Comment faire une instruction de travail ?

Une instruction de travail, aussi appelée mode opératoire, fait partie des notions à connaître au sein d’une entreprise.

Savoir comment faire une instruction de travail efficace peut en effet aider vos collaborateurs et améliorer la performance de votre organisation.

Dans cet article, nous expliquons l’importance de ce document, répertorions les étapes nécessaires à sa rédaction, et vous présentons un logiciel bien utile pour la réussir.

À vos stylos, claviers (et même outils digitaux) !

Qu’est-ce qu’une instruction de travail ?

Définition d’une instruction de travail

Une instruction est comparable au mode opératoire, mais diffère du processus et de la procédure de travail. En effet, rappelons qu’un processus concerne une action et qu’une procédure désigne les moyens, les responsabilités de chacun et les différentes étapes à mettre en place pour la réaliser.

L’instruction de travail peut être considérée comme une sous-catégorie – elle explique le « comment faire » de chaque tâche, pas à pas.

Destinée à un poste en particulier ou à un opérateur, la personne qui exécute la tâche, elle ne décrit pas une stratégie mais plutôt une marche à suivre très détaillée.

On peut rédiger une instruction de travail pour une opération de fabrication d’un produit ou pour l’utilisation d’un logiciel, entre autres.

Pour aller plus loin : lisez notre article sur les différences entre processus, procédure et mode opératoire.

Pourquoi est-elle si importante ?

Savoir comment faire une instruction de travail est important car, dans le secteur de l’industrie par exemple, ce document peut servir à prévenir des risques professionnels — accidents, maladies.

De plus, un mode opératoire peut apporter de nombreux avantages, dans bien d’autres domaines. En structurant et en formalisant la manière d’effectuer une tâche, on peut en effet :

• Éviter des erreurs,
• Garder une trace des façons de procéder dans l’entreprise,
• Apporter de la cohérence,
• Former de nouveaux employés,
• Obtenir le résultat désiré,
• Améliorer les performances (qualité, temps),
• Etc.

Néanmoins, vos collaborateurs ne bénéficieront pas d’un document trop long ou trop compliqué. C’est pourquoi il faut vous renseigner afin de savoir comment bien rédiger une instruction de travail.

Comment faire des instructions de travail : étapes et conseils

Comment rédiger une instruction de travail : les étapes

Pour rédiger une instruction de travail complète, précise et pertinente, suivez les étapes ci-dessous. 

1. Familiarisez-vous avec la démarche pour en connaître les moindres détails — s’il ne s’agit pas de votre poste, il convient de faire des recherches approfondies,
2. Rédigez un paragraphe sur chaque étape de l’instruction de travail,
3. Testez les instructions afin de voir si vous n’avez rien oublié et si chacune se suit de façon logique,
4. Relisez-vous,
5. Ajoutez une courte introduction pour présenter et résumer le mode opératoire,
6. Soignez la mise en page,
7. Faites évaluer l’instruction de travail auprès de vos collaborateurs et modifiez-la si besoin.

Vous pouvez modifier votre propre mode opératoire de rédaction au fil du temps, afin de partager des instructions de travail toujours plus claires et efficaces !

Comment faire une instruction de travail : nos conseils

Pour une instruction de travail réussie, nous vous recommandons de :

• Présenter la définition d’une instruction de travail à vos équipes,
• Demander l’aide et la contribution des opérateurs ou responsables de service,
• Garder le public cible à l’esprit pour comprendre comment faire la meilleure instruction de travail (vocabulaire expert et pointu, contenu vulgarisé, etc.),
• Choisir la voix active,
• Selon la complexité de l’instruction de travail, utiliser des titres et des sous-titres,
• Soigner la mise en page (paragraphes aérés, liste à puces ou avec des numéros, visuels, etc.),
• Ajouter des commentaires et des définitions seulement quand cela est nécessaire,
• Rester concis, mais n’omettre aucun détail important.

Il convient aussi de mettre à jour vos instructions de travail de façon régulière et d’en garder un historique.

À consulter aussi : notre article qui explique comment créer un mode opératoire.

3 idées d’éléments visuels pour vos instructions de travail

Une instruction de travail qui contient beaucoup de texte et qui présente une mise en page chargée peut décourager. Pour aider à la compréhension et proposer un document plus attractif, vous pouvez ajouter des éléments visuels à vos instructions facilement – surtout aujourd’hui avec la panoplie d’outils digitaux à disposition.

Captures d’écran. Accompagnez chaque point de l’instruction d’une capture d’écran pour faciliter le travail de l’opérateur.

Images. De la même manière, une image ou une photo apporte une touche visuelle très utile à la compréhension du mode opératoire.

Vidéo. Une instruction de travail au format vidéo peut être idéale pour certains postes et certaines tâches.

Avec ces idées, vous partagez des instructions de travail modernes, efficaces, et qui restent pertinentes.

Miser sur la capture d’écran avec Snagit

Snagit est un logiciel de TechSmith qui permet de réaliser des captures et des enregistrements d’écran. Il est idéal pour expliquer le déroulement d’une procédure ou d’un mode opératoire de façon plus visuelle.

Si vous vous demandez comment faire des instructions de travail plus claires, jetez un œil aux fonctionnalités et aux avantages de cet outil, ci-dessous !

Ses fonctionnalités pratiques :

• Les annotations : avec Snagit, vous pouvez annoter vos captures d’écran avec du texte, des bulles ou des flèches (très utiles pour des instructions),
• L’outil Surligneur : une fonctionnalité pratique pour mettre en lumière un élément crucial du mode opératoire,
• L’outil Étape : pour ajouter une série de chiffres ou de lettres qui s’incrémentent automatiquement d’une capture à une autre,
• La fonctionnalité Créer une vidéo à partir d’images : pour effectuer plusieurs captures d’écran et les annoter, puis les rassembler en une vidéo impactante et facilement partageable.

Ses points forts :

• Interface intuitive,
• Très simple d’utilisation,
• Choix de partage et d’export varié (Slack, Teams, Google Drive, etc.),
• Tutoriels mis à disposition sur le site de TechSmith,
• Assistance technique.

Ses inconvénients :

• Ce logiciel est payant.

Son prix :

• Tarif unique de $62.99. Vous disposez d’une année de maintenance.

Snagit met à votre disposition une version gratuite de 15 jours pour essayer ces nombreuses fonctionnalités et découvrir comment faire des instructions de travail précises et compréhensibles.

Ce logiciel peut vous être d’une grande aide pour instaurer des processus, établir des procédures et rédiger des modes opératoires plus simplement et plus rapidement pour votre entreprise !

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