Gagner en efficacité grâce à une bonne organisation du travail

Comment augmenter sa productivité et comment s’assurer du bien-être de ses équipes sont des questions étroitement liées à celle de la gestion des tâches et de la distribution des rôles dans l’entreprise.

Dans cet article, nous vous donnons les clés pour gagner en efficacité avec une bonne organisation du travail. Découvrez plusieurs astuces et outils qui vous aideront !

Qu’est-ce que l’organisation du travail ?

Le dictionnaire en ligne Larousse définit l’organisation du travail comme l’« ensemble des activités qui ont pour objectif la répartition et la coordination des tâches et des responsabilités de chaque individu en vue de la production au sein d’un atelier, d’une entreprise, etc. »

L’organisation du travail sous-entend la planification et la distribution des missions, ainsi que la mise en place de moyens qui permettent d’atteindre une série d’objectifs.

Loin des méthodes comme le taylorisme et le fordisme, l’organisation du travail est aujourd’hui axée sur l’humain. Elle rime avec performances et productivité, mais aussi et surtout, avec la valorisation des compétences et le bien-être des employés.

Les avantages d’une bonne organisation du travail

Une bonne organisation du travail, grâce à des méthodes adaptées et à une gestion du temps et des ressources efficace, présente de nombreux avantages :

• Une communication plus fluide,
• Une plus grande motivation et implication des collaborateurs,
• La mise en avant des compétences individuelles,
• Le bien-être des salariés, qui sont plus à même d’harmoniser vie professionnelle et personnelle,
• Une bonne entente au sein de l’équipe, ainsi qu’une meilleure collaboration,
• Un suivi des objectifs facilité, et une productivité accrue.

Au contraire, une mauvaise organisation du travail peut générer de l’anxiété et augmenter le risque de burn-out des collaborateurs, ainsi qu’entraîner une perte de temps et une baisse de compétitivité de votre entreprise.

7 astuces pour plus d’efficacité et une bonne organisation au travail

Définir les rôles et distribuer les tâches de façon claire

Une bonne et efficace organisation du travail passe par l’attribution de rôles et la répartition des missions en fonction des compétences et de la charge de travail de chacun. Vous devez également effectuer un suivi grâce à des points réguliers.

Pour vous aider, il est possible d’opter pour un outil de communication et de gestion de projet comme Trello ou Asana. Les collaborateurs savent ce qu’ils ont à faire, ce qui permet aussi de les responsabiliser.

Prioriser

La clé de toute bonne organisation du travail, pour gagner en efficacité, est de fonctionner par priorité. C’est le cas non seulement pour l’entreprise dans sa globalité, mais aussi pour le travail de chaque individu.

Que ce soit pour la réalisation des objectifs de l’équipe ou pour votre to do list quotidienne, accordez votre entière attention aux missions les plus urgentes, puis passez aux suivantes.

Favoriser l’autonomie au sein de votre équipe

En tant que manager, il est crucial — et plus actuel — de déléguer les tâches, d’encourager l’autonomie et de donner plus de responsabilités. Pour améliorer votre organisation, adoptez un style de management délégatif ou participatif. 

Cela aura pour effet d’augmenter l’engagement des employés et de former une équipe où chacun participe à la prise de décisions.

Prendre le temps de préparer ses réunions

De nos jours, la réunionite est un fléau ! Des réunions trop fréquentes ou peu productives viennent perturber le travail des collaborateurs et leur donnent parfois le sentiment de n’avoir rien accompli dans la journée.

Pour des rencontres plus efficaces et une meilleure organisation du travail, définissez un objectif clair pour toute réunion, soignez la préparation, et n’invitez que les collaborateurs qui pourront y participer activement.

Mettre en place une démarche d’amélioration continue

Le feedback est l’un des indicateurs d’une bonne organisation au travail et, pour être efficace, doit être régulier, positif et faire partie d’une stratégie de communication multidirectionnelle.

Il permet à chacun de mieux comprendre ses forces, et à l’entreprise d’instaurer une politique d’amélioration continue.

Votre organisation peut également s’améliorer grâce à des retours constructifs. Demandez à vos employés leur avis sur :

• La planification des réunions,
• Les conditions de travail,
• Les actions de communication interne,
• Entre autres !

Selon le type de retour, vous pouvez utiliser un logiciel d’enregistrement d’écran comme Snagit, pour un feedback vidéo rapide et efficace, ou une plateforme de sondage comme Typeform, pour recueillir les idées de vos collaborateurs.

Créer un environnement de travail favorable au bien-être

Si prendre de véritables pauses est bénéfique, être distrait toute la journée ne l’est pas !

Votre but est de créer un environnement — et des conditions — propice au bien-être et à la concentration, en limitant les distractions.

Vous pouvez :

• Investir dans un équipement de qualité,
• En open space, prévoir des espaces silencieux et d’autres dédiés aux appels par exemple,
• Effectuer un tri régulier et inviter chaque collaborateur à en faire de même,
• Encourager les salariés à activer le mode « Ne pas déranger » de leurs applications, comme le réseau social d’entreprise,
• Apporter des touches zen au bureau, comme des plantes ou un espace cosy,
• Instaurer des règles de vie, comme vous le feriez dans une colocation !

Si vous pensez que ces éléments n’ont a priori rien à voir avec la bonne organisation et l’efficacité au travail, détrompez-vous, car ils peuvent grandement influer sur le bonheur des employés, mais aussi la motivation et les performances en général.

Aider votre équipe à adopter une bonne organisation du travail, pour plus d’efficacité

Pour finir, vous pouvez accompagner votre équipe dans l’adoption de méthodes de travail plus efficaces, gages d’une bonne organisation.

Par exemple :

• Des astuces pour la concentration : utiliser une application comme Forest ou Brain.fm, laisser son téléphone de côté, pratiquer la pleine conscience pendant les pauses,
• Des conseils « anti » multitâches : établir une to do list par plages horaires, prioriser, une tâche à la fois,
• Des méthodes de travail reconnues : comme la méthode Pomodoro, règle des 80/20 (loi de Pareto) ou le batching.

En présentant ces astuces à vos collaborateurs, vous les aidez à prendre de bonnes habitudes, à prévenir le stress dû à une surcharge de travail et à mieux concilier la vie au bureau et celle en dehors.À consulter également : top 5 des méthodes de travail efficaces