Le guide ultime de la documentation technique

En recevant du matériel ou un nouveau logiciel, préférez-vous consulter la notice ou vous lancer tête baissée dans son utilisation ?

La réponse dépend peut-être de la qualité de la documentation technique à votre disposition !

Grâce à notre guide, découvrez comment faire une documentation technique afin d’aider clients et utilisateurs de votre produit, et ainsi améliorer leur expérience.

Documentation technique : définition

L’encyclopédie en ligne Wikipedia offre une définition simple de la documentation technique : « terme générique désignant les classes d’informations créées pour décrire l’utilisation, la fonctionnalité ou l’architecture d’un produit, système ou service. » (traduite de l’anglais)

Une documentation technique peut donc être mise en place pour un site web, un logiciel, ou tout produit matériel ou immatériel qui nécessite un guide d’utilisation.

Il en existe différents types, notamment celles destinées :

• Aux développeurs : cette documentation technique a pour but d’expliquer le fonctionnement d’un produit afin de faciliter l’ajout de nouveautés et ses mises à jour.

• Aux utilisateurs : élaborée pour les personnes qui vont acquérir le produit, axée sur l’utilisation et l’expérience client.

C’est cette dernière qui nous intéresse ici, également désignée sous le nom de manuel ou de notice d’utilisation, et qui constitue un véritable outil marketing.

Documentation technique : objectifs et avantages

La documentation technique se montre indispensable dans de nombreux domaines et situations.

Elle s’adresse aux utilisateurs et a pour objectif de les accompagner dans leur prise en main d’un produit.

Une documentation technique présente de multiples avantages :

• Permet de guider le client,
• Assure l’utilisation correcte du produit,
• Fait gagner du temps,
• Aide le SAV — moins de demandes, pratique pour répondre aux questions, peut être envoyée aux clients sous la forme d’un lien,
• Fidélise les clients,
• Valorise l’image de votre entreprise et améliore sa communication externe.

Comment faire une documentation technique : fond et forme

Contenu de la documentation technique

Dans les grandes lignes, une documentation technique détaille :

• La manière d’utiliser un produit, pas à pas — par exemple, les étapes pour monter un équipement ou pour installer un logiciel,
• Comment obtenir la meilleure expérience,
• Où trouver une fonctionnalité spécifique, un raccourci clavier, un contact,
• Les commentaires et avis des utilisateurs précédents (optionnel),
• Des informations liées à de potentiels dangers ou des instructions de sécurité (si pertinent),
• Et tout renseignement indispensable à l’utilisateur.

Format de la documentation technique

Pour savoir comment faire une bonne documentation technique, il faut aussi se pencher sur son format.

Tout dépend de votre produit, mais vous pouvez opter pour :

• Une page web de référence, une aide en ligne avec des questions-réponses et des liens cliquables,
• Un tutoriel vidéo, format particulièrement adapté à un logiciel ou à une application mobile,
• Un manuel Word ou PDF — veillez toutefois à ponctuer le texte de titres et d’images,
• Un ou plusieurs visuels explicatifs.

Choisissez le format en fonction de votre produit, mais aussi de votre cible !

5 conseils pour une documentation technique réussie

Votre documentation technique doit…

Prendre en compte l’utilisateur

Vous rédigez pour un utilisateur, c’est donc lui que vous devez prendre en compte en choisissant le format, le contenu et le style de votre documentation technique.

Posez-vous les questions suivantes :

• Comment aider le client, de quelles informations a-t-il besoin ?
• Y a-t-il des termes techniques qui nécessitent d’être expliqués ?
• Comment rester le plus accessible possible (vocabulaire, différents profils d’utilisateurs, etc.) ?

Une documentation technique permet au client d’utiliser un produit en toute autonomie, sans passer par l’assistance ou le service client.

Être agréable à lire

Un long bloc de texte n’est pas toujours attractif et il est plus difficile d’y trouver une information spécifique.

Comment faire une bonne documentation technique, c’est offrir tant un contenu clair qu’une mise en page aérée et structurée à l’aide d’une liste à puces et de visuels.

Pouvoir apporter une réponse rapide

Grâce à une documentation technique, l’utilisateur doit pouvoir régler l’un de ses problèmes ou répondre à l’une de ses interrogations en quelques minutes.

Offrir un contenu bien organisé et où l’on peut naviguer facilement est donc essentiel.

Pour cela, vous pouvez intégrer l’un des éléments suivants :

• Sommaire,
• Index,
• Sous-titres,
• Barre de recherche,
• Mots-clés en gras,
• FAQ,
• Entre autres !

Contenir des visuels

Pour expliquer l’utilisation d’une application ou d’un produit d’une façon à la fois directe et précise, rien ne vaut un visuel !

Captures d’écran, photos, image explicative… Ces éléments présentent plusieurs avantages : contenu plus attractif, compréhension plus rapide et gain de temps côté utilisateur.

Inclure une phase de relecture et de test

Rédiger une documentation technique demande un certain investissement, et il serait dommage de ne pas aller jusqu’au bout. C’est-à-dire, de faire l’impasse sur l’étape de test et de relecture.

Vérifiez donc plusieurs fois les instructions et demandez un avis externe, celui de votre équipe ou de personnes — potentiels utilisateurs — qui ne connaissent pas encore le produit ou le service.

Dans la phase d’« après », il faut également prévoir la traduction de votre documentation technique et toute future mise à jour.

3 logiciels utiles pour la rédaction de votre documentation technique

Snagit

Snagit de TechSmith est un logiciel de capture et d’enregistrement d’écran. Il plaît pour son interface intuitive et pour ses options de partage pratiques.

Pourquoi l’adopter pour sa documentation technique ? Pour ajouter des images annotées à un manuel, pour créer des instructions et des guides visuels à partir de templates prédéfinis, et pour réaliser des tutoriels vidéo de qualité.

ShowHows

ShowHows est une solution digitale qui permet de créer des guides visuels et interactifs explicatifs directement depuis son navigateur web.

Pourquoi l’adopter pour sa documentation technique ? Pour créer des notices d’utilisation et des tutoriels originaux pour des clients, utilisateurs ou employés, et les intégrer ou les partager grâce à un simple lien.

Dokiel

Dokiel est une solution open source Scenari dédiée à la rédaction de documentations techniques et de supports de formation.

Pourquoi l’adopter pour sa documentation technique ? Pour bénéficier d’un logiciel spécifique (mais plus technique) à la documentation utilisateur, et créer des manuels PDF, des tutoriels ou des sites de référence.
Pour en savoir plus : consultez notre top des meilleurs logiciels pour votre documentation technique