10 problèmes résolus par la formation en ligne des employés

Tous les responsables de formation en ligne ou en personne ont le même objectif : dispenser un enseignement efficace. Or, parvenir à faire passer une information implique de relever certains défis. Au cours du processus d’enseignement, vous vous heurterez inévitablement à différentes difficultés. Découvrez comment créer une vidéo permet de contourner dix problèmes majeurs posés par la formation sur place. Le premier étant le temps et l’argent perdus lors de l’enseignement répété d’une même tâche.

Problème n°1 : la perte de temps et d’argent (par rapport à la formation en ligne)

Une excellente formation des employés est nécessaire pour assurer la productivité et la sécurité au sein de l’entreprise. Toutefois, elle peut rapidement devenir coûteuse et chronophage. Selon un rapport du magazine américain Training (contenu en anglais), les entreprises du pays ont, en 2016, dépensé environ 70,65 milliards de dollars pour la formation des employés et dédié à l’acclimatation en moyenne 53,8 heures par nouvel employé. 

La formation est souvent incontournable, en particulier dans le domaine de la santé, des finances, des affaires gouvernementales et d’autres industries aux réglementations très strictes. Cependant, il est possible d’offrir une formation haut de gamme moins chronophage. Il s’agit même d’une nécessité pour les entreprises qui veulent réduire les coûts et les inconvénients liés à l’enseignement sur place. 

La première étape consiste à remplacer certaines sessions d’apprentissage en personne par la formation en ligne. L’enseignement sur place implique des contraintes horaires pour au moins deux personnes : l’apprenant et le formateur. 

À lire : L’essentiel à connaître pour réaliser une vidéo tuto

Tandis que la maîtrise de certaines missions complexes nécessite une démonstration physique, les tâches plus universelles, basiques et répétitives peuvent tout à fait s’apprendre par le biais d’une formation en ligne. 

Passer de l’enseignement en personne à la formation vidéo permet d’économiser à la fois du temps et de l’argent. Après la création de votre vidéo, vous pouvez ensuite la partager à l’infini. 

Problème n°2 : le cauchemar de la date

Contrairement à l’apprentissage vidéo, la formation en personne implique de se battre pour trouver une date qui convient à tout le monde. Sans compter que les responsables sont souvent contraints de dispenser l’intégralité de la formation dans des délais très courts. 

Cette exigence est difficile à satisfaire, compte tenu du nombre de personnes impliquées : 

• Les responsables des ressources humaines qui coordonnent les séances de formation.
• Les membres de l’équipe informatique qui aident à configurer les démonstrations.
• Les experts issus d’autres départements ou bureaux qui interviennent lors des séances.
• Les nouveaux apprenants qui peuvent être rapidement débordés par leur nouvelle position. 
• Les managers qui sont tenus d’assister à certaines séances. 

La formation professionnelle par tutoriel vidéo présente différents avantages. Tandis que les formateurs enregistrent la vidéo au moment qui leur convient, les apprenants suivent la formation quand leur emploi du temps le permet. Le tutoriel vidéo peut également être enregistré et partagé sur des plateformes web pour une utilisation ultérieure. 

Avec la formation en ligne, tous les employés sont égaux en termes d’accès à l’information. 

Problème n°3 : les difficultés liées à la formation professionnelle internationale

La formation professionnelle a souvent lieu à l’échelle nationale, voire internationale, ce qui nécessite des ressources et des efforts de coordination importants.

1. Les frais de déplacement et l’éventuelle location de bureaux pour organiser une séance de formation nécessitent un budget important.
2. En outre, les différents fuseaux horaires des participants mettent les organisateurs face à un défi de coordination supplémentaire.
3. La barrière de la langue peut également poser problème pendant les séances de formation. Le cas échéant, il faut engager des traducteurs pour que l’événement profite à tous les participants.

La question est alors de savoir si la formation vaut la peine malgré les coûts et les défis organisationnels. Dans certains cas, oui. Mais souvent, créer une vidéo de formation en ligne est une excellente alternative. Vous pouvez par exemple utiliser un logiciel de capture vidéo comme Camtasia de TechSmith pour créer du contenu de formation en ligne destiné aux nouveaux employés. Notre logiciel vous permet de modifier vos vidéos et d’ajouter des sous-titres, des traductions ainsi que des quiz pour l’évaluation des acquis. Plus important encore, votre tutoriel vidéo est une ressource que vous pouvez mettre à jour et partager sans limite. 

Créer une vidéo permet donc à votre entreprise d’offrir aux nouveaux employés une formation en ligne qu’ils peuvent suivre à tout moment, dans le monde entier et avec les sous-titres dont ils ont besoin.

Problème n°4 : le manque de temps pour assimiler l’information

La formation en ligne d’une ou plusieurs personnes est un excellent moyen de partager des connaissances et des idées. L’apprentissage vidéo est également idéal pour communiquer des informations complexes et techniques détenues exclusivement par des experts, notamment dans le domaine médical. 

Les raisons :

• Selon le magazine d’affaires américain Fast Company, le cerveau traite les images 60 000 fois plus vite que les mots.
• Nous retenons mieux les informations accompagnées d’images que le contenu audio seul. 

Le problème est de parvenir à se concentrer sur le propos du formateur tout en prenant des notes détaillées. De nombreux apprenants craignent de ne pas saisir les informations instantanément ou de rater quelque chose. Il y a une solution simple : l’enregistrement d’écran avec un bon logiciel de capture vidéo. En gardant un enregistrement de l’événement qui pourra être consulté à nouveau, les participants se libèrent de cette crainte de la prise de notes et peuvent être pleinement présents lors des interviews et des discussions.

Autre possibilité de formation en ligne : les apprenants envoient une liste de questions à un expert qui peut créer une vidéo pour leur répondre. Dans tous les cas, la formation vidéo sous forme d’interviews d’experts constitue une ressource multimédia durable disponible à la demande et modifiable en cas de besoin. Ainsi, les apprenants peuvent suivre une formation en ligne à leur rythme.

Enregistrez, regardez, annotez et partagez.

Problème n°5 : la fuite des cerveaux

Dans son livre intitulé Informal Learning: Rediscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance, Jay Cross compare l’enseignement formel à l’autobus (le conducteur vous emmène au bon endroit) et l’enseignement informel au vélo (vous décidez de votre propre itinéraire).

Tout comme on peut avoir besoin du bus et du vélo, la formation en ligne et le tutoriel vidéo informel sont deux types de ressources utiles à l’entreprise moderne. 

Créer une vidéo formelle permet de répondre aux besoins des nouveaux employés. L’apprentissage vidéo formel est également essentiel pour assimiler des processus complexes, comme les protocoles médicaux et la gestion de la conformité. Dans de tels cas, l’enseignement doit être exact et transmis selon des procédés bien précis. La formation en ligne, comme par exemple l’apprentissage d’une procédure de sécurité d’ingénierie via une série de vidéos, est généralement proposée :

• dans un ordre déterminé,
• par un spécialiste éventuellement certifié,
• et sur une période précise. 

L’apprentissage vidéo informel, lui, peut s’effectuer au fur et à mesure. Imaginez que votre entreprise dispose d’un système de gestion des données implémenté en interne par des employés qui partent à la retraite ou changent de travail. Vous perdez alors l’ensemble des connaissances détenues par ces employés, ce qui provoque un déficit de compétences difficile à combler. La formation vidéo informelle permet de résoudre ce problème : il suffit de demander aux employés d’enregistrer un contenu relatif à leur domaine d’expertise. Au fur et à mesure que les processus métier évoluent, les employés peuvent créer des contenus vidéo pour partager les bonnes pratiques. 

Créer une vidéo de formation en ligne formelle ou informelle est à la fois facile, économique et profitable à l’échelle internationale. 

Problème n°6 : le manque de partage de connaissances au sein de l’entreprise

Créer une vidéo de formation professionnelle pour les nouveaux employés leur permet de s’acclimater rapidement à moindre coût. Cependant, l’idéal est d’encourager le développement naturel d’une communauté d’apprentissage pour et par les employés. 

Ce processus appelé « apprentissage social » est la conséquence naturelle de la démocratisation des outils de communication visuelle. Si l’un de vos employés doit par exemple expliquer régulièrement comment créer un tableau croisé dynamique sous Excel, il peut utiliser un logiciel de capture vidéo pour créer un contenu explicatif. Ensuite, il lui suffit de partager sa vidéo de formation en ligne par le biais d’une plateforme sur Internet ou l’Intranet de l’entreprise. 

Avec un logiciel de capture vidéo comme Camtasia et une plateforme de partage des connaissances, la collaboration et la formation professionnelle au sein de votre entreprise deviennent des processus participatifs. 

Problème n°7 : les diaporamas ennuyeux

Les diaporamas permettent d’organiser de grands volumes d’informations et des séances d’apprentissage en synthétisant le contenu sous forme de courtes listes et d’éléments visuels. 

Le problème ? De nombreux présentateurs négligent l’utilisation de contenu visuel comme les images ou autres médias. L’objectif de tout diaporama est de raconter une histoire plutôt que de lire mot à mot les informations qui s’affichent. Or, pour raconter une histoire, vous devez faire passer votre message de manière visuelle. 

L’une des meilleures façons de contourner le piège du diaporama soporifique est d’utiliser des captures d’écran, des GIF et des clips vidéo. Les présentateurs peuvent annoter les images et illustrer leur propos de manière visuelle. Vous évitez ainsi les longues listes indigestes. 

Oubliez les diaporamas ennuyeux : les vidéos et les GIF animés donnent de la vie à votre présentation. 

Problème n°8 : l’assimilation des informations

La formation professionnelle et les manuels d’apprentissage traditionnels présentent deux inconvénients majeurs. Non seulement les apprenants ont tendance à oublier les informations partagées, mais ces dernières sont également difficiles à retrouver plus tard en cas de besoin. Et si, pour éviter aux apprenants de replonger dans leurs carnets de notes, les responsables enregistraient la séance, puis la divisaient en plusieurs courtes vidéos ? 

Les courtes vidéos permettent en effet à vos employés d’assimiler des informations rapidement et de les consulter à nouveau si nécessaire. En d’autres termes, un employé peut regarder un tutoriel vidéo autant de fois que nécessaire, jusqu’à ce qu’il connaisse parfaitement la procédure expliquée. Il vous suffit d’enregistrer la formation initiale avec un logiciel de capture vidéo, puis de la diviser en microcontenus d’apprentissage professionnel. 

Autre possibilité, vous pouvez inclure une table des matières à votre tutoriel vidéo pour permettre aux utilisateurs de passer directement au sujet qui les intéresse. 

Vous investissez uniquement pour créer une vidéo que vous pouvez ensuite partager à l’infini. 

Problème n°9 : trop de contenu, pas assez de temps

Selon le quotidien national américain The Wall Street Journal (contenu en anglais), le processus de recrutement de nouveaux employés par les entreprises prend deux fois plus de temps qu’il y a quelques années. Les managers doivent donc réaliser la formation professionnelle en un temps record.

Toutefois, les managers veulent à tout prix éviter de laisser les nouveaux venus livrés à eux-mêmes face à de nouvelles tâches, ce qui est trop souvent le cas. Selon le spécialiste des ressources humaines HR Morning (contenu en anglais), environ un tiers des nouveaux employés démissionnent lors des six premiers mois, notamment à cause d’une formation insuffisante (quatrième motif le plus cité).

Certaines entreprises résolvent le problème en choisissant la formation vidéo pour transmettre plus efficacement l’information, de manière attrayante et engageante. Selon l’entreprise indépendante Forrester Research (contenu en anglais), les employés sont 75 % plus susceptibles de regarder des vidéos de formation que de lire de la documentation d’apprentissage.

En outre, de nombreux logiciels de montage vidéo permettent d’ajouter des quiz pour vérifier la compréhension de l’apprenant. Ainsi, le formateur peut suivre les progrès du public. 

Le tutoriel animé par un présentateur qui parle de A à Z est désormais obsolète. À l’aide d’un bon logiciel de capture vidéo, il est plus facile que jamais de créer du contenu engageant avec des graphiques animés, des effets et des sous-titres. Si vous donnez à vos employés ce dont ils ont besoin, ils vous donneront ce que vous voulez en retour. Offrez-leur une formation en ligne avec un tutoriel vidéo attrayant qui présente l’information de manière concise et efficace. Vous constaterez une réduction du temps de formation et une meilleure performance sur la durée.

Problème n°10 : la mise à jour du contenu

Au fil du temps, les entreprises se développent et le contenu de la formation en ligne doit évoluer. 

Le tutoriel vidéo et les autres médias d’apprentissage sur Internet permettent de créer et partager du contenu de formation en un temps record. Plutôt que de créer une série de diaporamas, de chercher un jour de formation qui convient à tous et de multiplier les séances de formation, les responsables peuvent se concentrer sur la production de ressources de formation en ligne. Les apprenants bénéficient d’un enseignement multimédia sans déplacement ni problème de planification. 

Autre avantage majeur de la formation vidéo, vous pouvez toujours modifier ou actualiser votre contenu, puis simplement partager le matériel mis à jour au lieu d’organiser une séance en personne avec tous les employés concernés. 

Par ailleurs, la vidéo permet le partage de connaissances entre employés et le développement d’une communauté d’apprentissage formel et informel. 

3, 2, 1… ça tourne ! 

Prêt à créer une vidéo de formation en ligne pour résoudre vos problèmes ? Logiciel de capture vidéo tout-en-un, Camtasia a aidé des millionsde débutants à créer rapidement un superbe tutoriel vidéo de formation en ligne. Essayez notre logiciel dès maintenant !