Guide de rédaction d’une documentation technique

Une documentation technique, également appelée aide en ligne ou manuel utilisateur, offre plusieurs avantages pour une entreprise.

Dans cet article, nous vous proposons un guide de rédaction complet de la documentation technique.

Découvrez :

• Les 4 questions clés à se poser,
• Les 4 étapes de rédaction incontournables,
• Les 2 fonctionnalités de Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran, qui vous feront gagner du temps.

Apprenez-en plus sur ce document et comment le concevoir de façon simple, tout en vous garantissant les meilleurs résultats.

Qu’est-ce qu’une documentation technique ?

Une documentation technique décrit l’utilisation et présente les fonctionnalités d’un produit ou d’un service.

Elle peut être destinée :

• Aux collaborateurs amenés à gérer le projet,
• Aux développeurs appelés à ajouter des nouveautés ou à effectuer des mises à jour,
• Aux clients qui vont utiliser l’équipement, le site web ou le logiciel que vous proposez.

C’est de cette dernière que nous vous parlons principalement dans cet article, même si nos conseils peuvent concerner tous les types de documentation technique.

Un manuel utilisateur offre de nombreux avantages, notamment celui d’améliorer l’expérience client et de contribuer à une image de marque de l’entreprise plus qualitative. Un double effet qui donne envie de réussir la rédaction de sa documentation technique.

Pour en savoir plus : découvrez la définition et tous les avantages de la documentation technique

4 questions à se poser avant de rédiger une documentation technique

Avant de passer à la rédaction d’une documentation technique, la préparation est clé. Réfléchissez au…

« Quoi ? »

La première action est de se familiariser avec la définition d’une documentation technique, puis de consulter divers exemples. Cela vous permet d’avoir une meilleure idée de ce que vous allez devoir rédiger.

Le « quoi » se réfère également aux informations qui formeront le contenu de votre document.

« Pourquoi ? »

Il s’agit ici de définir les raisons qui vous poussent à la rédaction d’une documentation technique.

Comprendre les éléments déclencheurs et identifier les besoins de votre cible vous aidera à obtenir un document clair, qui apporte une solution à un problème.

Sans cela, vous risquez de rédiger une documentation technique désordonnée, sans but précis.

« Qui ? »

À qui s’adresse votre documentation technique, est sans doute la question la plus importante à se poser.

Pour rédiger une documentation technique de qualité, il convient de noter sa cible et de la garder à l’esprit – qu’il s’agisse des développeurs ou des utilisateurs du produit.

De nombreuses décisions dépendent de cette réponse : le choix de format, le vocabulaire à adopter, ainsi que le canal de diffusion le plus adapté.

Le « qui » sous-entend également les personnes et/ou services responsables des étapes de préparation, rédaction, relecture, validation et traduction du document.

« Comment ? »

Il faut enfin s’intéresser au « comment ». Notamment :

• Quel outil utiliser pour rédiger la documentation technique,
• Quel support choisir pour partager le document — ici, le destinataire est important,
• Quels moyens et quelles ressources mettre en place — vous pouvez par exemple opter pour une documentation technique interactive,
• Quel budget y consacrer ?

Entre autres questions d’ordre logistique à vous poser avant de commencer la rédaction de votre documentation technique !

4 étapes clés de la rédaction d’une documentation technique

Voici 4 étapes importantes pour rédiger une documentation technique.

Réfléchir à la structure

Comme pour tout écrit, il vous faut un plan !

Réfléchissez à l’enchaînement logique des informations et à la structure de votre document.

Organisez-le grâce à des sous-titres ou des questions — comme pour une aide en ligne sous forme de FAQ —, ajoutez un sommaire ou une barre de recherche, et optez pour une mise en page aérée.

L’objectif est de permettre à l’utilisateur de naviguer dans le document et de trouver une réponse rapide à son problème.

Rédiger un contenu accessible

Vous pouvez ensuite passer à la rédaction de la documentation technique.

Privilégiez des phrases courtes et un vocabulaire simple, et introduisez une idée seulement par paragraphe pour faciliter la compréhension des utilisateurs.

Les explications doivent être complètes, mais résumées, et rester accessibles.

Ajouter des éléments visuels

Intégrer des éléments visuels permet de clarifier les informations, pour une utilisation correcte du produit ou du service. Il peut s’agir de captures d’écran, d’images annotées ou encore de vidéos.

Ces illustrations peuvent constituer le principal de la documentation technique ou venir appuyer des explications écrites.

Intégrer une phase de relecture après la rédaction de la documentation technique

Dernière étape : faites relire, tester et valider votre documentation technique ! Il convient aussi d’y inscrire la date et de planifier d’éventuelles mises à jour.

Ne ratez pas les 2 fonctionnalités de Snagit pratiques pour une documentation technique !

Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran, permet de créer des instructions visuelles claires et de les partager facilement. Il propose deux fonctionnalités idéales pour la rédaction d’une documentation technique.

L’annotation d’images

Après avoir effectué une capture d’écran avec Snagit, vous pouvez l’annoter grâce à :

• Des flèches : pratiques pour attirer l’œil sur une partie de l’image,
• Des formes (cercle, rectangle) : pour mettre en avant un élément en l’encadrant,
• Une série de chiffres : pour expliquer l’utilisation du produit pas à pas,
• Un texte : pour préciser une information,
• Une bulle : pour partager un commentaire.

L’outil Surligneur et l’outil Loupe font également partie des fonctionnalités pratiques pour attirer l’attention sur une zone du visuel.

Utilisation de modèles prédéfinis

Avec Snagit, il est facile et rapide de créer des guides explicatifs à partir d’une sélection de templates. Si vous possédez le logiciel, suivez ces étapes :

• Ouvrez Snagit,
• Effectuez vos captures d’écran ou importez des images depuis le menu « Fichier »,
• Cliquez sur le bouton « Créer », puis sur « Image à partir d’un modèle »,
• Choisissez le modèle prédéfini le plus adapté à la rédaction de votre documentation technique,
• Faites glisser les visuels dans le template,
• Ajoutez un titre et renseignez les légendes !

Travailler à partir d’un modèle vous permet de gagner du temps et d’offrir un contenu aussi succinct qu’utile à vos clients ou à vos collaborateurs. La version d’essai gratuite de Snagit permet d’étudier ces deux fonctionnalités et, si vous décidez de vous lancer, de réussir votre toute première documentation technique.