Le guide ultime pour réussir toutes vos SOPs !

Au sein d’une entreprise, établir et partager des procédures claires avec son équipe est indispensable. Cela permet d’assurer le bon déroulement des opérations, mais également de respecter des normes de sécurité ou de qualité.

Dans cet article, nous faisons le tour d’horizon de la procédure opératoire normalisée, plus connue sous le nom de SOP (Standard Operating Procedure).

Nous abordons ce sujet point par point :

• Définition,
• Avantages,
• Formats parmi lesquels choisir,
• Guide de rédaction pratique,
• Défis les plus couramment rencontrés,
• Pourquoi digitaliser une SOP,
• 5 astuces pour la réussir,
• Zoom sur le secteur de l’industrie pharmaceutique.

Référez-vous aux informations ci-dessous pour réussir vos procédures opérationnelles standard, quel que soit votre domaine professionnel !

Qu’est-ce qu’une SOP (Standard Operating Procedure) ?

SOP, la définition

Une SOP, acronyme de « Standard Operating Procedure », est un terme anglais utilisé couramment en français dans le secteur de l’industrie ou en entreprise.

Elle documente et accompagne une opération courante, en procurant toutes les informations nécessaires à sa réalisation.

Une procédure opérationnelle standard permet généralement de répondre aux questions suivantes :

• Qui ? Identifier les collaborateurs clés, les équipes responsables de chaque tâche,
• Quand ? Inscrire la procédure dans le temps,
• Quoi ? Souligner les différentes étapes, les ressources nécessaires et les résultats désirés.

En quelques mots, grâce à une SOP, la ou les personnes concernées doivent pouvoir mener à bien leur mission.

On peut avoir recours à ce document pour améliorer la qualité d’un produit, augmenter sa productivité ou encore (et surtout) pour garantir le respect d’une réglementation en vigueur.

SOP, POS, PON : des différences ?

Eh bien, non !

Pour désigner une SOP, on parle également de :

• POS : procédure opérationnelle standard,
• PON : procédure opératoire normalisée, ou procédure opérationnelle normalisée,
• POP : procédure opérationnelle permanente.

Vous rencontrerez ces différents acronymes lors de vos recherches, même si SOP (Standard Operating Procedure) est sans doute le plus fréquemment utilisé.

Dans quels domaines mettre en place une SOP ?

Tous les domaines d’activité peuvent bénéficier de l’implémentation d’une procédure opératoire normalisée.

Pour mettre en place une SOP, il vous faut simplement une raison ou un objectif précis. Tout dépend donc de vous et de votre entreprise.

À noter que ce document est plébiscité dans l’industrie, pharmaceutique ou alimentaire par exemple, car elle permet d’assurer le respect de normes spécifiques et surtout de préserver la santé des consommateurs.

5 avantages clés d’une procédure opératoire normalisée

Voici 5 avantages d’une procédure opérationnelle standard pour votre entreprise — une liste qui reste, bien sûr, non exhaustive !

Une meilleure organisation

Réaliser des procédures opératoires normalisées présente un premier avantage simple, celui de se pencher sur l’organisation de son entreprise et de constamment chercher son amélioration.

Vous documentez vos processus et normalisez la façon de réaliser certaines tâches, afin de mieux structurer le travail et de gagner en productivité.

De plus, établir des SOPs permet d’améliorer le management dans votre entreprise : le dirigeant sait ce qu’il demande à son équipe et ne sous-estime pas le temps à y consacrer.

Des SOPs pour davantage de cohérence

En dictant des règles claires et en uniformisant les procédures dans votre entreprise, vous apportez également plus de cohérence à vos différentes actions.

Harmoniser la manière de procéder s’avère particulièrement utile pour une grande entreprise, qui comprend plusieurs filiales ou qui est présente à l’étranger.

Assurer le respect des règles et des normes en vigueur

L’un des principaux bénéfices issus de la mise en place de procédures opératoires normalisées est d’assurer le respect de normes ou d’une législation — au niveau de l’entreprise ou à l’échelle nationale.

Elle permet également de répondre à un standard de qualité et d’assurer la sécurité des personnes chargées de l’opération. C’est pourquoi une SOP est couramment utilisée dans des secteurs plus techniques, où il faut se conformer à un ensemble de règles.

Néanmoins, vous pouvez en avoir besoin pour d’autres exigences, moins évidentes :

• Respecter l’identité visuelle d’une entreprise (couleurs de marque, placement du logo) pour la création de contenus de communication,
• Suivre des règles qui garantissent l’onboarding d’un employé dans les meilleures conditions (premier rendez-vous avec le manager, attribution d’un référent),
• Entre autres !

Des passations et des formations simplifiées

Une SOP ne remplace pas une formation, mais peut la compléter.

En effet, elle accompagne le nouvel employé en lui fournissant un document de référence. Ce qui permet non seulement de veiller au bon déroulement de l’opération, mais aussi de garantir l’intégration du collaborateur.

Une procédure opératoire normalisée assure également la reproductibilité d’une tâche et le transfert d’une expertise dans une entreprise :

• Sur le court terme : pour aider une personne qui effectue cette tâche de façon ponctuelle,
• Sur le long terme : pour garder une trace et faire perdurer une manière de procéder !

Elle peut même représenter un atout lors de la vente d’une entreprise, qui aura documenté ses procédures.

Un gain de temps non négligeable

Rédiger une procédure opératoire normalisée est un investissement, certes : elle implique plusieurs acteurs et services, et requiert de nombreux allers-retours pour la valider.

Cependant, une SOP peut vous faire gagner du temps sur le long terme. Elle dote le collaborateur d’une référence fiable et lui permet de suivre une démarche optimisée et réfléchie, où de nombreux problèmes ont été anticipés.

Elle permet également de travailler mieux et plus rapidement en améliorant la communication entre les différents départements.

Quel format choisir pour vos SOPs ?

Avant de commencer la rédaction d’une SOP, il vous faut choisir son format. Cette décision est capitale pour savoir comment vous allez collecter les informations et pour déterminer les outils dont vous aurez besoin.

Liste à puces

Une liste à puces permet de résumer les informations et de présenter les étapes pas à pas.

Pour une « standard operating procedure », celle-ci peut être organisée de façon chronologique ou par rôle, selon l’ordre qui vous paraît le plus logique.

Pour une SOP encore plus claire, vous pouvez utiliser ce format au sein d’un tableau ou même créer une check-list !

L’avantage de ce format : il est facile à créer et permet d’intégrer un grand nombre d’informations.

Logigramme

Un logigramme, ou diagramme de flux, est un schéma présentant une séquence logique. Il est idéal pour expliquer l’organisation d’une procédure d’une manière plus succincte.

Carrés, losanges et autres formes… Inscrivez les informations importantes dans des bulles et reliez-les par des flèches afin de créer votre procédure opératoire normalisée.

L’avantage de ce format : il facilite la compréhension et ouvre davantage de possibilités pour une SOP flexible (potentiels résultats, plusieurs directions à prendre, etc.)

Images ou captures d’écran annotées

Des photos ou des captures d’écran annotées avec les informations clés sont une autre bonne façon de présenter une SOP.

Intégrez ensuite ces visuels dans une présentation PowerPoint ou utilisez-les pour créer une vidéo, selon le format final souhaité. Ces options vous permettent en plus d’ajouter une page d’identification et le sommaire de votre POS.

L’avantage de ce format : il relève le défi d’aller à l’essentiel, tout en donnant des instructions d’une grande précision.

Comment rédiger une SOP : suivez le guide pas-à-pas

S’il n’existe aucun modèle type pour rédiger une SOP, vous pouvez suivre certaines étapes afin de la créer, comme ci-dessous.

Avant de commencer

Première question à se poser : ai-je besoin d’une SOP pour réaliser cette opération au sein de mon entreprise ?

Si mettre en place une procédure est une bonne chose, il faut toujours veiller à son utilité. Pour cela, vous pouvez tout simplement déterminer la raison pour laquelle une POS vous serait utile et quels objectifs vous souhaitez atteindre grâce à elle.

Comme nous l’avons vu, il peut s’agir de fabriquer un produit dans le respect de normes (santé, environnement), d’atteindre un résultat dans un temps restreint ou encore d’accompagner un salarié, qu’il vienne d’arriver ou qu’il change de poste au sein de l’entreprise.

Une fois cette décision prise, vos objectifs définis et le format sélectionné dans la liste ci-dessus, il vous faut en plus déterminer :

• Le point de départ et de fin de la procédure opératoire normalisée,
• Les défis ou problèmes auxquels vous pouvez ou allez être confronté,
• Les normes ou standards auxquels la SOP doit répondre,
• Les collaborateurs internes ou externes chargés de rédiger, vérifier, valider le document,
• Le lien avec d’autres SOPs mises en place,
• Les outils digitaux nécessaires pour la créer.

Ensuite, il vous faut rassembler et centraliser toutes les informations nécessaires pour la rédaction de votre procédure opératoire normalisée.

Pendant la rédaction de la SOP

De manière générale, les étapes de la rédaction d’une SOP sont les suivantes :

• Organiser vos recherches et vos informations, n’oubliez pas de fournir tous les accès nécessaires (mots de passe, identifiants, etc.),
• Pour un travail en équipe, attribuer les tâches et partager le rétroplanning,
• Rédiger un premier jet,
• Mettre en forme selon le type de SOP choisi (logigramme, captures d’écran annotées),
• Relire et tout vérifier,
• Faire évaluer votre document par des personnes tierces — tant le fond (données, suite logique des étapes), que la forme (grammaire, orthographe, compréhension). Il est d’usage de faire corriger votre SOP par une personne qui effectue ces opérations. Elles vous diront s’ils manquent des éléments pour que toutes les étapes soient complètes,
• Corriger la SOP en fonction de ces retours,
• Procéder à la vérification de la nouvelle version du document,
• Modifier si besoin,
• Faire approuver la « standard operating procedure », avec une signature, si besoin.

Avant de la partager, il vous faut également dater votre SOP.

L’« après »

Quand votre procédure opérationnelle standard a été relue plusieurs fois et validée, il ne vous reste plus qu’à la diffuser à l’ensemble de vos équipes.

Pour un partage et une utilisation efficaces, pensez toutefois aux considérations suivantes :

• Enregistrer votre SOP dans un lieu sécurisé et penser à une ou deux sauvegardes,
• Lier la nouvelle SOP aux autres SOPs déjà rédigées si besoin,
• La partager aux collaborateurs directement concernés,
• Communiquer sur son utilité et son importance,
• Demander un feedback après sa première utilisation,
• En parler pendant les formations des nouveaux employés,
• Envoyer des rappels,
• Prévoir des mises à jour régulières,
• Analyser la façon dont les collaborateurs l’utilisent – s’ils l’utilisent,
• Identifier la nécessité de nouvelles SOPs en fonction des retours.

À noter que, pour mettre à jour une SOP, il convient de la revoir entièrement à chaque fois plutôt qu’ajouter des informations au fil de l’eau. Cela permet non seulement de supprimer des informations obsolètes, mais aussi de vous rassurer quant à sa logique et sa clarté.

De même, vous pouvez également évaluer la façon dont vous avez élaboré cette procédure opératoire normalisée.

• Le format choisi était-il efficace ?
• Le travail en équipe, bien organisé ?
• La recherche et la centralisation des informations, productives ?
• Etc.

Ces questions sont importantes pour définir des pistes d’améliorations et simplifier la création de vos futures SOPs !

Pour aller plus loin : consultez cet exemple de SOP

Quels sont les défis liés à l’élaboration d’une SOP ?

La dernière étape de la rédaction d’une SOP, soit la critique constructive de son élaboration, est capitale pour faire émerger certains des défis rencontrés.

Quand vous élaborez une procédure opératoire normalisée, vous pouvez être confronté à :

• Une mauvaise gestion du temps,
• Une communication interne peu efficace,
• Des difficultés pour organiser la collecte d’informations auprès des différents services,
• Des problèmes au niveau de la rédaction (langage trop ou pas assez technique, phrases trop longues),
• Des mises à jour mal planifiées (trop espacées, manque de suivi, aucun collaborateur assigné à ce rôle),
• Des obstacles pour diffuser ce document dans une entreprise internationale (pour atteindre l’ensemble des employés, pour obtenir une traduction d’une extrême précision),
• Un manque de visibilité sur l’utilisation de la SOP par les employés.

S’intéresser à ces problèmes et relever ces challenges vous permettront d’améliorer grandement vos procédures opérationnelles standard !

Pourquoi digitaliser une procédure opérationnelle standard ?

Une procédure opératoire normalisée peut revêtir un format papier comme digital. Cela dépend des habitudes de votre entreprise.

Cependant, avec un outil numérique, vous pouvez créer une POS qui présente de nombreux avantages : plus accessible, plus efficace, et qui simplifie le travail des collaborateurs. En plus d’offrir une image plus moderne de votre société !

Les avantages d’une procédure opératoire normalisée digitale

Une SOP digitale offre plusieurs bénéfices. Elle permet de :

• Réduire le risque d’erreurs grâce à des explications plus visuelles et actualisées,
• Créer un modèle ou template qu’il est possible d’adapter facilement à chaque nouvelle POS,
• Simplifier l’envoi en traduction,
• Faciliter grandement les nombreuses révisions, corrections et mises à jour,
• Rassembler toutes les SOPs au même endroit,
• Inciter à travailler de façon plus collaborative,
• Sécuriser les informations,
• Évaluer son utilisation grâce à des outils en ligne,
• Diminuer les impressions sur papier dans l’entreprise !

Opter pour un format digital permet ainsi de répondre à certains défis que pose l’élaboration d’une SOP.

Outils utiles pour créer une bonne SOP digitale

Pour réaliser une procédure opératoire normalisée digitale, il existe des logiciels dédiés, comme Picomto.

Cependant, vous pouvez aussi vous aider d’outils que vous utilisez déjà ou avec un champ d’application plus vaste, afin d’ajouter des éléments visuels à vos SOPs.

Par exemple :

• Mural : un tableau blanc virtuel parfait pour rassembler les informations,

• XMind : un outil pour réaliser des cartes mentales et organiser vos POS,

• PowerPoint : un logiciel de présentation avec de nombreux templates pour créer des SOPs dans plusieurs formats,

• Canva : une plateforme de création graphique idéale pour créer des logigrammes, des check-lists et autres supports visuels,

• Snagit : un logiciel intuitif pour effectuer des captures d’écran et réaliser une vidéo à partir de celles-ci.

Cette liste vous donne quelques exemples, mais n’est en aucun cas complète. Selon la direction prise pour réaliser votre procédure opératoire normalisée, vous pourrez en effet choisir parmi de nombreux outils présents sur le marché — certains payants, certains gratuits.

À savoir que des outils comme une plateforme de visioconférence ou une messagerie d’entreprise peuvent également faciliter le travail en équipe, surtout à distance.

En savoir plus : notre article sur les meilleurs logiciels pour élaborer une SOP

5 bonnes astuces pour la rédaction d’une SOP

Que vous débutiez ou que vous utilisiez déjà des SOPs dans votre entreprise, les astuces de rédaction suivantes vous seront bénéfiques pour votre organisation.

1. Prendre sa cible en compte

Avant de rédiger votre procédure opérationnelle standard, il est important de connaître le public qui utilisera ce document au quotidien.

Votre SOP doit pouvoir être comprise rapidement et suivie à la lettre, sans rien omettre. C’est pourquoi vous devez adapter le vocabulaire utilisé et le format aux personnes qui la liront.

Déterminer sa cible est donc un bon point de départ pour préparer l’« avant » de la rédaction de la POS.

2. Ne pas négliger les bonnes pratiques rédactionnelles

L’aspect rédactionnel est à ne pas négliger, car il joue grandement sur la façon dont l’explication de la procédure va être reçue !

Il convient d’utiliser :

• Des phrases succinctes,
• Un langage adapté,
• Des verbes d’action,
• L’impératif.

Même si tout dépend de votre entreprise et de votre cible, il est important de soigner la rédaction et de se relire plusieurs fois.

Notre astuce : vous pouvez élaborer un guide stylistique à destination de vos collaborateurs — ceux qui seront chargés de la rédaction. C’est aussi une bonne idée pour assurer l’uniformité de vos SOPs.

3. Pensez à la présentation. Elle est primordiale !

Mettez toutes les chances de votre côté pour que vos SOPs soient consultées et comprises en misant sur une bonne présentation.

Ce document doit être :

• Aéré,
• Illustré,
• Structuré avec des flèches, des tirets et des titres,
• Aux couleurs de l’entreprise.

En jetant un œil à une POS, les collaborateurs doivent pouvoir la comprendre en un seul « scan », avant de la suivre plus en détail pour effectuer leur travail.

Notre conseil : quand vous débutez, aidez-vous des templates fournis par vos outils digitaux ou d’exemples trouvés sur internet !

4. Miser sur des éléments visuels

Pour rendre vos SOPs plus efficaces, vous pouvez miser sur l’aspect visuel, et ce de plusieurs façons :

• Opter pour une SOP digitale,
• Ajouter des images à votre document,
• Choisir un format comme le logigramme ou des visuels annotés,
• Utiliser des symboles,
• Partager votre procédure opératoire normalisée sous la forme d’une vidéo.

Notre recommandation : commencez par ajouter des visuels à vos SOPs avant d’opter pour un format plus complexe comme la vidéo.

5. Identifier et répertorier sa « standard operating procedure »

Identifier une SOP est crucial. Un collaborateur doit pouvoir la trouver facilement pour son travail quotidien.

De plus, une organisation claire doit être mise en place en cas de fusion ou de rachat de l’entreprise.

Pour toute SOP créée, inscrivez donc le nom de la société, un titre et un descriptif de la procédure, un numéro d’identification, le nom des personnes qui l’ont rédigée, relue et validée, et les dates de création et de dernière mise à jour.

Ainsi que toute autre information nécessaire à son référencement !

Cas particulier : l’importance d’une SOP dans l’industrie pharmaceutique

Une SOP (Standard Operating Procedure) s’avère indispensable dans l’industrie, notamment pharmaceutique, où il est encore plus important d’éviter des erreurs.

En effet, fabriquer un médicament doit se faire conformément à une réglementation, en termes de qualité du produit, de sécurité et de santé.

De plus, une procédure opératoire normalisée permet d’assurer la reproductibilité et la normalisation de la fabrication à travers plusieurs sites, notamment pour une entreprise internationale.

Élaborer ce document de référence représente également une garantie pour la transmission d’un savoir-faire.

Pour finir, une SOP peut contribuer à mettre en place une organisation du travail plus productive, sans s’éloigner de la législation en vigueur.

En conclusion : ce qu’il faut garder à l’esprit

Une SOP (Standard Operating Procedure), ou procédure opératoire normalisée (POS), peut vous aider à améliorer l’organisation de votre entreprise et à booster sa productivité, quelle que soit sa taille et son secteur !

Ce document offre de nombreux avantages, selon les objectifs fixés, qu’il s’agisse de respecter des normes de sécurité, d’accompagner de nouveaux collaborateurs ou d’assurer la perpétuation d’un savoir-faire au fil des années.

Miser sur une SOP digitale peut être une bonne idée pour répondre aux challenges rencontrés lors de son élaboration. Vous pouvez utiliser un logiciel dédié ou partir d’un outil plus accessible comme Word (texte et liste à puces), Canva (visuels) ou Snagit (captures d’écran) — à condition de pouvoir le tester et d’avoir accès à un soutien technique.

N’oubliez pas de procurer un modèle de rédaction à vos équipes et de promouvoir l’utilisation des SOPs dans votre entreprise.