Comment rédiger une procédure de travail ?

En entreprise, une procédure de travail a pour but de décrire la mise en œuvre d’une action ou d’un processus, par exemple dans une démarche qualité.

Élaborer ce support n’est pas toujours simple et c’est pourquoi il est intéressant de se pencher sur ce sujet avant d’entamer la phase de rédaction !

Dans cet article, retrouvez :

• La définition et le pourquoi de la procédure de travail,
• Un exemple de contenu type,
• Un guide pour vous aider à rédiger votre première procédure de travail,
• Différents logiciels parmi lesquels choisir, selon vos besoins.

Suivez également notre liste de conseils pour atteindre les résultats souhaités avec votre procédure de travail !

Tour d’horizon de la procédure de travail

Découvrez la définition de la procédure de travail, mais également pourquoi elle peut s’avérer indispensable en entreprise !

Qu’est-ce qu’une procédure de travail ?

La procédure de travail a pour objectif de guider une ou plusieurs personnes afin d’effectuer une action en décrivant une marche à suivre de façon précise. Elle peut, ou non, prendre la forme d’un document et explique la manière de réaliser une activité ou un processus, comme l’indique le texte de la norme ISO 9000.

Bon à savoir : si la procédure de travail présente la manière de procéder, on réserve généralement le déroulement détaillé de chaque étape à un autre document qui est le mode opératoire ou les instructions de travail.

Pourquoi rédiger une procédure de travail ?

Rédiger une procédure de travail a pour but de :

• Organiser une tâche spécifique en définissant des objectifs, en informant sur la méthode et en donnant des dates butoirs,
• Simplifier l’action à effectuer,
• Éviter de répéter des erreurs,
• Gagner en productivité,
• Formaliser et standardiser une action afin d’obtenir des résultats plus réguliers,
• Motiver et renforcer la collaboration entre les services,
• Accompagner en cas de départ au sein de l’équipe.

Gardez tout de même à l’esprit qu’il ne faut pas utiliser ce document avec excès ! Réservez la procédure de travail à des actions complexes qui doivent se dérouler d’une façon exacte ou qui méritent que l’équipe s’y intéresse particulièrement, par exemple en cas de changement important.

Quelles sont les qualités de ce support d’entreprise ?

De manière générale, une bonne procédure de travail doit :

• Être précise sans être trop rigoureuse — elle doit laisser la place au bon jugement de la personne concernée,
• Aller à l’essentiel,
• Faciliter la compréhension par son format clair et ses phrases courtes,
• Comprendre tout le nécessaire à la réalisation du processus,
• Inclure des éléments visuels adéquats.

L’idéal est de doser le volume d’informations pour guider les acteurs de la procédure de travail sans pour autant limiter leur champ d’action !

Exemple de procédure de travail : quel contenu ?

Dans la section suivante, nous vous expliquons comment faire une procédure de travail, du contenu essentiel aux éléments facultatifs.

Les éléments indispensables

Une procédure de travail répond à la question « qui fait quoi quand » :

• Qui ? La personne, le département ou le service (au singulier ou au pluriel) qui doit effectuer l’action ou le processus — soit la responsabilité de chacun.
• Quoi ? L’étape, ou les étapes, à mettre en place, ainsi que les moyens, les compétences, les outils et les ressources nécessaires à sa réalisation.
• Quand ? La date limite, mais aussi la durée de chaque étape.

En suivant cette trame, vous établissez un document complet auquel chaque collaborateur peut se référer.

Les éléments facultatifs

Une procédure de travail peut également introduire le :

• Comment ? Même si le détail des différentes étapes se rapporte davantage aux instructions de travail. À noter que vous pourrez également ajouter ces informations en annexe de la procédure.
• Pourquoi ? Quels sont les objectifs de cette procédure, le résultat final ? Même si vous ne l’intégrez pas dans votre procédure de travail, vous devrez toujours avoir ceci à l’esprit au moment de sa rédaction.

Il n’existe toutefois pas d’exemple type de procédure de travail : le document idéal dépend de vous et de votre organisation.

Vous aimerez aussi : comment faire une instruction de travail ?

Comment rédiger une procédure de travail ?

La procédure de travail est un document à soigner tout simplement car elle va être lue par plusieurs collaborateurs issus de différents services. Ce qu’elle contient doit être compris par tous afin d’assurer le bon déroulement de l’action et le respect des normes ou des critères établis !Les différents formats d’une procédure de travail

Pour rédiger votre procédure de travail, vous pouvez choisir parmi différents modèles et formats :

• Texte/liste à puce : il s’agit d’un format simple et concis, parfait pour un modèle de procédure de travail étape par étape.
• Tableau : permet de bien organiser les informations en indiquant toutes les données importantes, par exemple avec des colonnes « qui », « quoi » et « quand ».
• Organigramme : structure la démarche à suivre et utilise des symboles pour simplifier et faciliter la compréhension.
• Vidéo : une solution originale pour élaborer et diffuser vos procédures de travail ! Elle offre un format court et complet, et permet d’ajouter des commentaires vocaux si nécessaire.

Un conseil : quel que soit le modèle choisi, il est plus facile de commencer par organiser ses idées sur un tableau blanc (virtuel par exemple), surtout si vous travaillez en équipe. Vous pourrez ainsi noter les étapes, les ressources nécessaires, les collaborateurs concernés, les dates clés ou les durées recommandées et autres détails importants, relier ces informations puis les intégrer dans le contenu final.

Pour vous aider, retrouvez des exemples de fiches de procédure dans cet article.

Les visuels, éléments clés

Dans tous les cas, il est important d’inclure des éléments visuels à vos procédures de travail, par exemple :

• Captures d’écran,
• Croquis,
• Schémas,
• Infographies,
• Clips vidéo.

Faites preuve de créativité, mais gardez toujours à l’esprit que le résultat doit rester simple et facilement accessible par toutes les parties concernées.

10 conseils clés pour savoir comment faire une procédure de travail

Pour savoir comment faire une procédure de travail et obtenir un modèle clair et complet, nous vous conseillons de :

• Déterminer les objectifs de la procédure de travail avant tout,
• Vous renseigner auprès du ou des services responsables — observer, poser des questions, évaluer les difficultés — surtout si la marche à suivre ne vous concerne pas directement,
• Anticiper les éventuelles contraintes,
• Rassembler les informations essentielles et les structurer,
• Essayer différents formats et exemples de procédures de travail, tester l’utilisation de plusieurs éléments visuels pour obtenir le modèle à la fois le plus simple et le plus percutant,
• Faire contribuer différents acteurs au moment des étapes de réflexion, de rédaction et de relecture,
• Demander un avis externe avant de partager la procédure de travail,
• Évaluer la procédure après la première utilisation et la revoir si nécessaire,
• Toujours prendre en compte son équipe et l’entreprise afin de voir ce qui fonctionne le mieux !

Avant de partager votre procédure de travail, vérifiez qu’elle explique clairement la marche à suivre, étape par étape, qu’elle contient toutes les informations indispensables, et jetez un dernier œil à la mise en page.

N’hésitez pas à ajouter des annexes — documents, glossaires et commentaires — pour donner toutes les clés nécessaires aux équipes chargées de mettre en œuvre la procédure.

Ces bonnes pratiques sont d’autant plus importantes si vous rédigez une procédure de travail pour une action que vous n’avez pas l’habitude d’effectuer ou qui concerne un autre département de l’entreprise.

Nous vous recommandons également de garder un historique des procédures de travail rédigées par vous et vos collaborateurs dans un format qui permet de les mettre à jour facilement.

4 logiciels pour réussir sa procédure de travail

Pour commencer la rédaction de votre procédure de travail, optez pour un outil facile d’utilisation et polyvalent. Voici une sélection de quatre outils pratiques.

Quel logiciel choisir pour réaliser une bonne procédure de travail ?

Il existe de nombreux logiciels pour faire des procédures de travail, notamment dits BPM (Business Process Management). Néanmoins, si vous débutez ou si vous avez besoin de rédiger ce document de façon ponctuelle, nous vous recommandons d’utiliser un outil accessible — que vous pourrez réutiliser au sein de l’entreprise pour votre communication interne ou dans d’autres domaines.

Le point commun des quatre outils ci-dessous réside en leur simplicité d’utilisation et leur polyvalence ! Ils ne nécessitent aucune connaissance spécifique en management, graphisme ou vidéo, et c’est ce qui les rend indispensables.

GitMind

GitMind est un outil de carte mentale et de brainstorming pratique dans de nombreuses situations, au travail comme au quotidien.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Pour réfléchir à votre procédure de travail, mais également pour la formaliser, avec un logigramme par exemple.

Ses avantages :

• Utilisation très intuitive — possibilité de faire glisser les étapes de façon à obtenir le résultat désiré,
• Option de partir d’un modèle et de le personnaliser,
• Logiciel parfait pour faire preuve de créativité,
• Insertion d’images, de notes ou de liens,
• Travail en équipe ou partage d’un lien pour obtenir l’avis d’un collaborateur.

Son prix :

• Version gratuite (10 cartes mentales)
• À partir de 4,08 € par mois (abonnement annuel).

Snagit

Snagit est un outil de capture d’écran de TechSmith, parfait pour créer des instructions visuelles pour différents sujets.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Pour créer des procédures de travail à partir de modèles de guides visuels (captures d’écran, étapes numérotées et légendes) ou en vidéo — un format qui peut vous aider à aller à l’essentiel et à mieux capter l’attention.

Ses avantages :

• Ce logiciel ne nécessite aucune compétence professionnelle et vous sera utile pour le quotidien de votre entreprise,
• Interface intuitive,
• Possibilité de faire des captures d’écran et de les annoter,
• Possibilité de réaliser un screencast et de dessiner à l’écran pendant que vous enregistrez,
• Possibilité de créer une vidéo à partir d’images,
• Les modèles d’instructions visuelles à disposition pour créer des procédures de travail claires,
• Nombreuses ressources à disposition — tutoriels et centre d’aide.

Son prix :
Tarif unique de $62,99 pour une licence d’utilisation, avec une année de maintenance. Il existe une version gratuite qui permet d’essayer ce logiciel et de commencer à faire des procédures le plus rapidement possible.

Canva

Canva est une plateforme de conception graphique qui reste accessible aux débutants. Elle permet de créer des vidéos et des supports visuels très variés, et ce rapidement grâce à une bibliothèque de modèles attractive.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Pour savoir comment faire des procédures de travail originales et claires, avec différents formats !

Ses avantages :

• Simplicité d’utilisation,
• Vaste palette de designs et de modèles pour vos procédures de travail — diagrammes de flux, logigrammes, infographies de processus, check-list et bien d’autres,
• Organigrammes personnalisés avec un grand choix de polices et de couleurs,
• Travail collaboratif, idéal pour impliquer vos collègues dans la création de ce document,
• Milliers d’icônes disponibles,
• Options de partage en image ou grâce à lien qui permet de visualiser ou de modifier la procédure.

Son prix :

• Version gratuite,
• À partir de 109,99 € par an par personne.

Prezi Design

Prezi est un outil de présentation qui a pour but de se détacher du modèle classique des diapositives.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Ce qui nous intéresse ici, c’est le produit Prezi Design, qui permet d’imaginer du contenu visuel original — cartes, infographies, affiches — et notamment des organigrammes pour rédiger vos procédures de travail.

Ses avantages :

• Glisser-déposer pour une manipulation facile,
• Possibilité de créer des organigrammes, de les personnaliser — couleurs, formes — et de les animer,
• Outil idéal pour mettre en avant l’identité visuelle de son entreprise et élaborer des procédures en phase avec ses autres documents,
• Multiples options de téléchargement et de partage, en image ou en ligne pour une version animée, en privé ou en public,
• Ce logiciel permet de faire une procédure de travail efficace, mais peut aussi servir à la présenter à ses équipes de façon captivante (Prezi Present).

Son prix :

• Il existe plusieurs abonnements — gratuit, que nous vous conseillons pour tester l’outil, ou payant à partir de 10 € par mois (abonnement annuel). Forfait business équipe sur demande.

La procédure de travail, un document à soigner

Une procédure de travail se prépare et doit être rédigée avec soin !

Ce document a pour objectif de mettre en place une méthode, une marche à suivre pour une action ou un processus au sein de votre entreprise.

Suivez notre guide pour établir une procédure exhaustive, claire et compréhensible, choisissez le format qui convient le mieux à votre équipe, et optez pour un logiciel simple qui pourra également servir à améliorer votre communication interne.

Créez vos premières procédures de travail dès maintenant en utilisant la fonction « création de guides visuels à partir de modèles » du logiciel Snagit !