Comment rédiger un livret d’accueil ?

Si le livret d’accueil n’est pas obligatoire, il s’avère toutefois indispensable ! Guide d’orientation pour les nouveaux arrivants, repère pour les salariés actuels, ce document représente la première étape de toute démarche d’onboarding dans une entreprise.

Dans cet article de blog, nous faisons le tour d’horizon du livret d’accueil, de sa définition à ses objectifs, en passant par son contenu.

Nous vous parlons également d’un outil bien pratique pour accompagner et améliorer ce document, et ainsi faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Tout ce qu’il faut savoir sur le livret d’accueil

De quoi s’agit-il ?

Le livret d’accueil est un document mis à disposition des salariés d’une entreprise le jour de leur arrivée. Vous pouvez choisir sa version papier, un petit fascicule, ou numérique, soit un PDF ou encore une vidéo pour plus d’originalité et de modernité.

Partie intégrante de l’onboarding, ce document accompagne les collaborateurs lors de leurs premiers pas dans une société.

S’il n’est régi par aucune loi, le livret d’accueil permet de répondre à toutes les questions (ou presque) qu’un salarié peut avoir sur sa nouvelle entreprise, afin qu’il puisse s’y sentir à l’aise rapidement.

À quoi sert-il ?

Son premier objectif est donc informatif ! Le salarié dispose, grâce au livret d’accueil, de tous les renseignements dont il a besoin.

Mais ce document permet aussi :

• De faciliter l’intégration des employés,
• De les motiver dès les premiers jours,
• De leur communiquer les valeurs de la société,
• De procurer une source d’information fiable aux salariés qui travaillent déjà dans l’entreprise,
• De gagner du temps, tant côté nouvel arrivant, que ressources humaines !

Le livret d’accueil est essentiel, mais ne suffit pas ! Il relève d’une procédure d’onboarding complète qui comprend l’attribution d’une marraine ou d’un parrain, des activités d’intégration comme une chasse au trésor sur le thème de l’entreprise, ainsi que des points de suivi réguliers pendant les premières semaines.

Si vous souhaitez en savoir plus, jetez un œil à notre article présentant les avantages et inconvénients du livret d’accueil.

Livret d’accueil : exemples d’informations à intégrer

Chaque entreprise possède un exemple de livret d’accueil bien à elle ! Vous pouvez y intégrer les informations qui vous semblent importantes.

Voici tout de même quelques pistes, ci-dessous.

À noter : si chaque nouvel arrivant se doit de recevoir un livret d’accueil, quel que soit son statut, le contenu de ce document peut toutefois varier selon s’il s’agit d’un salarié ou d’un stagiaire par exemple.

Mot de bienvenue

Souhaitez la bienvenue au collaborateur, pourquoi pas avec un mot du dirigeant pour une touche plus personnelle et chaleureuse, et introduisez le livret d’accueil.

Présentation de l’entreprise

Cette partie est fondamentale puisqu’elle contribue d’ores et déjà à présenter et à faire connaître la culture d’entreprise au salarié.

Ici, vous pouvez inclure :

• L’histoire de l’entreprise, ses dates et ses chiffres clés,
• Ses valeurs et ses actions en phase avec celles-ci,
• Ses réussites, sa vision pour l’avenir et ses projets de croissance.

Pour ne pas submerger le lecteur d’informations, concentrez-vous toutefois sur l’essentiel, ou insistez sur les points qui vous semblent le plus importants.

Et de ses équipes

Introduisez les différents départements de l’entreprise et leurs responsables — avec un organigramme par exemple —, et donnez des informations plus générales sur les salariés.

Dans cette partie du livret d’accueil, vous pouvez aussi inclure les référents et principaux interlocuteurs du nouvel arrivant, ainsi que les délégués du personnel.

Listez les procédures à connaître

Rassembler les principales démarches administratives dans le livret d’accueil aide les employés et leur fait gagner du temps.

Indiquez comment :

• Utiliser l’intranet,
• Demander un RTT,
• Déclarer une absence pour cause de maladie,
• Commander des fournitures,
• Etc.

Si ces procédures sont déjà expliquées sur l’intranet ou dans un dossier Google Drive, et que vous avez opté pour un livret d’accueil digital, vous pouvez simplement inclure des liens vers ces informations plus détaillées.

Avec une version papier, il suffit d’ajouter des annexes ! Cela allège le contenu principal du livret d’accueil et facilite également les mises à jour.

Petit guide d’informations pratiques

De nombreux exemples de livrets d’accueil pour les nouveaux salariés intègrent cette partie d’ordre plus pratique. Elle est primordiale pour faciliter l’arrivée et le quotidien des collaborateurs.

Quelques idées :

• Comment récupérer son badge ou sa clé,
• Transports en commun à proximité,
• Parkings ou locaux pour les vélos,
• Restaurant de l’entreprise,
• Machines à café,
• Espaces pour faire des pauses,
• Etc.

Il est également important d’annexer le règlement intérieur. Celui-ci détermine les règles de bonne conduite ainsi que celles relatives à la sécurité et à la santé dans l’entreprise.

Cette liste vous donne un exemple de livret d’accueil, mais n’est en aucun cas exhaustive ! Vous pouvez choisir de réserver certains renseignements à d’autres étapes de l’onboarding ou ajouter des parties supplémentaires, comme les avantages conventionnels ou les possibilités de formation professionnelle.

7 conseils pour élaborer un bon exemple de livret d’accueil pour les nouveaux salariés

Établir un exemple de livret d’accueil pour votre entreprise solide prend du temps, mais il peut vous en faire gagner sur le long terme. C’est pourquoi il faut soigner la rédaction de ce document et le mettre à jour régulièrement.

Nos conseils :

• Varier les logiciels de création du livret d’accueil (Word, PowerPoint, Canva),
• Opter pour une mise en forme simple, mais efficace,
• Miser sur des éléments visuels,
• Intégrer un sommaire,
• Adapter le ton et le format au profil de l’entreprise (petite organisation, équipe jeune, etc.),
• Le rédiger avec l’aide de ses salariés (et même des personnes récemment arrivées),
• De même pour la relecture !

Snagit : un outil idéal pour améliorer votre livret d’accueil

Snagit constitue une aide précieuse pour élaborer un livret d’accueil papier ou numérique. Ce logiciel de capture et d’enregistrement d’écran permet de créer des instructions visuelles claires et de faciliter la compréhension de certains documents administratifs.

Avec Snagit, vous pouvez :

• Ajouter des captures d’écran à votre livret d’accueil papier (emplacement des stationnements pour vélo, étapes à suivre pour demander un congé, etc.),
• Présenter les différentes procédures citées dans le livret d’accueil numérique grâce à des vidéos explicatives.

Bien expliquer les procédures et les démarches grâce à un outil efficace est important. Le collaborateur comprend rapidement le fonctionnement de l’entreprise et peut se concentrer sur son travail — et profiter pleinement de ses premiers jours dans sa nouvelle équipe !