La réunionite : comment éviter ce fléau ?

Avez-vous déjà entendu parler de la réunionite ? Un problème répandu dans le monde professionnel et qu’on tarde souvent à remarquer ou à résoudre.

Apprenez-en plus sur le phénomène de la « meeting fatigue », ses conséquences sur la productivité et le bien-être de votre équipe, et découvrez quelques astuces pour l’éviter.

Dans cet article, vous trouverez également un guide qui vous explique comment remplacer les réunions inutiles ou améliorer les rencontres indispensables avec un outil de capture d’écran intuitif comme Snagit !

Réunionite : définition et chiffres

Selon le dictionnaire en ligne La langue française, la réunionite est tout simplement la « manie des réunions ». Ce terme péjoratif se réfère à l’habitude de planifier de trop nombreuses réunions, sans une grande préparation et sans objectif clair, qui mènent rarement à une issue productive.

On parle aussi, en anglais, de « meeting fatigue » et même de « Zoom fatigue » depuis la pandémie de Covid-19 pour décrire le sentiment de surmenage (mental, émotionnel, physique) causé par un excès de réunions.

Pour vous donner une idée, selon une étude de Barco et Circle Research de 2019, les salariés passent 8 h en réunion ou assistent à 10 réunions par semaine, et ce même s’ils ont l’impression de perdre (en partie) leur temps.

Voilà l’un des signes d’une « réunionite aiguë » de grande ampleur, auquel vous pouvez toutefois échapper en adoptant de bonnes résolutions !

Qu’est-ce qui provoque la réunionite au sein d’une entreprise ?

Par définition, la réunionite désigne davantage un problème d’efficacité que de nombre.

En effet, certaines réunions, dans certaines situations, sont bénéfiques pour communiquer avec ses équipes. Elles doivent cependant être utiles et déboucher sur une prise de décision ou sur des actions concrètes.

Une réunionite aiguë peut provenir de réunions fréquentes qui sont :

• Mal préparées : aucun ordre du jour, collaborateurs prévenus à la dernière minute, mauvaise prise en main d’un outil, etc.
• Mal gérées : peu de rigueur quant à la prise de parole, attente des retardataires, hors sujets courants et discussions qui durent, etc.

Savoir si vos réunions sont productives ou non requiert de consacrer du temps à leur évaluation. Vous pouvez aussi demander l’avis de vos équipes par le biais d’un sondage.

Les réunions virtuelles : encore plus fatigantes ?

La fatigue liée aux réunions peut être accentuée à distance, en visioconférence. Notamment à cause du fait :

• D’être assis et de rester devant l’écran pendant une trop longue durée,
• De ne pas pouvoir faire de pause entre deux réunions,
• De manquer d’intimité (arrière-plan personnel, sensation de proximité accrue avec les autres participants).

Il est aussi plus difficile de garder sa concentration et d’intervenir dans la discussion de façon naturelle, sans couper la parole. Ne pas pouvoir se fier au langage corporel de vos interlocuteurs peut également participer au sentiment de fatigue ressenti lors des réunions virtuelles.

La visioconférence peut toutefois présenter des avantages si vous adoptez de bonnes pratiques, comme nous l’expliquons dans cet article sur comment réussir une réunion à distance.

Les effets d’une réunionite aiguë sur l’équipe

Les effets de la réunionite sont multiples :

• Une perte de temps pour les collaborateurs qui font acte de présence,
• Une baisse de productivité, car un grand nombre de réunions interrompt le travail de chaque individu et ralentit le rythme général,
• Une baisse de motivation, car ces réunions inefficaces peuvent engendrer des frustrations et même du stress chez les collaborateurs, qui pensent ne pas être appréciés à leur juste valeur.

Si vous soupçonnez que votre entreprise a « attrapé » une réunionite aiguë, repensez votre façon de planifier et d’animer les réunions grâce à nos conseils.

Comment reconnaître les symptômes de la « meeting fatigue » ?

La réunionite peut aussi avoir des effets plus profonds sur les membres de l’équipe. Pour éviter le surmenage lié à un excès de réunions, phénomène que l’on appelle « meeting fatigue » en anglais, il est essentiel de reconnaître les premiers signes révélateurs.

Voici quelques symptômes que l’on peut associer, par définition, à la réunionite :

1. Épuisement physique ou mental : se sentir exténué après une réunion, même si celle-ci n’a pas été particulièrement longue ou intense, peut être le signe de la « meeting fatigue » — qu’il s’agisse d’une fatigue mentale, émotionnelle ou physique.
2. Problèmes de concentration : ne pas pouvoir se concentrer pendant les rencontres avec vos collaborateurs, manquer d’intérêt pour le sujet de la discussion et avoir des difficultés à s’investir et à participer activement.
3. Éloignement : après de nombreux rendez-vous téléphoniques ou en visioconférence, il est normal d’avoir envie de prendre du temps pour soi. Cependant, si l’on se montre distant avec ses amis et sa famille également, c’est peut-être l’un des signes de surmenage et de fatigue causé par un excès de réunions !
4. Irritabilité et impatience : la fatigue liée aux réunions peut aussi se manifester par une irritabilité ou une certaine impatience. Par exemple : ne pas pouvoir rester en place en réunion et être facilement agacé par ses collègues.
5. Baisse d’efficacité : se sentir submergé, épuisé après de trop nombreuses réunions n’est pas rare, surtout si celles-ci n’étaient ni productives ni captivantes, et peut impacter l’envie de bien faire son travail.
6. Symptômes physiques : la réunionite peut même avoir pour conséquences des maux physiques, comme des douleurs musculaires, des tensions et des insomnies.

Si l’un de vos collaborateurs ressent l’un ou plusieurs de ces symptômes, c’est qu’il est peut-être temps de faire une pause et de réévaluer votre approche face à l’organisation de réunions.

En repérant les signes de la « meeting fatigue » rapidement, vous pouvez éviter que la réunionite ne prenne le dessus sur le bien-être des collaborateurs et la productivité de l’entreprise.

5 conseils pour éviter la réunionite

Si vous dirigez une équipe ou avez pour responsabilité d’organiser les réunions, gardez ces 5 conseils à l’esprit.

1. N’inviter que les personnes concernées

Si cela va de soi, ce n’est pas toujours le cas dans les entreprises ! Les cadres dirigeants, par exemple, passent une grande partie de leur semaine en réunion.

Certaines personnes, que le sujet impacte d’une manière ou d’une autre ou qui doivent être tenues au courant, ne participeront pas activement à la réunion — et la passeront même à faire autre chose.

Un compromis idéal est donc de n’inviter que les collaborateurs directement concernés — moins de 10 pour une réunion efficace — et d’envoyer un compte-rendu aux autres.

Notre astuce : pourquoi ne pas désigner un participant responsable de ce rapport ? Une bonne façon de le rendre acteur de la réunion.

2. Bien organiser et animer la réunion

Pour éviter de tomber dans le piège de la réunionite, on réfléchit bien à la finalité de la réunion et on l’organise à la minute près.

Bien organiser une réunion, c’est :

• Avoir un objectif clair,
• Établir un ordre du jour précis,
• Prendre en compte le temps accordé aux questions en estimant la durée de la réunion,
• Faire un compte-rendu de celle-ci et/ou l’enregistrer pour la partager.

Bien animer une réunion, c’est :

• Commencer à l’heure par respect pour ceux qui le sont,
• Donner la parole de façon égale si possible,
• Tirer profit des outils digitaux interactifs à disposition.

Retrouvez d’autres astuces pratiques dans notre article dédié à l’animation de la réunion.

3. Donner l’occasion aux participants de se préparer

Prévenez les participants quelques jours à l’avance pour qu’ils fassent leurs devoirs !

Les collaborateurs connaissent le sujet de la réunion et ont rassemblé leurs idées ; ils peuvent échanger de manière plus efficace le jour J.

Vous avez ainsi plus de chance d’arriver à une prise de décisions, ce qui permet d’éviter de devoir planifier une nouvelle réunion — l’un des symptômes de la réunionite.

4. Adopter le concept de la réunion optionnelle

Éviter une réunionite, c’est aussi faire preuve de plus de modernité au sein de l’entreprise.

Offrir des espaces où tout le monde peut s’exprimer est indispensable pour une bonne communication interne et une meilleure cohésion d’équipe.

Néanmoins, il faut reconnaître que quand un collaborateur a une semaine particulièrement remplie ou doit avancer sur un projet spécifique, il ne peut pas toujours assister à ces réunions.

Faites confiance à vos collaborateurs et instaurez davantage de réunions optionnelles. 

Seules les personnes qui auront besoin de communiquer sur un problème rencontré ou une idée, et celles qui ont le temps pour aider ou écouter, seront présentes.

5. Prendre soin de son équipe pour éviter la réunionite

En tant que dirigeant, vous devez toujours privilégier le bien-être de votre équipe.

Par exemple :

• Être plus attentif aux signes de surmenage et de « meeting fatigue » chez vos collaborateurs,
• Prendre les mesures nécessaires pour une culture de la réunion plus bienveillante,
• Faire confiance et responsabiliser en donnant la liberté d’assister ou non aux réunions,
• Casser la monotonie en animant les réunions de façon plus originale,
• Dans le cas de réunions virtuelles, inviter les participants à adopter un fond d’écran virtuel ou flouté, ou les laisser décider s’ils souhaitent ou non allumer leur caméra.

Restez également à l’écoute de votre équipe et de ses idées pour conserver des moments de collaboration sans tomber dans le piège de la réunionite aiguë.

Une autre solution est de prendre l’habitude de se demander s’il est possible ou non de remplacer une réunion, comme nous allons le voir dans la section suivante.

Remplacer les réunions facilement avec Snagit : mode d’emploi

Il est établi qu’un excès de réunions, surtout si celles-ci n’ont pas une issue productive, peut avoir certaines conséquences !

Penchons-nous donc sur les moyens qui existent pour limiter le nombre de rendez-vous physiques et virtuels afin de soulager les symptômes de surmenage au travail.

Découvrez comment un outil de capture d’écran simple et accessible comme Snagit peut vous aider à atteindre les mêmes objectifs qu’en réunion, sans bloquer l’agenda de vos collaborateurs.

Étape 1 : identifier si vous pouvez remplacer ou améliorer une réunion

La première question à se poser pour éviter la « meeting fatigue » est de savoir si votre réunion est utile et s’il existe une alternative. Bien souvent, une réunion n’a pas lieu d’être et perturbe la concentration de vos collaborateurs en plein travail.

Avant de choisir un créneau dans l’agenda de votre équipe, réfléchissez à l’objectif de la réunion et demandez-vous si vous avez vraiment besoin de la contribution de vos collègues. Si la réponse est non, vous pouvez sans doute partager cette information par e-mail.

D’un autre côté, si vous pensez qu’échanger sur ce projet fera avancer les choses, demandez-vous alors si vous possédez assez d’informations pour parvenir à une décision avec votre équipe. Anticipez également le temps à dédier aux questions et à la discussion. Selon ces réponses, vous pouvez peut-être avoir cette conversation par e-mail plutôt qu’organiser une réunion.

D’autres considérations sont à prendre en compte afin de déterminer si une réunion est oui ou non indispensable. Pour vous aider dans le processus de réflexion, nous avons élaboré un organigramme à consulter à chaque fois que vous souhaitez organiser une rencontre virtuelle ou en présentiel.

Si vous décidez qu’une réunion n’est pas essentielle, sachez que le logiciel de capture d’écran Snagit peut vous permettre de communiquer cette information ou d’échanger avec vos collègues facilement, rapidement et efficacement.

Vous pouvez par exemple utiliser cet outil digital pour :

• Envoyer un feedback individuel ou collectif en enregistrant une vidéo et en l’annotant au fur et à mesure que vous parlez,
• Créer de courtes vidéos de formation informelles pour votre équipe,
• Faire une annonce sur un changement important ou introduire un nouvel outil RH par exemple.

Encore mieux : en remplaçant une réunion par une vidéo, vous donnez l’opportunité à vos collaborateurs de travailler et de digérer cette information à leur rythme, au moment qui leur convient.

Avec le logiciel Snagit, vous pouvez également améliorer les réunions qui sont maintenues, comme les présentations officielles et les sessions de brainstorming, avec des images et des clips vidéo. Ces éléments de la communication visuelle facilitent la compréhension en clarifiant certaines informations et en donnant du contexte.

Selon une étude TechSmith, l’utilisation de visuels dans les communications aux employés permettrait même aux entreprises de faire des économies !

Étape 2 : enregistrer votre vidéo avec Snagit

Vous n’avez pas besoin de connaissances professionnelles pour réaliser une vidéo avec le logiciel Snagit.

Qu’il s’agisse d’un contenu pédagogique ou d’un simple enregistrement d’écran, vous pouvez créer et partager un contenu de qualité grâce à cet outil simple et intuitif.

Bon à savoir : le type de vidéos que vous réaliserez le plus souvent avec Snagit reste informel et ne demande qu’une prise !

Il existe toutefois quelques astuces à garder à l’esprit pour concevoir un contenu de qualité qui captivera votre audience.

Nous vous recommandons de réaliser une vidéo :

• Courte, mais efficace. Avant d’enregistrer, notez quelques points essentiels de votre présentation afin de ne rien oublier.
• Avec webcam. La fonctionnalité « image en incrustation » de Snagit vous permet d’enregistrer votre écran et votre webcam en même temps. Vos collaborateurs voient votre visage et peuvent décoder votre langage corporel, ce qui évite de mauvaises interprétations.
• La plus claire possible. L’option « dessin à l’écran » proposée par Snagit est idéale pour mettre en évidence une information importante lorsque vous enregistrez votre écran.

Avec ces astuces simples mais efficaces, vous réussirez à communiquer de façon rapide et claire, et offrez la possibilité à votre audience de revoir ce contenu autant de fois que nécessaire.

Étape 3 : partager votre vidéo

Il ne vous reste plus qu’à diffuser votre vidéo !

Snagit comprend une palette d’options de partage des captures, de Slack à Outlook en passant par PowerPoint.

Vous pouvez aussi créer un lien de partage en un seul clic. Ainsi, vos interlocuteurs pourront réagir et commenter la vidéo directement en ligne, via Screencast.

Quelques bonnes pratiques supplémentaires :

• Précisez toujours la durée de la vidéo que vous diffusez pour aider vos collaborateurs à mieux gérer leur temps,
• Énoncez clairement ce que vous attendez de vos interlocuteurs — moyen de réponse, date délai, etc.

Diffuser une vidéo de la bonne façon est essentiel pour assurer une bonne expérience à vos collaborateurs, ainsi qu’à vous-même.

3 idées d’outils pour éviter les réunions inutiles

De nombreux autres outils digitaux existent pour remplacer une réunion inutile ou contre-productive et éviter de tomber dans le piège de la réunionite. Voici une sélection de 3 logiciels pratiques.

1. Camtasia

Ce logiciel d’enregistrement d’écran et de montage vidéo est idéal pour s’adresser à vos collaborateurs sans avoir à organiser une réunion. Bon à savoir : l’outil de sondage est une fonctionnalité utile de Camtasia pour inciter les collaborateurs à vous faire part de leur opinion.

2. Mural

Mural, application de tableau blanc dédiée à la collaboration, permet d’éviter ou de raccourcir de longues réunions de brainstorming. Chacun apporte ses idées à un projet, à son rythme.

3. Supermood

Supermood est intéressant pour installer un système de feedback collaborateur et le partager avec l’ensemble de l’équipe sans perdre de temps.

La réunionite, un phénomène actuel mais pas inévitable !

Les réunions sont parfois nécessaires pour discuter de sujets complexes, collaborer pour parvenir à une décision ou encore rencontrer ses collaborateurs face à face.

Nous avons donc toujours besoin de ces rendez-vous hebdomadaires. Mais de combien ? Et lesquels ?

En se posant les bonnes questions, il est possible de remplacer certaines réunions et ainsi d’éviter les conséquences liées à la « meeting fatigue » — surmenage, problèmes de concentration, éloignement vis-à-vis de ses collaborateurs.

Les entreprises doivent comprendre quand une réunion est indispensable et quand il est préférable de trouver une alternative, par exemple en engageant la conversation par e-mail ou en créant une vidéo claire, personnelle et efficace.

Choisissez un logiciel comme Snagit pour enregistrer votre écran, envoyer votre contenu original à toute l’équipe et préserver le moral des employés ! Ou bien, ajoutez des éléments visuels à vos réunions les plus incontournables pour des rencontres plus productives.