Comment donner un feedback négatif ?

En entreprise, le feedback négatif s’avère indispensable si un collaborateur ne respecte pas les règles de bonne conduite ou s’il rend trop souvent son travail en retard, par exemple.

Cependant, formuler ce type de retour n’est pas simple.

Dans cet article, nous vous expliquons comment transformer un feedback négatif en un feedback constructif, tout en instaurant une relation de confiance avec votre interlocuteur.

Pourquoi donner (ou non) du feedback négatif à ses collaborateurs ?

Les bonnes raisons de formuler un feedback négatif

Il arrive, suite à certaines actions ou situations, qu’un feedback négatif — aussi appelé feedback de recadrage — soit nécessaire.

C’est notamment le cas d’un manager qui doit corriger l’attitude peu respectueuse d’un collaborateur, ou encore d’un collègue qui doit donner son avis critique sur l’initiative d’une personne de son équipe.

Le feedback négatif peut donc avoir lieu dans de nombreuses situations. Et, en ce sens, il va falloir choisir les bons mots, les arguments pertinents et la façon la plus adaptée de le formuler.

Les inconvénients du feedback négatif

Envoyer un feedback négatif, c’est risquer de créer des tensions voire des conflits au sein de l’équipe, mais aussi d’obtenir le contraire de l’effet désiré, soit diminuer le niveau d’engagement de vos collaborateurs.

Cependant, il présente des inconvénients seulement si :

• Il devient la norme dans l’entreprise,
• Il n’a pour objectif que la critique,
• Il est partagé en public,
• Il est donné trop tard.

En effet, gardez toujours à l’esprit que le feedback négatif n’est pas une habitude à prendre et qu’il doit être donné en privé, dans le but de trouver une solution.

C’est le feedback positif que l’on doit toujours privilégier, dans la mesure du possible !

Pour aller plus loin : consulter notre article sur les types de feedback et leurs impacts sur la communication interne.

7 astuces pour effectuer un feedback négatif avec bienveillance

Quand un feedback négatif devient inévitable — et même avant d’atteindre cette situation de dernier recours —, suivez les bonnes pratiques ci-dessous.

Évaluer la situation et se préparer

Avant de rédiger un feedback négatif, la première étape est de faire preuve d’empathie. Cela signifie : essayer de comprendre votre interlocuteur, les circonstances et le contexte général qui ont pu le mener à ce comportement (période stressante, grande charge de travail, etc.).

Préparez des notes suite à vos observations et étudiez-les à tête reposée. Structurez vos arguments et répétez ce que vous allez dire.

S’il s’agit d’une situation grave ou si vous avez des doutes, vous pouvez demander un deuxième avis plus neutre.

Commencer par un point positif

Dans la plupart des cas, le collaborateur ne fait pas tout mal et il est important de lui montrer votre reconnaissance.

Trouvez un point positif qui lui permet de recevoir le feedback dans les meilleures conditions, en ayant confiance en vous.

Par exemple :

• Un collaborateur fait du bon travail, mais arrive toujours après les autres en réunion,
• Un collaborateur vous envoie un rapport recherché, mais hors sujet ou qui comprend des erreurs,
• Un collaborateur fait preuve de dynamisme et participe à la bonne ambiance au sein de l’équipe, mais ne respecte pas toujours le silence dans l’open space aux heures de travail.

Se baser sur les faits

C’est l’une des règles pour donner un feedback négatif et même positif : se baser sur des faits observables et non sur votre ressenti – même si celui-ci peut vous aider à mieux comprendre la personne en face de vous.

Décrivez les actions ou l’attitude de votre collaborateur, en toute objectivité, sans interprétation et sans jugement !

Donner du contexte

Pour donner du contexte à votre feedback négatif, expliquez l’impact du comportement qui pose problème sur le reste des collaborateurs ou sur l’entreprise.

Cette bonne pratique permet de responsabiliser votre interlocuteur et de lui donner un point de vue global, afin de l’inciter à faire des efforts.

Bien choisir ses mots

La façon de formuler ses phrases est importante, tout comme les mots choisis !

• Utilisez-le « je » pour assumer votre feedback,
• Insistez sur les faits avec des verbes comme « observer », « remarquer », « voir »,
• Éviter le vocabulaire familier,
• Posez des questions pour inviter votre interlocuteur à s’exprimer.

Ouvrir le dialogue et proposer un accompagnement

Enfin, surtout parce qu’il s’agit d’un feedback négatif, il est important de laisser la parole au collaborateur.

Le but de cet entretien ou de ce retour est de trouver une solution qui convient à tout le monde.

Un feedback négatif peut avoir deux objectifs, de faire réagir votre interlocuteur pour qu’il fasse des efforts de façon autonome, ou de proposer un accompagnement pour la suite. Dans tous les cas, indiquez-lui votre soutien !

Pour aller plus loin : connaissez-vous le feedforward ? Il s’agit de se concentrer sur le futur — soit formuler des souhaits et donc des pistes pour « bien faire » — plutôt que sur le passé.

Envoyer un feedback vidéo avec Snagit : le guide

Snagit est un logiciel de capture et d’enregistrement d’écran qui vous permet d’effectuer un feedback négatif en vidéo de façon efficace, dans la bienveillance. Voici ses avantages.

Avec Snagit, vous pouvez :

• Partager un feedback plus facilement quand la personne est en télétravail ou n’a pas les mêmes horaires que vous,
• Envoyer des retours plus régulièrement — à condition d’inclure des feedbacks positifs également,
• Offrir un compte-rendu plus personnel avec votre voix et votre image,
• Définir des axes d’amélioration plus précis grâce à l’enregistrement de votre écran,
• Laisser le temps à votre interlocuteur de digérer le feedback négatif avant d’en discuter.

Créez une vidéo courte — 2-3 minutes au maximum —, et visionnez le résultat en vous mettant à la place de votre interlocuteur.

Pour vous aider : notre didacticiel qui explique comment enregistrer son écran avec Snagit

En conclusion

S’il y a une chose à retenir de ces astuces, c’est qu’il faut absolument miser sur un feedback plus constructif pour faire avancer vos collaborateurs dans la bonne direction. De même, partagez autant, sinon plus, de feedback positif que négatif !

Pour comprendre le point de vue de la personne en face de vous, et formuler des retours avec davantage de bienveillance, consultez notre article qui explique comment recevoir du feedback.