plus interactive, vous pouvez opter pour un logiciel comme Prezi. Celui-ci vous permet de créer une présentation sur laquelle il est possible de naviguer, en choisissant un chemin spécifique. Vos collaborateurs peuvent également la modifier ou la commenter.

Il existe une version gratuite de cet outil, qui comporte toutefois des limites.

Procédure : le « qui fait quoi »

Qu’est-ce qu’une procédure ?

Une procédure de travail, quant à elle, détaille un processus. Elle définit la suite d’étapes permettant d’atteindre votre objectif.

Elle s’intéresse donc aux différentes tâches à effectuer, aux personnes ou aux services concernés, ainsi qu’aux moyens nécessaires.

Si la différence entre la procédure et le mode opératoire paraît floue, rappelons que la première indique le déroulement de la démarche tandis que ce dernier l’explique et la détaille.

Pour aller plus loin : apprenez à rédiger une procédure de travail

Exemple de procédure

Pour réaliser le processus d’onboarding, il est donc possible de mettre en place une procédure, avec les étapes suivantes (par exemple) :

• Élaborer une vidéo avec un message d’accueil,
• Envoyer le kit de bienvenue,
• Organiser un événement de team building avec l’équipe du collaborateur,
• Etc.

Il est utile de définir chaque tâche (dans l’ordre si besoin), la description de celle-ci, les rôles importants, et les ressources nécessaires.

Un outil indispensable : GitMind

Un logiciel de tableau blanc ou de carte mentale peut vous aider à déterminer les différentes étapes qui formeront votre procédure.

GitMind, outil de mindmapping, est idéal pour créer des diagrammes et des organigrammes, et organiser une session de brainstorming. Il permet de travailler en équipe et d’organiser ses idées sur une page blanche virtuelle, grâce à des formes et des couleurs, en s’aidant de thèmes.

Parmi ses multiples avantages, cet outil s’adapte à différents supports et est gratuit.

De plus, on peut l’utiliser tant pour réfléchir à des procédures, qu’à des processus et des modes opératoires !

Mode opératoire : le « comment »

Qu’est-ce qu’un mode opératoire et est-il différent de l’instruction de travail ?

Il n’existe pas de différence entre le mode opératoire et l’instruction de travail, qui se réfèrent au « comment » de l’action.

Tel un mode d’emploi, le mode opératoire permet de formaliser la façon d’exécuter une tâche dans l’entreprise, souvent pour un poste de travail en particulier.

Il a plusieurs objectifs : apporter plus de cohérence, éviter des erreurs, assurer la sécurité d’un travailleur, ou encore accompagner un collaborateur débutant.

Pour en savoir plus : découvrez notre guide sur le mode opératoire

Exemple de mode opératoire

L’un des modes opératoires qui résulte de la procédure et du processus d’onboarding peut être, par exemple, de monter une vidéo de bienvenue.

Celui-ci explique en détail l’utilisation du logiciel et le montage de la vidéo :

• Ouvrir le logiciel de montage,
• Rassembler les clips vidéo et les importer,
• Les faire glisser sur le plan de montage,
• Ajouter une introduction avec un titre et un logo,
• Etc.

Ici, un mode opératoire est utile pour définir des standards, comme les couleurs à choisir pour respecter l’identité visuelle de l’entreprise, pour préciser le format vidéo de sortie, ou simplement pour aider un collaborateur à effectuer cette manipulation plus facilement.

Un outil indispensable : Snagit

Un mode opératoire n’est pas forcément un document papier : il peut être digitalisé. Il est ainsi possible de gagner en clarté, d’autant plus que ces instructions sont souvent destinées à une personne tierce.

Avec Snagit, logiciel de TechSmith, vous pouvez créer un mode opératoire entièrement visuel, grâce à un enregistrement d’écran ou des captures d’images.

Il vous permet de :

• Miser sur des visuels en intégrant des images pour rendre vos modes opératoires plus compréhensibles,
• Utiliser l’outil étape de Snagit pour clarifier la démarche à suivre,
• Ajouter des commentaires vocaux à vos instructions vidéo.

Snagit est un logiciel payant, mais il propose une version d’essai gratuite et vous offre un soutien technique, l’idéal pour élaborer des modes opératoires au sein d’une démarche plus globale de processus et de procédures de travail !